In februari kwam COVID-19 als een donderwolk op ons af om in maart te leiden tot een lockdown. Het begin van onzekere tijden voor werknemers, maar ook voor veel managers en directeuren. Het CPB toont inmiddels iets minder sombere vooruitzichten, terwijl een mogelijke tweede golf op ons afkomt. Hoe ga je om met alle onzekerheid, hoe manage je als iedereen thuiswerkt en hoe zorg je ervoor dat je bedrijf blijft draaien? Wij vroegen Hans Canisius (USoft), Wilbert van Beek (Ictivity), Marloes Oelen (XpertHR), Michel van Leeuwen (Flanderijn) en Tom Bos (Online Academy) wat zij geleerd hebben van de eerste coronagolf.
Hans Canisius, CEO bij softwarebedrijf USoft: “Er zijn veel verschillende managementlessen te trekken uit de coronacrisis. We zien, net zoals veel bedrijven, de effectiviteit van thuiswerkers omhooggaan. Bij strategische en tactische overleggen ervaar ik dat het wél prettig is om bij elkaar te komen. Vergeet niet dat 80 procent van een gesprek non-verbaal is, en maar 20 procent verbaal. Daarom houden wij een ‘hybride’ model aan bij dit soort meetings: een videocall met een paar mensen op kantoor, en een paar mensen thuis. Als de mensen thuis net zo enthousiast worden van een idee als de mensen op kantoor, weet je dat het goed zit. We hakken (lange) meetings, zoals een brainstorm, nu ook in stukken op. Daar maken we dan vaak twee aparte meetings van.”
Persoonlijk contact
“Voorheen sprak ik onze medewerkers in de wandelgangen. Nu plan ik bewust veel een-op-een gesprekken met medewerkers in. Ik luister naar hun twijfels en overwegingen. Als directie zetten we zelfs een stap terug: we kijken naar wat een team nodig heeft en geven het zelfregelend vermogen van onze medewerkers een boost. We willen onze teams stimuleren om zelf te bedenken op welke manier ze het beste kunnen samenwerken. Tot slot zie ik dat het heel belangrijk is om helder te communiceren waar je heengaat als bedrijf. Wat is je visie? Eerlijkheid en transparantie spelen daarin een hele belangrijke rol. Ik leg regelmatig uit welke keuzes we maken, waarom we dit doen en wat we van deze keuzes gaan merken. Ik vind het fijn om mijn medewerkers inzicht te geven in wat er gebeurt.”
Ook Wilbert van Beek, Directeur bij IT-dienstverlener Ictivity, is bewust aan de slag gegaan met het zorgen voor verbinding. Wilbert: “Er zijn twee duidelijke dingen die ik geleerd heb. Allereerst dat verbinding houden met elkaar op de digitale manier extra aandacht vraagt van zowel medewerker als manager. Je moet de ‘spontane’ momentjes gaan inplannen. Het digitaal onderhouden van de relatie is voor een groot deel van de werkende generatie nog geen tweede natuur. Wat betreft het onderhouden van klantrelaties, kan dat mijns inziens ook na de coronaperiode in veel gevallen, met de digitale hulpmiddelen, prima digitaal. Ik ben ervan overtuigd dat we kritischer gaan stilstaan bij het fenomeen reistijd en klantcontact.”
Stimuleren van verlof
“Daarnaast heb ik geleerd dat je als werkgever het opnemen van verlof voor het inlassen van quality time echt moet stimuleren”, vertelt Wilbert. “Veel medewerkers namen in de coronatijd minder verlofdagen op in vergelijking met eerdere periodes. De noodzaak was ook minder, we waren immers beschikbaar voor de kinderen en konden kleine onderbrekingen inpassen in de werkdag. Echter het blijft noodzakelijk om eens een of meerdere dagen echt af te schakelen. Werkgevers moeten daar hun verantwoordelijkheid in nemen.”
Marloes Oelen, Head of Content bij HR-kennispartner XpertHR: “Vanuit huis, communicerend via e-mails of videocalls, soms in combinatie met zorg voor kinderen of zieke partners hebben we ondernemend Nederland bijgestaan bij al hun (corona) HR-vraagstukken. We hebben in korte tijd content en webinars neergezet, met zowel vaste medewerkers als externe auteurs. Dit zorgde voor verbondenheid en extra motivatie. Soms moet ‘de sleur’ worden doorbroken om te zorgen voor nieuwe energie in een team. Het is belangrijk om ons te realiseren dat we regelmatig nieuwe prikkels nodig hebben om plezier in ons werk te hebben, zeker met mogelijk nog maanden thuiswerken in het verschiet.”
Michel van Leeuwen, Directeur bij Flanderijn, een incasso- en gerechtsdeurwaardersorganisatie: “In twee weken tijd zijn we van een redelijk traditionele kantoororganisatie naar een zeer flexibele thuiswerkorganisatie gegaan. Het gedwongen thuiswerken zorgde ervoor dat we niet in de normale beletsels, maar juist in mogelijkheden dachten. Onder onze medewerkers loopt op dit moment een enquête en het valt op dat zo’n 80 procent enthousiast tot zeer enthousiast is over thuiswerken. We hebben de fysieke dagstart vervangen door een digitale dagstart waar we, vanuit bestaande applicaties, een prachtig dashboard voor hebben ingericht. Zo zie je maar weer: we zijn tot meer in staat dan we denken.”
Tom Bos, directeur van Online Academy, heeft gemerkt dat leren en bijscholing belangrijker dan ooit zijn. “Fysieke lessen konden niet georganiseerd worden, waardoor digitaal leren een vogelvlucht genomen heeft. Waar werknemers eerder intern werden opgeleid, maken ze nu veelal gebruik van korte online cursussen of webinars. Opvallend is dat online leren eerder vooral door jonge werknemers en jonge bedrijven werd gebruikt. Sinds de coronacrisis enthousiasmeren ook gerenommeerde bedrijven hun werknemers voor de online leermogelijkheden. Dat is belangrijk om medewerkers gemotiveerd en betrokken te houden én het kennisniveau hoog, zelfs op afstand. Ook blijken nieuwe skills van belang in deze tijd, zoals leidinggeven op afstand. Dit is een vaardigheid die makkelijk online kan worden bijgespijkerd en vervolgens ook meteen in de praktijk worden gebracht.”
Managers en directeuren besteden veel aandacht aan hun medewerkers, onder andere door middel van persoonlijke gesprekken en omscholing. Ook komt er veel positiviteit in de learnings naar voren. Veel Nederlandse bedrijven hebben dus hun schouders onder de situatie gezet en veel geleerd van de afgelopen periode. Al hopen we natuurlijk allemaal dat COVID-19 snel verleden tijd is.
Door: Lotte Monster
