We moeten beginnen om de uitnodiging voor de vergadering aantrekkelijk te maken. Dat vindt vergaderexpert Rob de Haas. ‘Maak eens een verleidelijke agenda’, zegt hij, ‘Dat ik denk: daar wil ik bij zijn, of daar worden onze klanten blij van, of daar kan ik tijd mee winnen.’ Zeker nu we in Coronatijd meer en meer online aan het vergaderen zijn, is er een wereld te winnen en te verbeteren zegt De Haas: ‘Dat scherm past totaal niet bij onze natuurlijke manier van communiceren. Het is een nieuwe sport, op een nieuw speelveld, dus zijn er andere spelregels nodig.’
Volgens de vergaderexpert waren de eerste ervaringen met het online vergaderen best goed: ‘We begonnen op tijd, stopten op tijd, maar na een week of zes a acht begonnen we ons te ergeren. Dat kwam omdat we ons fysieke gedrag van voor Corona naar het scherm gingen kopiëren. We gingen dus voetballen op een rugbyveld. Er zijn online vergaderingen van 2 a 2,5 uur, waarin door 1 persoon een presentatie wordt gegeven met 40 spreadsheets! Dan doe je elkaar wat aan. Ik denk dat deze Coronatijd ons het momentum geeft om te kijken wat wel plezierig en effectief is, en wat wel werkt en wat niet.’
Aandacht voor in- en uitloggen
Om een online overleg goed te laten werken is het volgens De Haas belangrijk mensen ruimte te bieden voor en na het overleg. Hij noemt dat in- en uitloggen: ‘En daar hoef je niet aan mee te doen, maar je doet er heel veel mensen een plezier mee. Ga bij aanvang van de vergadering niet direct naar agendapunt 1, maar zorg dat de check-in niet alleen gaat over inhoud, maar praat over hoe het gaat met iedereen. Veel mensen zijn afgesloten van hun team, mogen niet meer naar het werk, missen sociale contacten, snakken naar het werk en anderen vinden het fijn en zitten juist heerlijk in hun vel, en die zeggen: laat mij maar thuiswerken. De diversiteit in gemoedstoestand kan in 1 team nu enorm verschillen, en al helemaal in een organisatie. Dus het is belangrijk om daar extra aandacht aan te besteden, omdat we elkaar veel minder ontmoeten. Dat ontmoeten kun je ook een stukje ondervangen door regelmatig de dag in- en uit te loggen met collega’s.’
Die rondvraag moeten we dus schrappen. Als er iets is, komt dat wel in de uitlogtijd.
De Haas maakt het concreet: ‘Als wij bijvoorbeeld om vier uur een overleg hebben, zou ik zeggen: zorg dat je om kwart voor vier inlogt, zodat je tijd hebt voor de bijklets. Net als bij het koffiezetapparaat. En dan gaat het niet over het werk. Want de mens heeft de behoefte om niet alleen over het werk te praten, maar juist over andere dingen die het werk ook zo bijzonder maken.’ En hetzelfde geldt bij het uitloggen, zegt hij: ‘Stel je voor dat je vanmiddag een meeting hebt met een heel pittige discussie, plan dan een kwartier uitlogtijd voor iedereen. Uitlogtijd is letterlijk even uitblazen, kop koffie er bij, of thee, en je praat na over wat er gebeurd is. En niet: nu zijn we klaar, drukken op een knop en we zijn vertrokken. Met die uitlogtijd na de vergadering kun je voorkomen dat je de rondvraag doet in de vergadering, want dat is een drama. Die rondvraag moeten we dus schrappen. Als er iets is, komt dat wel in die uitlogtijd. ‘
Verbinding en beweging
Veel medewerkers en managers vinden het lastig om in verbinding te blijven, nu er zoveel thuis gewerkt en online vergaderd wordt. De Haas denkt dat we beter in verbinding komen door letterlijk in beweging te komen. ‘Ik spreek managers die hun mensen de afgelopen maanden alleen maar op het scherm hebben gezien tijdens meetings. Dat is toch wel bedenkelijk, want waar blijft dan de betrokkenheid? Dus waarom niet het wandelend, bellend werkoverleg? Zitten is het nieuwe roken, dus je moet werkvormen bedenken waarbij je mensen van die stoel afhaalt. Dan plan je bijvoorbeeld 2 uur in, je gaat lekker wandelen en je houdt bijvoorbeeld 2 functioneringsgesprekken. Je kunt het ook dik oké hebben online. Met daar geldt wel een ondergrens: als er echt emoties spelen, stop dan met online en zoek elkaar op, want anders gaat het mis. Als hoofd en hart echt verbonden moeten worden, dan moet het fysiek.’
