Onderken de spelregels van feedback geven

1. Wees specifiek en concreet.
   Verpak het signaal niet in algemene wijsheden als: ‘Ik vind dat chefs van dit soort afdelingen hun medewerkers duidelijke opdrachten moeten geven.’ Het is beter om het als volgt te formuleren: ‘Ik vind dat ik van u te weinig aanwijzingen krijg en daarom weet ik niet waar ik aan toe ben.’
2. Wacht niet te lang met het geven van feedback.
   Geef het op een passend moment, maar spaar het niet op. Voorkom dat het op geschiedschrijving gaat lijken: ‘In het afdelingsoverleg van drie weken geleden zag ik je op een gegeven moment verrassend lang uit het raam kijken. Het leidde me erg af.’
3. Richt de feedback op zelf waargenomen signalen.
   En niet op ‘de mens als geheel’ of op signalen die je via-via ter ore zijn gekomen. Plaats dus geen opmerkingen als: ‘Jij bent iemand die altijd wil opvallen met van die onverwachte opmerkingen.’ Het is handiger om te zeggen: ‘Die opmerking die je in het overleg maakte over de inkoop stoort mij nog steeds omdat ik die helemaal niet verwacht had.’
4. Wees je bewust van je eigen (waarde)oordelen.
   Voorkom dat je je eigen normen over wat goed en slecht is tot universele standaard verheft . Bijvoorbeeld: ‘Jij bent een onbeleefd figuur en je hoort niet thuis in organisaties zoals de onze.’ Het heeft de voorkeur te beginnen met ‘ik vind’ in plaats van met ‘jij bent’. ‘Ik vind het niet attent van je dat je niet op mijn receptie bent geweest.’
5. Onderken je eigen emoties.
   Door je eigen emoties in je feedback mee te nemen laat je aan de ander zien dat niets menselijks je vreemd is. ‘Ik had vanmorgen tijdens het gesprek met onze chef mevrouw Donker veel moeite om me goed op de inhoud te concentreren, ik raakte steeds meer geïrriteerd’, in plaats van: ‘In dat gesprek met mevrouw Donker vanmorgen heb jij je niet aan de afspraak gehouden.’
6. Wees voorzichtig met het interpreteren van waargenomen signalen.
   Met te spontane, onvoldoende doordachte feedback kun je de ander gemakkelijk kwetsen. ‘Je was wel erg angstig.’ Het is handiger om te zeggen: ‘Toen mevrouw Jansen ernaar vroeg, gaf je geen antwoord en dat verbaasde me.’

Begrijpen

Als iemand je feedback geeft , kun je het rendement ervan verhogen door enkele spelregels in acht te nemen. Probeer als eerste gewoon te begrijpen wat de ander bedoelt en vraag naar voorbeelden ter verduidelijking als je het niet goed begrijpt.

Ga in ieder geval niet in de verdediging, feedback is immers (als het goed is) geen aanval en je hoeft je dus niet te verdedigen. Een vorm van verdedigen is het ongevraagd uitleggen waarom je deed wat je deed. En ten slotte, accepteer feedback als de interpretatie van een waarneming door de ander, niet als een door de ander geconstateerd feit.

Bron: Managen = Gewoon doen

Door: Rudy Kor

Het boek: Managen = Gewoon doen

Rudy Kor neemt de acht managementrollen van de Amerikaanse wetenschapper Quinn als uitgangspunt in zijn boek. Managen = Gewoon Doen is daarmee het eerste originele Nederlandstalige boek dat deze acht rollen uitgebreid uitwerkt en ze zo praktisch vormgeeft dat het uitnodigt het inderdaad gewoon te doen.

• Meer informatie over Managen = Gewoon doen >>>