Minder managen, meer doen

Soms zit je bij bedrijven en dan is iedereen onwijs druk aan het doen. Collega’s lopen gestrest rond, papieren waaien door de gangen, in de haast morst iedereen koffie, er is geen tijd voor een praatje over koetjes en kalfjes. Want het is druk, onwijs druk. Ik zie dan zo’n drukke collega en ik vraag waar ze zo druk mee zijn. ‘Ja, het is druk, hectisch, veel dingen’, is dan het antwoord. ‘Maar waarmee dan? Wat dan precies? Wat kan ik nu van je overnemen, zodat je het minder druk hebt?’, vraag ik. ‘Nee, dat kan niet, want lastig, het is heel uitgebreid, dus nee niemand kan het overnemen. En ik heb zoveel te doen’.

En dan blijf ik me afvragen waarmee dan precies. Ik werkte ooit voor een Omroep. We maakten Radio, TV, internet en teletekst. Met elk uur minstens 1 deadline. In ieder geval was er elk uur een blokje voor het radionieuwsbulletin, om 06.00 uur begon een lange radio-uitzending, tot 09.00 uur met allemaal nieuws en achtergronden, om 12.00 uur ook een lange radio-nieuwsuitzending, om 14.00 uur begonnen de twee-minuten tv-nieuwsblokjes te lopen, om 17.30 was het eerste grote nieuws op TV voor de hele regio, en om 18.00 uur het grote nieuws van een grote stad in de regio, en om 17.00 uur begon ook nog een lange nieuwsuitzending op de radio.

Druk doen, of druk zijn?

Kortom, de dag was duidelijk gevuld met elk uur een deadline, de andere deadlines zag je ook al aankomen, en het was altijd gaaf om vol tegen die deadline aan te werken om daarna een geweldige uitzending neer te zetten. In die tijd leerde ik ook dat er een groot verschil is tussen druk doen en druk zijn. Sommige collega’s deden soms heel druk, totdat ze de druk van een deadline voelden, en dan werden ze druk, of gestrest. En dan werd er echt werk verzet, of ze klapten dicht van de stress en de zenuwen. Iedereen gaat anders met druk en drukte om. En de persoonlijke belasting is per mens ook verschillend. Toch heb ik wel 1 ding gemerkt: als je zelf in controle bent, dan voel je wel de druk, maar heb je geen stress. De meeste mensen die als een kip zonder kop door een pand liepen te rennen omdat het zo druk was, waren niet in controle, maar hadden een soort coördinerende functie waarbij ze feitelijk geen verantwoordelijkheid droegen voor het eindproduct, omdat ze een schakel waren tussen verschillende afdelingen. Bijvoorbeeld tussen de stafafdeling die informatie aanreikte, en het callcenter dat de informatie aan de klant doorgaf. Zowel de stafafdeling als het callcenter had het feitelijk drukker, meer klantcontacten, meer concreet werk om te doen, maar bij beide afdelingen werd er volop gelachen en heerste een relaxte sfeer.

Invloed op resultaat

Want die afdelingen hadden daadwerkelijk invloed op wat ze als eindresultaat opleverden. De kip-zonder-kop-afdelingen liepen daar tussendoor, zonder feitelijke eindverantwoordelijkheid, maar ze voelden desondanks heel veel druk, omdat ze niet wisten of de ene afdeling de spullen op tijd had, en of de andere afdeling wel de juiste info zou krijgen. En dan ga je jezelf zorgen maken, zonder dat je iets kunt veranderen. En dat is fnuikend. Daardoor ontstond druk, kwamen er burn-outklachten. Aangevuld met stress, geruzie en een waardeloze sfeer. En dat is elcht voor elk bedrijf.

Minder managen

Minder coördinerende mensen en minder mensen die managen zou een oplossing zijn. De afdelingen die direct met klanten schakelen meer verantwoordelijkheden geven ook. Want die afdelingen moeten vaak wachten op een beslissing die de gestreste middenmanagers per se zelf wilden nemen. De afdelingen die met elkaar te maken hebben, kunnen ook prima met elkaar schakelen en afstemmen als je daar een meewerkend voorman op zet, die direct communiceert met de andere meewerkend voorman (m/v).  Dat scheelt een boel geld, scheelt een boel ontevreden collega’s, en daardoor is er naar twee kanten meer capaciteit om nog betere daadwerkelijke concrete producten te maken, of diensten te leveren. Maak mensen dus feitelijk verantwoordelijk voor een eindproduct, daardoor kun je je organisatie stroomlijnen. En kunnen je mensen druk zijn, in plaats van druk doen. Minder managen, meer doen. Meer vertrouwen, minder stress. Dat zou het nieuwe motto moeten zijn. Door: Eduard van Brakel