• Nieuwsbrieven
  • MI Academy
  • Docentexemplaar
  • Boeken
  • Webshop
  • Contact
  • Over ons

Management Impact

Inspireert, verbindt en brengt verder

  • Home
  • Innovatie
  • Kwaliteit
  • Leiderschap
  • Organisatie
  • Strategie
  • Verandermanagement
  • Zorgmanagement
  • Artikel8 sep 2021

    Taaksystemen, wat zijn dat?

    Organisatie

    Het boek Competente mensen incompetente teams gaat over taaksystemen. Met ‘taaksysteem’ bedoel ik: een groep mensen met een gezamenlijk – individu-overstijgend – doel waartoe samenwerking de sleutel is. De definitie van het abstracte ‘systeem’ luidt: een entiteit die is samengesteld uit meerdere componenten, en die door de relaties tussen de componenten enige mate van samenhang, ordening en complexiteit vertoont.

    Na de vergadering met zijn afdeling staat in Eriks agenda de bijeenkomst met het kennisexpertiseteam gepland. Dit overleg neemt bijna de hele middag in beslag. Daarna besluit hij thuis eerst met zijn gezin tijd door te brengen. ’s Avonds heeft hij met een groep vrienden een wijnproefcursus.

    Systemen en taaksystemen

    Het begrip ‘systeem’ kun je in die zin toepassen op zo ongeveer álles wat wij kennen: alles hangt immers met alles samen. In het voorbeeld over Erik staan vier voorbeelden van menselijke systemen. Twee zijn taaksystemen: de afdeling en het kennisexpertiseteam. De gezamenlijke taak is hier de verbindende factor tussen de componenten (de leden) in deze systemen. Een organisatie is een taaksysteem, een afdeling, een projectgroep, een team enzovoort. De twee andere genoemde systemen – gezin en vriendengroep – zijn liefdessystemen: de “ verbindende factor tussen de leden is liefde.

    Een systeem is in de wetenschap een entiteit die is samengesteld uit meerdere componenten, en die door de relaties tussen de componenten enige mate van samenhang, ordening en complexiteit vertoont.

    Een belangrijke eerste interventie in het werken met taaksystemen is bepalen over welk systeem we het precies hebben. Het bepalen van de systeemgrens. Deze grens hangt samen met de omgeving waarin dit taaksysteem zich bevindt – de context – én het gezamenlijke doel of de gezamenlijke taak die het taaksysteem wil bereiken.

    Context bepaalt grens taaksystemen

    Afhankelijk van de context en het te behalen doel spreek je met elkaar af wat de grens van het taaksysteem is. Alleen die functies die bijdragen aan het gezamenlijke systeemdoel hebben een functionele positie in het systeem en vallen dus binnen de grens van het taaksysteem.

    Het kennisexpertiseteam waarvan Erik de voorzitter is, bestaat naast Erik uit vijf kennismanagers met verschillende expertisegebieden en een assistente. Deze zeven leden leveren allemaal een andere functionele bijdrage aan het team. Het doel van het team is om binnen een jaar met een innovatief plan te komen. Er worden met regelmaat collega’s uitgenodigd om deel te nemen aan de vergadering en hun expertise te delen. Deze collega’s zijn echter geen onderdeel van het kennisexpertiseteam.

    Een taaksysteem bestaat uit leden die afhankelijk zijn van elkaar om de gezamenlijke doelen of concrete resultaten te realiseren.

    Competente mensen incompetente teams
    Handboek voor het interveniëren met impact in samenwerking. Bestel op Businezz

    Ook het boek kent een systeemgrens. Als we kijken naar deze grens, dan ligt die in eerste instantie bij ons als soort: we hebben het over mensen en dus over levende menselijke systemen. De tweede systeemgrens ligt bij de mensen die in organisaties werken. En ten slotte hebben we het over mensen die in organisaties werken waar samenwerking de sleutel is tot optimale prestaties in die organisaties. Kortom: mensen die samenwerken in organisaties om resultaten te behalen.

    De systemen in dit boek zijn dus menselijke systemen in een organisatiecontext waarin wordt samengewerkt aan een gezamenlijk doel. Het bekendste voorbeeld hiervan is een team, maar het kunnen ook projectgroepen, organisatieoverstijgende samenwerkingsverbanden of afdelingen zijn – noem maar op. Een taaksysteem bestaat uit leden die afhankelijk zijn van elkaar om de gezamenlijke doelstelling te realiseren. Dit kunnen ze niet individueel.

    Een taaksysteem is iets anders dan de som der delen

    Sylvia is sinds een jaar directeur van organisatieadviesbureau Opdenberg & Thielen. Om als bureau te kunnen groeien, zal het managementteam moeten gaan samenwerken. Nu vergaderen ze samen, maar in feite richt elke manager zich vooral op het eigen werkgebied. Dat moet anders. Het beleid moet gezamenlijk uitgedragen worden en besluiten moeten worden nageleefd. Op dit moment gebeurt dat niet. Het vertrouwen in elkaar is matig, vergaderingen lopen stroef en leveren geen concreet resultaat op. De frustratie neemt toe. Sylvia besluit met alle MT-leden individueel uitvoerige gesprekken te voeren. Het zijn prettige gesprekken en ze is tevreden met hoe de leden erin blijken te staan: alle leden onderkennen de noodzaak voor meer samenwerking, voelen zich verantwoordelijk voor de omzet en groei van het bureau, en zijn gemotiveerd om het anders – beter – te doen met elkaar. De eerstvolgende vergadering verloopt na de eerste vijf hoopgevende minuten even stroef als de vorige vergaderingen …

    Veel leidinggevenden, consultants en coaches worstelen met stroperige en niet-productieve samenwerkingsbijeenkomsten. Ze gaan meestal zelf hard aan het werk om vooruitgang te krijgen. Men probeert hier negen van de tien keer iets aan te doen door individuele gesprekken met de leden te voeren. Veelal zonder gewenst resultaat. Hoe kan dat?

