Succesvol vergaderen met de vijf O’s

• De vergadering ging ‘als vanzelf’. Deelnemers kregen ruimte voor hun inbreng. Issues zijn adequaat geadresseerd. Besluiten zijn genomen en acties uitgezet.
• De doelen en resultaten zijn behaald.
• De vergadering ging als vanzelf. De doelen en resultaten zijn bereikt en alles binnen de gestelde tijd.
• De sfeer is goed geweest.

Als een vergadering als vanzelf gaat, dan is de aanwezigheid van de voorzitter prettig geweest: niet te strikt, niet te los. Je merkt dan eigenlijk niet wat hij doet. Maar wat hij doet, heeft met de vijf O’s te maken.

Aansluiten bij de deelnemers, een goede sfeer creëren voor discussie en dialoog. En af en toe het net ophalen, door wat er is gezegd en gedaan te verwoorden en weer voor te leggen aan de deelnemers.

De 5 o’s:

1. Ontregelen
2. Ontsluiten
3. Ontvouwen
4. Ontwaren
5. Ontwikkelen

Ook heikele punten kunnen op een natuurlijke wijze worden besproken. Wellicht is niet iedereen even blij als er controverse is, maar ook dan kunnen deelnemers opgelucht en tevreden zijn als bepaalde zaken zijn besproken en er maatregelen afgesproken zijn. Door de hantering van de vijf O’s gaat vergaderen als vanzelf.

De besluitlijn en de mensontwikkellijn

De vijf nieuwe vaardigheden van succesvol voorzitten zijn verdeeld in twee lijnen: de besluitlijn (ook wel de inhoudelijke lijn) en de mens-ontwikkellijn.

De besluitlijn

De Nieuwe Voorzitter pakt de inhoudelijke lijn anders aan dan zijn voorgangers. Hij probeert met de vergadering aan te sluiten bij de deelnemers. Er is geen vast format. Het format wordt bepaald door de deelnemers en de situatie waarin zij zich bevinden. Daardoor worden de eigen inbreng en de tevredenheid vergroot. De vier vaardigheden ontregelen, ontsluiten, ontvouwen en ontwaren vallen in de besluitlijn.

Deze vaardigheden zijn te zien als fasen: de voorzitter laat de vorm los, hij ontregelt en past de vorm aan de deelnemers en hun situatie aan. Vervolgens ontsluit hij de informatie die in de hoofden ligt opgeslagen. De informatie die vrijkomt, ontvouwt zich en leidt tot nieuwe inzichten. De voorzitter ontwaart deze inzichten (actie, besluit of oplossing) en maakt ze expliciet.

De mens-ontwikkellijn

De Nieuwe Voorzitter kan, aansluitend bij het coachend element van zijn rol, mensen motiveren tot effectief gedrag. Hij adresseert gedrag, legt issues bloot die mogelijk spelen in de groep en hij zoekt naar een gedragen oplossing. De deelnemers van de vergadering actief ondersteunen in hun ontwikkeling is een nieuw domein van de Nieuwe Voorzitter. Het is de vijfde vaardigheid, die van ontwikkelen.

De eerste vier vaardigheden hebben betrekking op het inhoudelijke stuk van de vergadering en zijn te zien als fasen. In eerste instantie moet er ontregeld worden: loslaten wat niet werkt en doen wat werkt. Als er geen obstakels meer zijn, kan het aansluiten bij de deelnemers tot stand komen (het ontsluiten).

De informatie vloeit uit de hoofden, muteert tot nieuwe inzichten en uiteindelijk ontstaat er een nieuw besluit (de fase van respectievelijk ontvouwen en ontwaren). Het ontwikkelen, de vijfde vaardigheid, kan in iedere van deze vergaderfasen worden toegepast. Het resultaat is dat de deelnemers na de vergadering meer inzicht hebben in hun eigen gedrag en wat dit gedrag mogelijk teweegbrengt en in het teamfunctioneren, maar dat ze ook inzien hoe dit gedrag te verbeteren is. Overigens kan dit gedrag betrekking hebben op een of op meerdere personen.

De vijf O’s in het kort, de kern en het resultaat

Wat zijn nu de vijf O’s in het kort, wat zijn de kern en het resultaat van het inzetten van de vijf O’s?

• Ontregelen. Voor de Nieuwe Voorzitter geldt ‘anything goes, als het maar werkt in een vergadering’. De onderwerpen die on top of mind zijn bij de deelnemers en relevant zijn in de situatie worden behandeld. Ook de wijze waarop vergaderd wordt, is afhankelijk van wat er op dat moment nodig is. Er is niet per se een vooraf opgestelde agenda, maar de voorzitter kan wel resultaatgebieden/gespreksonderwerpen in zijn hoofd hebben. Deze kunnen worden losgelaten als de groep daarom vraagt.
• Ontsluiten. De Nieuwe Voorzitter schept de voorwaarden en zoekt aansluiting bij de deelnemers. Zo creëert hij een sfeer waarin het voor deelnemers mogelijk is zich open te stellen, zodanig dat relevante gegevens en informatie worden gedeeld.
• Ontvouwen. De Nieuwe Voorzitter zorgt ervoor dat deelnemers zich met elkaar verbinden, dat gegevens en informatie zichontvouwen tot relevante oplossingen en mogelijkheden met betrekking tot het onderwerp of het probleem.
• Ontwaren. De Nieuwe Voorzitter neemt de contouren waar van oplossingen en mogelijkheden (hij hoort, ziet en voelt ze). Hij pakt deze als het ware vast door ze te benoemen en brengt de deelnemers tot het uiteindelijke besluit.
• Ontwikkelen. De Nieuwe Voorzitter confronteert waar nodig deelnemers in al de voorgaande processtappen met gedrag dat effectief of minder effectief en efficiënt of minder efficiënt is, waardoor potentiële obstakels worden weggenomen en het proces wordt versneld. Hij formuleert eventuele handreikingen ter verbetering.

Door: Nathalie Vrancken

Bron: De nieuwe voorzitter