Waarschijnlijk ken je het wel. Je komt in de ruimte waar jouw teamcoaching straks gaat plaatsvinden en het eerste wat je doet is je de ruimte eigen maken. Ik doe dat tenminste altijd wel. Of “doe”, ik deed dat altijd, in de tijd dat we nog live teamcoachings deden. Voor Corona zeg maar.
Dan begon ik met het verrijden van de flip-over, daarna de tafels, aan de kant als het onderwerp het toeliet, of anders in een nette u, met blocnootjes en pennen met mijn huisstijl erop. Passend muziekje erbij, “training up tempo” als er wat pit in mocht, of anders “Coffehouse” of “Coffetable jazz” wanneer een staat van reflectie of ontspanning het doel was. Professionele glimlach op en ik was klaar voor de eerste deelnemer.
Bij online teamcoachings had ik in het begin die routine niet. Vaak was ik als gast uitgenodigd in een Microsoft Teams meeting. Mijn sessie begon in een virtuele wachtkamer, tot het moment dat iemand mij wilde binnenlaten. Meestal was er dan al een aantal teamleden aanwezig die dan vaak al in een werkinhoudelijk gesprek verwikkeld waren. Soms werd er gedag gezegd tegen mij, maar er waren ook situaties dat het gesprek onverstoord door ging. In plaats van een sessie op ‘mijn’ terrein in de door mij gecreëerde sfeer begon ik aan een sessie op vreemd gebied. Dat voelde niet goed en daarom ben ik met een aantal simpele acties begonnen me baas over de situatie te maken. Ik deel ze graag met je omdat ik hoop dat jouw sessies daarmee beter worden en jouw klant daar dan weer gelukkiger van wordt.
Host je eigen meeting
In plaats van me in de Teams-meeting van mijn klant te storten waar ik slecht ‘gast’ ben, host ik, waar mogelijk mijn eigen meeting via Zoom. Nu hoor ik je denken “Zoom, dat is toch dat platform dat aan alle kanten de privacyregels schendt?”. Ja, dat was inderdaad waar. Maar de laatste maanden heeft Zoom veel gedaan om de privacyboel op orde te krijgen. En zelfs mijn Zoom-kritische ICT-adviseur geeft Zoom nu groen licht. Dus Lok je klant naar Zoom. Voordeel is dat jij in je eigen setting bent. Je bent als eerste binnen, bepaalt zelf wanneer de deelnemers binnenkomen en Zoom werkt ook net even lekkerder door de goede functie van breakout rooms.
Als dat niet kan: zorg dat je als eerste binnen bent
Niet alle klanten zullen met je mee willen naar jouw Zoom-thuis. In dat geval is het zaak met je opdrachtgever af te spreken dat jij als eerste de teams meeting in kan. Spreek vijf minuten eerder af zodat jij de mensen ziet binnenkomen en het koetjes en kalfjesgesprek kan starten. Je zet daarmee al gelijk een andere sfeer.
De eerste klap is een daalder waard
En ten slotte, markeer de start van de bijeenkomst. Hoogstwaarschijnlijk komen je deelnemers direct uit een andere meeting. Ze zijn nog niet in de juiste teamcoachingsenergie. Jij moet ze daarheen brengen. Doe dat door te beginnen met een verhaal, een gedicht of een filmpje. Iets dat mensen uit hun werkenergie haalt en in de goede coachingsstand zet. Daarna neem je de tijd voor een goede check-in. Zelfs als je sessie maar twee uur duurt. Besteed aandacht aan zowel hun inhoudelijke behoefte als hun belevingswereld. Vraag bijvoorbeeld naar een positieve ervaring met thuiswerken in de afgelopen periode. Op die manier start je echt anders dan gelijk de agenda in te duiken.
Wat is jouw manier?
Baas worden over de situatie kan op nog veel meer manieren. Dit is, een deel van, mijn manier. Ga op zoek naar jouw manier, probeer, experimenteer. Online kan er veel meer dan ik in maart 2020 durfde te denken. Dus ga het avontuur aan!
Door: Jaco van der Schoor