Niets meer missen?
Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief
Interactielijnen en kleine groepjes
In zijn nieuwe Praktijkgids voor online vergaderen geeft De Haas dertien spelregels om het online overleggen effectiever en leuker te maken. Bijvoorbeeld het vooraf delen van de gewenste opbrengst van de bespreking (spelregel 9). ‘Nu loggen we in, zien een thema, en gaan er op los’, zegt hij, ‘Maar door zo’n spelregel in te voeren, weet iedereen vooraf wat hem te wachten te staat in die bespreking.’
Om af te rekenen met die veel te frequente, niet-functionele teamoverleggen, introduceert hij de strategische teambijeenkomsten: ‘Die doe je nog maar 1 keer in de vier a zes weken, en ze zijn meer strategisch waarin teamprestaties en onderlinge samenwerking kritisch worden besproken. Ze zijn onmisbaar voor elk team. Voor het alledaagse werk zet je interactielijnen neer die gaan over een kernthema van een team. Stel dat jij en ik verantwoordelijk worden voor ons kernthema Coronabeleid deel 2, en daar zit collega Freek ook nog bij, dan zijn wij het kernteam van de interactielijn Coronabeleid deel 2. Aan die interactielijn zit een serie interacties, die nodig zijn om je doel te realiseren. Ben je klaar, dan los je het op en ben je klaar met de interactielijn. Het is de bedoeling dat duidelijk wordt dat jij vanuit jouw rol in 4 interactielijnen zit, en ik in 2. Ik maak dus een scheiding: Stel in de strategische teambijeenkomsten het juiste werk vast en ga vervolgens na: wat zijn de kernthema’s en zet daar kleine groepjes op. Indien mogelijk doe je de strategische meetings zoveel mogelijk fysiek of hybride, de interactielijnen kun je eenvoudig online doen.’
Voorbereiding en vergaderdoelen
Waar het De Haas om gaat is dat er goed wordt nagedacht over wie, waarom en wanneer overlegt. Daarbij is hij voorstander van het overleggen in kleine groepjes in meetings die niet langer duren dan 45 minuten. Maar daarvoor is een goede voorbereiding nodig. ‘Ik was voor Corona een roepende in de woestijn als het ging om voorbereiding’, lacht hij, ‘Maar inmiddels staan er meer mensen in de woestijn te roepen, want mensen zijn het beu om continu te moeten ‘meeten’ zonder resultaat. Bij een goede voorbereiding kun je veel beter doelgerichte stapjes nemen in een overleg, en die stapjes zijn dan ook beter te modereren. Een goede voorzitter is namelijk altijd nodig, anders wordt het een bende en geef je een vrijbrief aan de praatgrage dominante types, waardoor de vergadering wordt weggekaapt.’
Mensen zijn het beu om continu te moeten ‘meeten’ zonder resultaat.