    Mensen, mensen in organisaties en taaksystemen
    Mensen, mensen in organisaties en taaksystemen

    Het zou goed kunnen dat de interventie – het gesprek – het individu wel geraakt heeft, maar het geheel – het systeem als levende entiteit – niet. Daar spelen dynamieken die voorbijgaan aan de individuele insteek of intentie. Helaas doet de individuele intentie en competentie er op systeemniveau niet zo veel toe.

    Het krachtenveld in het taaksysteem is sterker – en van grote invloed op ons gedrag – dan de individuele intentie tot gedrag. Dit is een wezenlijk principe in het werken met groepen. Wie verwacht de competenties van de individuele leden terug te zien in de totale groep, komt vaak bedrogen uit. Als je het taaksysteem als geheel wil beïnvloeden, moet je interveniëren in het systeem als geheel en niet individueel.

    Als je het taaksysteem wil beïnvloeden, moet je op systeemniveau interveniëren.

    Waar wil je resultaten bereiken?

    Het is belangrijk dat je je realiseert op welk niveau je resultaten wilt bereiken: zijn het de individuele leden van het taaksysteem die voor hun eigen individuele taak beter moeten presteren? Dan is het effectief om individueel te interveniëren, bijvoorbeeld door met de persoon om wie het gaat in gesprek te gaan. Maar als je wilt dat het totale taaksysteem als geheel beter gaat presteren en effectiever gaat samenwerken, dan is elke individuele interventie verspilde energie.

    Als je het groepssysteem wil beïnvloeden, moet je op groepsniveau interveniëren. In eerste instantie betekent dit dat je een taaksysteem als geheel leert waarnemen. Dit is niet gemakkelijk, en doorgaans is het iets wat we moeten leren en waar we onszelf blijvend in moeten trainen.

    Bron: Competente mensen incompetente teams

    Door: Jobbeke de Jong

    Laatste update: 08 sep 2021

    Reageren op dit artikel

    Gerelateerde tags

    Jobbeke de Jong Kwaliteitsmanagement Organisatie organisatieontwikkeling

    Verder lezen

    9 aug 2022Organisatie
    Asteya: niet stelen
    8 aug 2022Organisatie
    Feedback van Rambo
    2 aug 2022Organisatie
    Weet jij het nog? Hoe gedraag je je nu het beste op de werkvloer? - Podcast
    29 jul 2022Organisatie
    Antropologisch vakantiedoeboek
    28 jul 2022HRM
    In strijd met de wet: 3 op 10 werkenden heeft verbod op nevenwerkzaamheden in contract staan
    20 jul 2022Organisatie
    Benut het brein van je organisatie voor een groeimindset
  • Blogs organisatie

    Zie je organisatie niet als bedrijf, maar als opleidingsinstituut’6 apr 2022
    Hard werken is helemaal zo gek nog niet5 apr 2022
    Oproep aan de ambitieuze opdrachtgever: bezinning tijdens de kerstperiode!10 dec 2021
    Leven met een zeven28 okt 2021
    Magiërs zeggen dingen die niemand anders zegt12 aug 2021
  • Boeken organisatie

    Machiavelli op de werkvloer
    Sturen op resultaat
    Handboek Recruitment & Employer Branding
    SnappStorySnappStory
    BEgrip: Werken met complexiteit voor de publieke professional
    Ethiek: emoties & argumenten
  • Nieuwsbrief

    Niets meer missen van Management Impact? Meld je dan aan voor onze gratis nieuwsbrief.
    • *
    • Hidden
    • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

  • Recente reacties

    • Ina Vogel op DISC en MBTI zijn bagger, op één ding na
    • Martin Buil op Jouw medewerkers ontspannen op vakantie? Mooi niet!
    • Ed op Hoe geef je emoties een plek op het koude scherm?
    • ronald op Service design thinking: de ideale situatie als vertrekpunt
    • lee op Wat je als manager kunt leren van een psychopaat
  • Gratis downloads organisatie

    Whitepaper: Diversiteit en Verandering
    Whitepaper: Met de opgave verbonden
    Whitepaper: het beste van 2017
  • Management Impact

    • Over ons
    • Contact
    • Nieuwsbrieven
    • Linkedin
    • Webshop
    • Events
    • Algemene voorwaarden
    • Privacy en Cookie

    Thema’s

    • Verandermanagement
    • Leiderschap
    • Innovatie
    • Project & Proces
    • Kwaliteit
    • Zorgmanagement
    • Strategie
    • Persoonlijke groei

    Categorie

    • Video’s
    • Blogs
    • Podcasts
    • Whitepapers
    • Congressen
    • Boeken

    Verder

    • Leren Veranderen
    • Veranderen als samenspel
    • Coachlink
    • Boekensites
    • M&O
    • Sigma
    • Boom
    vakmedianet

    Copyright: Boom uitgevers Amsterdam BV
    Op gebruik van deze site zijn onze Algemene voorwaarden Privacy policy en Cookie reglement van toepassing