Je personeel werkt, op kantoor of thuis, voornamelijk via de computer. Maar wat als hun computer of laptop ineens uitvalt en ze al hun werk kwijt zijn? Niemand wil hieraan denken. Helaas komt dit vaak genoeg voor. Je personeel baalt enorm dat ze tussentijds hun werk niet hebben opgeslagen. Ook voor jou als werkgever wil je dit te allen tijde voorkomen. Om dit te voorkomen is het belangrijk om informatie tussentijds op te slaan. Hiervoor zijn twee mogelijkheden; online of offline opslaan. Zorg ervoor dat je personeel één van deze twee mogelijkheden heeft.
Online back-up
Vroeger gebruikten we voornamelijk USB sticks als we iets wilden opslaan. Tegenwoordig maken we regelmatig gebruik van de cloud. Als het geheugen van je laptop of computer vol is of als je simpelweg meer opslag nodig hebt. De cloud kent verschillende voordelen. Door gebruik te maken van de cloud kan je op afstand werken. Hierdoor ben je niet meer gebonden aan een vaste werkplek. Op welk apparaat je ook inlogt, als je de cloud-gegevens hebt kan je overal werken. Door in te loggen op de cloud kan je direct bij al je opgeslagen informatie en de meest recente back-up. Meerdere apparaten kunnen dus gebruik maken van één cloud. Samengevat; met de cloud heb je toegang tot je back-up waar je ook bent. Bekende opslagdiensten zijn o.a. iCloud, Dropbox en Google Drive.
Echter zijn er ook een aantal nadelen verbonden aan een online back-up. Houd er rekening mee dat de opslagdienst waar je voor kiest al jouw persoonlijke data ook heeft. Daarnaast moet je altijd een internetverbinding hebben. In principe hebben we dat altijd, maar soms heb je te maken met een netwerkstoring en kan je dus niet bij je bestanden.
Offline back-up
We kunnen ook kiezen voor de klassieke manier, namelijk een offline back-up. Hiervoor heb je een externe harde schijf of USB stick voor nodig. Zo kan je makkelijk en snel data uitwisselen, meenemen en verplaatsen. Voor een offline back-up heb je geen internetverbinding nodig en je hoeft niet bang te zijn dat een opslagdienst bij je gegevens kan. Het is verstandig om altijd een USB stick bij je te hebben. Deze stick zorgt ervoor dat je informatie niet verloren gaat. Een USB stick, ook wel memory stick genoemd, kan op iedere computer gebruikt worden en er hoeven verder geen programma’s geïnstalleerd te worden. Wil je veel data overzetten? Kies voor een USB stick met veel geheugen.
Wat kies je voor je personeel?
Nu we hierboven hebben uitgelegd wat een offline en online back-up inhoudt, is de vraag wat het meest geschikt is voor je personeel. Het is belangrijk dat je medewerkers de mogelijkheid hebben om een back-up te maken, zodat hun informatie niet verloren gaat. Je wilt natuurlijk niet dat je medewerkers van voren af aan moeten beginnen. Je kan kiezen voor een opslagdienst zodat je personeel op afstand kan werken, gezien er tegenwoordig ook vaak vanuit huis wordt gewerkt. Daarnaast is het ook verstandig om ervoor te zorgen dat je personeel een USB stick bij de hand heeft. Het is leuk om je personeel te verrassen met bedrukte USB sticks. Denk bijvoorbeeld aan een stick met de naam van de medewerker erop. Wil je origineel voor de dag komen? Laat dan USB sticks in de vorm van balpennen bedrukken. Dit zijn luxe en functionele relatiegeschenken, welke voor twee doeleinden gebruikt kunnen worden.