Projectmanagement en het belang van de Nespresso-momentjes

“We gaan starten met een nieuw project en er ligt al een geweldige basis om hier een succes van te maken! De opdrachtgever (projecteigenaar) is in alle opzichten betrokken, de meetings staan in de agenda’s, de projectrisico’s zijn in kaart gebracht, de ‘bier & bitterballen-momenten’ staan gepland en zijn opgenomen in het projectbudget en leren van onze fouten zit in de genen. Kortom, er zijn geen belemmeringen die ons kunnen afhouden van een succesvol project.”

“I was taken by the power that savoring a simple cup of coffee can have to connect people and create community.” – Howard Schultz

Een voorbeeld van hoe het zou kunnen gaan tijdens de start van een nieuw project of verandertraject. Toch? Alleen zijn het vaak de details die bepalen of het project succesvol verloopt of dat het een plek krijgt in de galerij der projectmislukkingen. In de Engelse taal is hier dan ook een mooie uitdrukking voor, namelijk The devil is in the detail.

The devil is in the detail

Eén van de belangrijkste details van projectmanagement, die geregeld wordt vergeten, is het belang van de Nespresso-momentjes voor de projectmanager en het projectteam. Een goede projectmanager is het ‘oliemannetje/vrouwtje’ die ervoor zorgt dat alles gesmeerd verloopt. En hiervoor is het noodzaak dat zij/hij op de hoogte is van het wel en wee van de projectteamleden. Natuurlijk kan het dan gaan over zakelijke onderwerpen, zoals de goedlopende samenwerking met stakeholders of het tegenovergestelde hiervan, maar daar blijft het uiteraard niet bij. De invloed van bijvoorbeeld zieke thuisblijvende kinderen op een hardwerkende moeder/vader, die tevens professional is en deel uitmaakt van het projectteam, kan simpelweg enorm zijn. Vermoeidheid en een slecht humeur zijn dan twee zaken die het ‘teamleven’ onbewust negatief kunnen beïnvloeden en ‘schade’ veroorzaken op korte en wellicht ook op langere termijn. En dan hebben we het nog niet over allerlei andere zaken die impact kunnen hebben op het verloop van het project.

De impact van de Nespresso-momentjes

Hoe blijft de projectmanager dan op de hoogte, zodat zij/hij tijdig de juiste besluiten kan nemen? Besluiten die ervoor zorgen dat de projectmachine gemeerd blijft lopen. In veel gevallen wordt hier de relatie met de Nespresso-momentjes zichtbaar. De beste gesprekken vinden namelijk vaak niet plaats tijdens allerlei formele bijeenkomsten, maar in de wandeling van en naar de koffieautomaat om een kop koffie of thee te halen. En dit geldt uiteraard niet alleen wanneer de projectmanager de wandeling maakt met een teamlid, maar ook voor teamleden onderling.

De ingrediënten voor een goed gesprek

De Nespresso-momentjes zijn dus ogenschijnlijk kleine en tegelijkertijd hele belangrijke details, die van grote invloed kunnen zijn op het uiteindelijke projectresultaat. De vraag is dan ook welke ingrediënten nodig zijn voor het creëren van dit soort waardevolle momenten? Naar mijn mening begint het met de volgende drie basis-ingrediënten, maar aanvullingen zijn natuurlijk altijd welkom (Plaats deze even in het reactieveld):

• Absoluut geen formele planning van de Nespresso-koffiemomentjes in de agenda
• Een luisterend oor doet wonderen
• En natuurlijk excellente koffie (of thee voor de liefhebber)

Het Nespresso-momentje, een kleine investering met grote en vooral positieve gevolgen. Door: Richard van der Lee

Richard van der Lee is als Senior Consultant Projects & Change werkzaam bij Improven. Daarnaast helpt hij, in de rol van Certified Facilitator workshopdesigner LEGO® SERIOUS PLAY®, organisaties en teams op een creatieve en interactieve manier bij het oplossen van vraagstukken op het gebied van o.a. samenwerking, talentontwikkeling, communicatie en strategie-vorming. Hij doet dit onder de naam Organileren.