Project Canvas helpt snel inzicht in project te krijgen

Wij hebben veel projectteams en hun opdrachtgevers geholpen bij de start van hun project. Wat we in al die jaren geleerd hebben is dat ‘een goed begin het halve werk is’. Een geweldige open deur, maar deze wijsheid gaat nog steeds op. Vaak hoorden we van opdrachtgevers de verzuchting ‘waarom moet het allemaal meteen zo lang duren voordat er enige duidelijkheid is wat er gaat gebeuren”. En van projectteamleden hoorden we vaak “we schrijven uitgebreide plannen waar vervolgens niks mee gebeurt”.

Behoefte aan een globaal beeld
We hebben gemerkt dat in de ‘improvisatiefase of preprojectfase’ er bij de betrokkenen vooral behoefte is aan een eerste beeld van het project en minder aan volledigheid. Het Project Canvas helpt hen daarbij! Het Project Canvas is een hulpmiddel dat de projectleider en het team helpt om de hoofdlijnen snel zichtbaar te maken en te beoordelen of het project wel nuttig en haalbaar is. Ons Project Canvas geeft op een visuele manier inzicht in de hoofdlijnen van een project.

Van idee naar overzicht
Het Project Canvas helpt de betrokkenen bij de fase van het komen van idee naar het eerste globale overzicht van het waarom en hoe. Het Project Canvas kan kortweg in kernwoorden getypeerd worden: snelheid, interactie, co-creatie, visualiseren, motivatie, gemeenschappelijke taal, pro-activiteit, open dialoog, eigenaarschap en samenhangend beeld.

We hebben gemerkt dat het projectteam praktisch houvast vindt bij het toepassen van het Project Canvas. Zij zijn immers in eerste instantie verantwoordelijk voor de inrichting van het project en met het canvas leggen ze daarvoor de basis.
Ook de opdrachtgever en het management zijn gebaat bij een ingevuld canvas, ze weten immers snel waar ze aan toe zijn. Ze kunnen ook sneller en beoordelen of het project wel nuttig en haalbaar is. Omdat er ook expliciet aandacht aan de belanghebbenden wordt besteed, worden hun opvattingen ook vroegtijdig verwerkt.

Het ingevulde canvas beantwoord 15 vragen
Ons Project Canvas geeft op een visuele manier inzicht in de hoofdlijnen van een project. Het canvas bestaat uit 15 ‘vragen’ (we noemen ze elementen) waarbij het team de antwoorden vastlegt met post-its. En aan het eind van de canvas-workshop wordt het grote vel dat aan de muur hangt, vol met ‘geeltjes’, met de opdrachtgever en eventueel met belanghebbenden besproken.

De 15 vragen hebben we  gegroepeerd rondom vijf kernvragen die de essentie van elk project en dus ook van het Project Canvas vormen. Deze zijn Wat, Wie, Hoe, Waarbinnen en Waarmee?

• In de Wat-vraag zijn de achtergrond, probleem/uitdaging, doelen, resultaat en afbakening als elementen opgenomen.
• Bij Wie gaat het om de opdrachtgever, belanghebbenden en het projectteam.
• De Hoe-vraag bestaat uit de elementen aanpak, risico’s en afhankelijkheden.
• Met de vraag Waarbinnen wordt aandacht besteed aan randvoorwaarden en kwaliteit.
• Ten slotte komen tijd en geld aan de orde bij de vraag: Waarmee?

Op basis van het canvas kan de opdrachtgever een besluit nemen over stoppen of doorgaan. Als deze besluit tot stoppen, dan is er niet veel nodeloos gedetailleerd werk verzet. We hebben ervaren dat een canvas – na voorbereidend werk  –  in een of twee ochtenden opgesteld kan worden.

Wat komt er na het goed gekeurde canvas?
Als besloten wordt om door te gaan dan vormt het uitgewerkte canvas een goed startpunt voor het opstellen van het ‘project contract’ (PID, projectplan, projectopdracht, project contract) of welke term gebruikt wordt voor het officiële startdocument van een project. En daarin wordt de wat en hoe van het project gedetailleerd uitgewerkt.

Welke benadering gekozen wordt (Projectmatig Werken, Projectmatig Creëren, PRINCE2, Agile, Scrum, PMBoK of anders), vanuit elke aanpak is het canvas bruikbaar

Gebaseerd op bestaande aanpakken is er een nieuwe werkvorm ontwikkeld
Lezers die een geheel nieuwe aanpak van het managen van een project zoeken kunnen we geruststellen (en in sommige gevallen teleurstellen). Het boek is gebaseerd op onderwerpen die ook in andere aanpakken voorkomen. Het vernieuwende is de interactieve en pragmatische werkwijze van opstellen van een eerste ’plan’ en de visuele weergave ervan.

Het boek is opgezet als een werkboek, waarbij de lezer voldoende achtergrond geboden wordt om doordacht aan de slag te kunnen.

In de eerste hoofdstukken worden de 15 elementen kort toegelicht bij elke toelichting staan een aantal hulpvragen die richting geven bij het gesprek over het beoogde project. Verder wordt in het boek aandacht besteed aan het creatieproces van een project canvas. Vanzelfsprekend besteden we veel aandacht aan de samenwerking in een team.

Door: Rudy Kor

Rudy Kor, Jo Bos en Theo van der Tak: Project Canvas – samen naar de kern van je project‘, Vakmedianet