Nog niet zo lang geleden was het beeld in organisaties dat stress slecht is. Het zou een overblijfsel zijn uit ons verleden op savannen op de vlucht voor roofdieren. De adrenaline en cortisonen die ons hier hielpen vechten of vluchten, zouden ons stedelingen alleen maar schaden.
Ook was het beeld dat mensen wél of niet gemotiveerd zijn. Management zou bestaan uit het geven van schouderklopjes en complimenten, en het bieden van kaders. In de huidige tijd van “positieve psychologie” en “it starts with why” weten we dat effectief organiseren een kwestie is van mensen in hun kracht zetten, via aansprekende doelen en het delen van verantwoordelijkheid. Een beetje stress kan helemaal geen kwaad. Sterker nog: als doelen niet uitdagend zijn, leer je niets en wordt werken saai. We weten nu dat motivatie een verzamelnaam is voor alles wat ons in organisaties beweegt, van het goed bedienen van klanten tot het verbeteren van de eigen organisatie en het versterken van ons eigen team. Eigenbelang speelt voor de meeste mensen nauwelijks een rol tenzij het onder druk staat.
Wat is stress?
Maar wat is dan ‘echte’ stress en hoe voorkom je dat het leidt tot schade? Het sleutelwoord hier is ‘invloed’.
Stress is in feite gewoon activatie: ons lichaam bereidt zich voor om in actie te komen. Als bewuste denkers hebben wij het vermogen om onszelf te activeren door onze aandacht te richten en doelen te stellen. Daarnaast reageren we voortdurend op kansen of bedreigingen waar we ons vaak niet eens bewust van zijn. Een organisatie is ook een sociaal systeem waarin we elkaar voortdurend beïnvloeden.
Stel nu dat we een effectieve samenwerking zien als een proces waarin iedereen zijn rol kent, uitgedaagd wordt en prestaties goed op elkaar aansluiten. Dit betekent dat voortdurend dingen lukken en betrokkenen zien hoe zij daaraan bijdragen. Dit is een heerlijke plek om te werken.
Helaas is dat vaak niet hoe het gaat. In de meeste organisaties lukt niet alles. Deels doen we onszelf dit aan door elkaar druk te houden met aansprekende maar onhaalbare doelen. In ons streven naar optimalisatie combineren we taken die een verschillende focus vereisen. In een snel veranderende wereld worden we daarnaast voortdurend ingehaald door de actualiteit. Om ons staande te houden, houden we vast aan routines die een ander organisatieonderdeel alleen in de weg zitten. We bewaren de rust, door te wijzen op de problemen elders. Als het echt bar en boos wordt lossen we alleen op waar we niet aan ontkomen. Onder deze omstandigheden voorkom je stress door je niet druk te maken, maar leuk is anders.
Kwaliteit van gesprekken
De meeste professionals en organisaties willen echter vliegen. Je wilt verwachtingen overtreffen en steeds meer bereiken. Werk is leuk als het lukt. Een belangrijke drijfveer daarbij is ‘samen’. In de meeste organisaties ben je als professional voortdurend afhankelijk van anderen met wie je informatie uitwisselt en acties afstemt. De kwaliteit van je gesprekken is hier voortdurend een factor. Een ineffectief gesprek is een bron van frustratie en verzorgt uiteenlopende problemen. Een goed gesprek creëert nieuwe kansen en leidt daardoor altijd tot meer motivatie. Aan gesprekken valt veel te leren.
Om organisaties te sterken is daarnaast van belang wát we met elkaar bespreken. Naast het coördineren van werkzaamheden door professionals die we ruimte geven, betekent samen beter worden ook reflecteren op doelen en verantwoordelijkheden. Natuurlijk wil je als organisatie te grote risico’s uitsluiten, maar dat doe je het beste als mensen aangehaakt zijn. Als de ‘why’ maar overtuigend genoeg is kan de oplossing overal vandaan komen. En natuurlijk komt hier stress bij kijken. Ook een reëel doel wordt niet altijd gehaald en groei gaat altijd gepaard met frustratie. Schade ontstaat echter als we doelen voortdurend niet halen en we elkaar in de steek laten als het lastig wordt. Dus hoe voorkom je als organisatie en professional dat stress leidt tot schade? Dat doe je door invloed te organiseren.
Emoties als bron van informatie
Voor management betekent dit dat je voortdurend in gesprek bent met je mensen. Emoties zijn een bron van informatie als je luistert naar wat bij mensen speelt en de verklaring zoekt in hun omgeving, en pas als het echt niet anders kan in hun tekortkomingen. Om doelen uitdagend maar ook haalbaar te stellen, is daarnaast van belang dat je ze baseert op feiten. En ook die haal je vaak bij je mensen. Om echt het beste uit mensen te halen is ten slotte van belang dat je veel van ze verwacht, maar ook zorgzaam bent als iets niet lukt. Daar zit het leren.
Voor jou als professional betekent dit dat je nadenkt over wat je wilt, en aan hoe dit bijdraagt aan een hoger doel. Motivatie is het gevolg van relevantie. Luister goed naar je eigen emoties als bron van informatie over wat blijkbaar bij jou speelt en wat je nodig hebt om effectief te zijn. Zorg in gesprekken dat wat jij wilt ook in het belang is van anderen, dus verdiep je in hen en luister voordat je begrepen wilt worden. Elk gesprek heeft een aspect van motivatie. En als laatste: bereid je gesprekken voor. Een effectief gesprek verloopt altijd in fasen.
Door: Michiel Hulsbergen
Michiel Hulsbergen is directeur van DialogueTrainer en auteur van De Emotiekaarten, een uitgave van Management impact
Geef een reactie