In een recordtempo zijn de laatste tijd nieuwe digitale platformen en andere instrumenten geïmplementeerd binnen organisaties. Allemaal om het thuiswerken te faciliteren en de digitale dienstverlening te versnellen. We zien ondertussen dat deze veranderingen beginnen te piepen en kraken. Niet iedereen gebruikt de nieuwe, aangereikte IT-middelen op de juiste manier, waardoor bijvoorbeeld effectiviteit en veiligheid in het geding komen. Logisch, gezien het implementatietempo. Gelukkig is er wat aan te doen. Om van een digitale verandering een blijvend succes te maken moeten vanaf de start mens, organisatie en techniek met elkaar in balans zijn. Een succesvolle projectmanager van nu, is óók een verandermanager.
Een goed veranderbeleid is cruciaal
Organisaties willen dat een digitale verandering blijvend succesvol is. Niemand zit erop te wachten dat na livegang de nieuwe applicatie niet of niet goed gebruikt wordt. Of dat er veel frustratie binnen de organisatie ontstaat. Dit leidt vaak tot weerstand en mensen gaan het op hun eigen manier doen. Daarom is het belangrijk om echt goed na te denken over de impact van je digitale project en ook hoe je de organisatie en de medewerkers erbij betrekt vanaf het eerste moment. Stel bij het implementeren van een samenwerkingsplatform (bijvoorbeeld Microsoft Teams) vragen als: wil je dat jouw werknemers overal en altijd bereikbaar zijn, stappen we volledig over naar de cloud, is hybride werken tijdelijk of blijvend, en is het delen van documenten binnen- en buiten de organisatie een belangrijke activiteit?
Het is van fundamenteel belang om deze vragen zowel vanuit business als IT perspectief te beantwoorden. Het is echter nog steeds realiteit dat een digitaal project vaak strandt bij de IT-afdeling, terwijl het de hele organisatie aangaat. We schieten snel in de executiemodus en gaan voorbij aan de belangen van organisatie- en de eindgebruiker. Het gevolg is dat je eindproduct niet voldoet aan de wensen en er grote verspilling van tijd én geld is.
3 tips om jouw project wel te laten slagen
Tijd voor verandering. We moeten ons aanleren om niet gelijk de techniek in te duiken, maar juist eerst de verbinding te zoeken met alle belanghebbenden. Waar ligt de behoefte en wat is de beste aanpak? Daarom volgen hieronder drie praktische tips om de eerste stappen in de goede richting te zetten:
Tip 1: Reserveer budget voor verandermanagement
Door budget te reserveren voor verandermanagement zorg je voor blijvend succes van je digitale projecten. Een nieuw systeem, een nieuw digitaal product of aanpassingen aan oude processen, zorgen immers voor verandering binnen de organisatie. En als initiatiefnemer van het project heb je de plicht om alle betrokkenen mee te nemen in deze verandering. Het begint vaak al bij de ambities van jouw organisatie: wat zijn je doelen? Hoe gaat jouw digitale project daaraan bijdragen? Wie zijn de belanghebbenden? Door vooraf te inventariseren waar de behoeftes liggen en wat de impact van een digitaal project is, voorkom je escalaties tijdens de implementatiefase.
Tip 2: Stel controlevragen
Door het stellen van controlevragen kom je erachter of je ook tijdens het project aan de verwachtingen voldoet. Dit lijkt simpel, maar professioneel langs elkaar heen praten gebeurt maar al te vaak. Wees niet bang om dom over te komen door het stellen van controlevragen. Iedere stakeholder heeft een andere belevingswereld en alleen door met elkaar in gesprek te gaan kun je die achterhalen.
“Assumption is the mother of all f*ckups,” zei ooit de slechterik in de film ‘Under Siege 2’, toen 1 van zijn handlangers niet zeker wist of hij de personage van Steven Seagal had uitgeschakeld. Een typisch voorbeeld van een cliché. Maar geef eens eerlijk toe. Hoe vaak gaan we niet de bietenbrug op met onze aannames? Alleen door je eerlijk, open en kwetsbaar op te stellen, werk je naar blijvend succes toe.
Tip 3: Focus obsessief op klanttevredenheid
Hou goed voor ogen wie je klant is. Let wel, een klant komt in vele verschijningen: de budgethouder, de formele opdrachtgever en de uiteindelijke gebruiker. Zorg er te allen tijde voor dat jij de verantwoordelijkheid voelt om de klant écht blij te maken. Soms betekent dit enkel het tonen van lef, want die extra stap betaalt zich niet direct uit in winst. Bouwen aan vertrouwen en een lange termijnrelatie is een samenwerking die zich voor beiden dubbel en dwars uitbetaalt. Zodra je de klant eenmaal goed in het vizier hebt, zorg dan dat je ambassadeurs in je projectgroep creëert die continu oog hebben op de tevredenheid van de klant. Ook daar geldt: de beste ambassadeur ben je zelf. Wat jij uitstraalt, nemen anderen over.
Conclusie
De conclusie van dit verhaal is: blijf jezelf verbeteren, stel je kwetsbaar op, zorg voor continue afstemming met de klant en belanghebbenden en durf dat stapje extra te zetten. Dat zijn alle ingrediënten naar een succesvol projectresultaat.
Door: Ton de Haan, werkzaam bij Winvision.
