Projectresultaat: bepaal wat er aan eind van het project wordt opgeleverd

Door te denken in termen van doelen en resultaten wordt vooruitgekeken en niet achteruit, zoals bij achtergrond en probleem. Een project helpt de afstand tussen vandaag (problemen en doelen) en morgen te overbruggen door het opleveren van resultaten.

Doelen van het project

Wanneer de doelen van het project bekend zijn, is het vervolgens de vraag hoe die te bereiken. Er zijn immers veel manieren om een doel te bereiken. Uit de veelheid van mogelijke resultaten moet de opdrachtgever er één kiezen waarvan hij denkt dat die het meest bijdraagt aan het bereiken van de doelen. Hij kan er ook voor kiezen verschillende projecten te initiëren, al dan niet onder de vlag van een programma.

Het resultaat formuleren is een van de belangrijkste stappen in de oriëntatie op het project. Veel projecten lopen mis omdat het resultaat niet goed genoeg geformuleerd is. Op grond van de resultaatomschrijving moet immers het inhoudelijke werk worden bepaald. Als het resultaat dus onvoldoende concreet is geformuleerd, kan ook het werk niet goed worden bepaald. In het verlengde daarvan kun je het ook moeilijk krijgen om de projectinrichting te beheersen.

Synoniemen voor projectresultaat

Synoniemen voor ‘projectresultaat’ zijn onder andere: ‘product’, ‘deliverable’, ‘oplossing’, ‘middel’, ‘output’ en ‘ding’. Hoe het wordt genoemd, maakt niet zoveel uit, zolang er maar overeenstemming is over het projectresultaat. Zolang er geen overeenstemming is over het beoogde projectresultaat, is het niet mogelijk projectmatig te werken.

Zonder het resultaat als gemeenschappelijk referentiepunt is het onmogelijk werkzaamheden te bedenken, taken te verdelen, de benodigde middelen te bepalen enzovoort. Een goede resultaatomschrijving geeft richting aan de energie van de mensen die met elkaar samenwerken.

Hoe helderder het antwoord op de vraag: wat is er klaar als het klaar is?, hoe duidelijker het voor iedereen is waarom ze doen wat ze doen. Niet alleen de medewerkers, maar ook de buitenwereld weet dan precies waarmee de projectteamleden bezig zijn.

Zodra er overeenstemming is over het resultaat, is het verstandig om dit resultaat nog wat preciezer te omschrijven door ook aan te geven wat de deelresultaten zijn. Deze vormen tezamen het resultaat. Ontbreekt er een deelresultaat aan het einde, dan is het resultaat niet volledig (en vaak niet goed of niet bruikbaar).

De omschrijving van het resultaat moet aan drie eisen voldoen:

1. Als eerste moet het resultaat concreet zijn geformuleerd. De formulering moet begrijpelijk en maar voor één uitleg vatbaar zijn. Wanneer bij wijze van spreken de opsteller ervan morgen van de aardbodem verdwenen is, moet de omschrijving van het projectresultaat nog hanteerbaar zijn voor de achterblijvers.
2. De resultaatomschrijving moet zodanig zijn dat na afloop van het project getoetst kan worden of datgene wat in het begin beloofd is, inderdaad opgeleverd is.
3. De resultaatomschrijving behoort realistisch te zijn.

Afbakening: leg ook vast wat het project in ieder geval niet oplevert

De afbakening bepaalt de grenzen van het project en daarmee ook van de projectleider. Het is een taak van de projectleider om de grenzen te bewaken. Het gaat er vooral om daarover bewuste, expliciete en transparante beslissingen te kunnen nemen.

Door Rudy Kor, Jo Bos en Theo van der tak, auteurs van Project Canvas

Lees ook:

• Het projectdoel: beschrijf de gewenste situatie
• De harde werkelijkhied van de projectachtergrond