Een van die onderdelen van een goede voorbereiding is een overlegdoel. De Haas: ‘Vind jij het leuk om te midgetgolfen zonder putje? Nee hè? Maar we vergaderen wel zo. We gaan gewoon zitten. En we gaan een beetje zitten kletsen met elkaar. Alsof we in de kroeg zitten. En daar kunnen we nu voor eens en voor altijd vanaf. Dat jij en ik zeggen: ik kom niet in de meeting als er niet een gewenst eindresultaat staat. Ik wil weten: gaan wij vanmiddag in de bespreking iets met elkaar oplossen? Gaan we een programma evalueren? Gaan we iets beoordelen? Gaan we iets verkennen? Gaan we ideeën genereren? Ik wil dus aan de voorkant weten waar mijn mindset en energie naartoe gaat. En dat was al belangrijk, maar het is nu nog belangrijker dat je weet wat het speelveld wordt.’
Scripts en vergaderterreur
Een ander idee van hem is het gebruiken van scripts voor de vergadering. Door het gebruik van beeldschermen zijn we in de optiek van De Haas veel meer bezig met creëren van boeiende scenes en dialogen zoals bij films en tv- interviews. En goede films en interviews worden altijd voorbereid: ‘Want je denkt toch niet dat wanneer je een paar topacteurs en actrices neerzet er vanzelf een geweldige film uitrolt? Dat denken wij niet, maar we gedragen ons wel zo bij onze vergaderingen. Dus van tevoren heb je daar iets om over na te denken.’
Waarom introduceer je niet gewoon vrijwillige deelname aan meetings?
Om dat nadenken te vergemakkelijken heeft De Haas ontwerpkaarten bedacht, waarmee je vooraf voor elk type bespreking ‘een scene’ kunt creëren: ‘Zo’n script bestaat uit een aantal denkstapjes waarmee jij denkt dat je resultaten kunt boeken. Dan begin je met het doel formuleren, ga je vervolgens met elkaar op zoek naar feiten en data, om daarna de groep te laten nadenken over de meest belangrijke vragen. En een andere keer kies je om kort met elkaar naar alleen de pluspunten te kijken, dan alleen naar de minpunten, en afrondend naar de verbeterpunten. Afhankelijk van doel, groepsgrootte en beschikbare tijd bepaal je op die manier vooraf langs welke invalshoeken je de groep wilt laten nadenken. Daarnaast staan in het boek ook scripts die letterlijke zinnen zijn om bijvoorbeeld je emoties beter te benoemen tijdens een online meeting.’
Juiste mensen bij het juiste onderwerp
Uiteindelijk gaat het erom dat de juiste mensen over het juiste onderwerp overleggen. En ook daarvoor heeft De Haas een handige tool: “Ik heb de meeting-motivation-scan bedacht. Daarmee kun je je motivatie scoren op een paar categorieën. Zo scoor je heel snel met een 1, 3, of een 9 op punten als: is het uitdagend? Versterkt het mijn autonomie? Geeft het betekenis en past het bij de opdracht van ons team? Dan weet je binnen een minuut: dat is gaaf! Of: Het wordt pudding. En dan moet je niet gaan.’
Dat is een punt waar het nogal eens mis gaat in organisaties waar wordt verwacht dat iedereen altijd bij elke meeting is. ‘We moeten beseffen dat meetings een deel van ons werk en cultuur zijn. Het is een cultural habit’, zegt De Haas, ‘Maar als we deze gewoonte niet grondig onder handen nemen, blijft het dweilen met de kraan open. Dus: waarom introduceer je niet gewoon vrijwillige deelname aan meetings? Je kijkt zelf vanuit je autonomie of je daaraan deelneemt. Anderen kunnen je daar dan wel op aanspreken: ik snap er geen snars van dat je er niet was, leg het me eens uit? En dat kan je, want dit is de grote-mensen-wereld. We hebben allemaal ons mond vol van ’taakvolwassenheid’ en ‘professionals’, maar hier begint dat mee. Vaak overheerst de gedachte dat we bij een teamoverleg allemaal aanwezig moeten zijn, want we zijn onderdeel van het team. Als dat dan ook nog wekelijks is, zeg ik: stop daarmee want dan gijzel je elkaar!
Door: Eduard van Brakel
Foto: Joyce Goverde
