Risicoleiderschap in de praktijk: de adviseur Beheer&Onderhoud

Leontien is adviseur bij een overheidsorganisatie die verantwoordelijk is voor infrastructuur. Risicogestuurd beheer en onderhoud wordt er benut om budgetten te prioriteren, met een optimale balans tussen bereikbaarheid en veiligheid.

Denk bij infrastructuur in dit voorbeeld aan wegen, viaducten, tunnels en bruggen. Beheer en onderhoud klinken een stuk minder spannend dan het aanleggen van een nieuwe tunnel. Alleen, de komende jaren zijn forse inspanningen nodig om wat we hebben overeind te houden: het dichte netwerk aan infrastructuur dat we de afgelopen decennia hebben aangelegd. Het gaat hierbij om miljarden euro aan overheidsgeld en dus belastinginkomsten, die doelmatig en sober moeten worden besteed. Er zijn immers nog genoeg andere maatschappelijke vraagstukken in de VUCA-wereld. Leontien werkt in een organisatie met een vrij ingewikkelde organisatiestructuur. Zo zijn er landelijk werkende onderdelen en regiokantoren, met elk hun eigen taken en verantwoordlijkheden. Er wordt hard gewerkt, mede door een tekort aan mensen. Door een behoorlijk personeelsverloop zijn er telkens weer nieuwe mensen die moeten worden ingewerkt. De technische benadering is dominant bij de aanpak van de onderhoudsvraagstukken. Het draait immers vooral om techniek bij infrastructuur. Dit alles speelt in een politiek-bestuurlijke context, met een scherp oog en oor voor de publieke opinie. Als het gaat om de ontwikkeling en toepassing van risicomanagement, dan kan deze organisatie worden beschouwd als een van de koplopers in de sector. De ontwikkeling naar risicogestuurd beheer en onderhoud is dan ook een logisch volgende stap. Zo kunnen immers verantwoorde en uitlegbare keuzes worden gemaakt binnen de ‘duivelse driehoek’ van bereikbaarheid, veiligheid en kosten. Het vinden van een optimum tussen deze drie conflicterende doelen over een langere periode blijft lastig. Leontien kwam via een boek met risicogestuurd werken in aanraking en werd enthousiast. Ze startte de ontwikkeling met een breed opgezette werksessie met ruim vijftig deelnemers uit allerlei organisatieonderdelen. Daar werd een gedeeld beeld van risicogestuurd beheer en onderhoud ontwikkeld. De ‘do’s en do not’s‘ werden in werkgroepen uitgewisseld. Vervolgens liet Leontien via een evaluatie in kaart brengen welke belemmeringen de deelnemers zagen om risicosturing in hun eigen praktijk toe te gaan passen. Naast technische belemmeringen heeft ze daarbij ook nadrukkelijk gevraagd naar organisatorische, financiële, communicatieve knelpunten én mogelijke oplossingen. Dit heeft geleid tot een experiment: een pilot voor het risicogestuurd plannen van meerjarig onderhoud voor een tunnel. Tijdens dit experiment zijn er de nodige overleggen geweest, plannen gemaakt en weer veranderd en is een aantal workshops over risicosturing gehouden. Dit leidde tot opvallende bevindingen. Zo bleken veel risicomaatregelen vrij eenvoudig vanuit bestaande onderhoudscontracten te kunnen worden genomen. Verder ontstond de behoefte om risicosturing meer onderdeel te maken van bestaande werkwijzen, alleen dan wel zonder aparte risicosessies. Verder werd bevestigd dat vakinhoudelijke expertise, kennis en ervaring, essentieel is om risicogestuurd te kunnen besluiten over het wat, hoe en wanneer van beheer en onderhoud. Hieronder volgen wat voorbeelden van vaardigheden voor risicoleiderschap die Leontien heeft ontwikkeld en binnen haar werkveld heeft toegepast:

Vaardigheid: De beperkingen van onderzoek aangeven en onderzoek beperken

Leontien herkende en erkende de beperkingen van zeer gedetailleerd onderzoek over bijvoorbeeld de kansen op falen van bepaalde onderdelen van de tunnel. Dergelijke faalkansen waren in het verleden bepaald met een zeer geavanceerde methodiek van een externe partij. Deze methodiek was echter zó geavanceerd, dat vrijwel niemand die methodiek goed kon doorzien, laat staan zelf toepassen en tot een routine kon maken. Als alternatieve benadering werden door groepjes ervaringsdeskundigen de relevante risico’s ontrafeld. Hierbij werd expliciet onderscheid gemaakt tussen onzekerheden die wel en niet te verkleinen waren. Er wordt zo ‘van grof naar fijn’ gewerkt vanuit de doelen op het gebied van bereikbaarheid, veiligheid en kosten, en niet louter vanuit de technische details.

Vaardigheid: Ontwikkelen van risicosturing

Leontien ontwikkelde het effectief omgaan met risico’s, in plaats van dat ze ging werken met een tot in de puntjes uitgewerkt ontwerp. Ze accepteert dat dé ideale methode voor omgaan met risico’s niet bestaat en benutte de pilot om te ontdekken van wel en niet werkt in haar werkomgeving. Zo bleek een serie opeenvolgende risicosessies niet effectief, ook al werd daarin de kracht van diversiteit benut. Met de risicosessies ontstond er toch weer een apart en tijdrovend risicospoor naaste de bestaande werkwijzen. Hier is van geleerd. Voor een volgende tunnel werd voorgesteld om binnen de bestaande onderhoudsplanning de relevante onzekerheden scherp in het vizier te krijgen, om van daaruit risicosturing te kunnen toepassen. Zoals uit het voorgaande volgt, het experiment bleek geen onverdeeld succes. Er ontstonden nieuwe risicolijsten en een organisatie die al meer dan genoeg lijsten heeft. Daarbij bleek dat het enthousiast toepassen van risicoleiderschap door slechts één persoon kwetsbaar is. Als die persoon door bijvoorbeeld ziekte een tijdje afwezig is, dan wordt het nog niet automatisch door collega’s opgepakt, zeker niet als die nieuw zijn in een complexe organisatie met een hoge werkdruk. De weg naar meer effectieve risicosturing bleek geen snelweg.

• Lees meer praktijkvoorbeelden van Risicoleiderschap in het whitepaper >>>

Door: Martin van Staveren Dr. Martin van Staveren staat voor anders omgaan met onzekerheden, risico’s en kwaliteit. Hij promoveerde op het proefschrift Risk, Innovation & Change. Vanuit risicobureau VSRM adviseert hij organisaties in allerlei sectoren over realistisch en werkbaar risicomanagement. Ook is hij kerndocent aan de Executive Masteropleidingen Risicomanagement en Public Management, Universiteit Twente. Hij is auteur van de boeken Risicogestuurd werken in de praktijk en Risicoleiderschap: doelgericht omgaan met onzekerheden.