• Nieuwsbrieven
  • MI Academy
  • Docentexemplaar
  • Boeken
  • Webshop
  • Contact
  • Over ons

Management Impact

Inspireert, verbindt en brengt verder

  • Home
  • Innovatie
  • Kwaliteit
  • Leiderschap
  • Organisatie
  • Strategie
  • Verandermanagement
  • Zorgmanagement

Artikel22 jul 2020

Tool: Process designer voor een gefocuste dialoog over het proces

Kwaliteitsmanagement

Gebruik de Process Designer om te komen tot een gefocuste dialoog met jouw collega’s over je volgende proces. Ontdek nieuwe verbanden, zie de blinde vlekken en creëer samen het geheel.

Op de template wordt elk van de tien procesvragen gerepresenteerd door een icoon, en samen vormen ze het visuele verhaal van je volledige aankomende proces.

De achtergrond van het proces is helemaal achteraan links aan de horizon geplaatst. Daarnaast is, in de lucht, plaats om het hogere doel van het proces te noteren. Rechts in de template vind je ruimte voor het procesdoel, met als icoon een dartbord. Daaronder staat een document met ruimte om de procesresultaten te noteren.

Hoe?

Teken de template of download als PDF. Het aantal deelnemers, de processtappen en de situatieinhoud kunnen worden aangepast in relatie tot het huidige proces.

De procesdeelnemers zijn op twee plaatsen in de template getekend – op het pad rechts en op het pad links. De deelnemer-ervaring voorafgaand aan het proces is links opgenomen, de deelnemer-ervaring erna aan de rechterkant.
Het platform in het midden van de template symboliseert de situatie, dat wil zeggen, het proces zelf. Boven het platform hangen een paar sterren. Deze symboliseren de principes die leidend zullen zijn voor het proces. Onder het platform staat een pijl die de processtappen laat zien. Rechts bovenaan is een pijlvormig bord met een paar voetstappen getekend, waar je de volgende stappen van het proces kunt invullen.

Process designer achtergrond

Wat is de achtergrond? Het achtergrondveld beschrijft wat aan het proces voorafging – met andere woorden, de reden dat het proces is gelanceerd.
De meest essentiële behoeften, trends, gebeurtenissen, data of beslissingen die hebben geleid tot de wens het proces te lanceren, worden hier genoteerd.

Voorbeeld

Een manager bereidt een presentatie voor zijn/haar werknemers voor.

Overwegingen

Wat was de aanleiding dat ik deze presentatie moet geven? Uit welke behoeften is dit voortgekomen? Welke gebeurtenissen, beslissingen of data dienen als basis voor de presentatie?

Hoger doel

Wat is het hogere doel van het proces? Een hoger doel (purpose) geeft
een antwoord op de vraag waarom een proces moet plaatsvinden.

Een duidelijk hoger doel is betekenisvol en gefocust. Elke activiteit en elk resultaat van een proces moet geëvalueerd kunnen worden in relatie tot het hogere doel van het proces.

Het hogere doel moet overtuigend zijn en moet de deelnemers leiden
richting het gewenste resultaat.

Voorbeeld

Werknemers bereiden een nieuwe structuur voor hun wekelijkse afdelingsoverleg voor.

Overwegingen.

Waarom moeten de deelnemers bij elkaar komen? Wat is het hogere doel van hun wekelijkse meetings?

Doel proces

Wat is het doel van het proces? Een doel beschrijft wat je wilt bereiken.
Het doel geeft de richting aan. Elk proces moet een duidelijk en goed
omschreven doel hebben dat de deelnemers energie geeft en het gevoel bij
te willen dragen stimuleert.

Het is makkelijker om in de richting van concrete doelen te bewegen. Een
goed omschreven doel kan in het hele proces worden gebruikt om te beoordelen of je op het juiste spoor zit.

Voorbeeld

Een projectgroep ontwerpt een managementseminar.

Overwegingen

Wat is het doel van het managementseminar? Waar moeten we ons op richten? Hoe kunnen we zien dat we het doel hebben bereikt? Hoe vallen ons doel en ons hogere doel samen?

Resultaten

Wat is het resultaat van het proces? Concrete resultaten die je kunt zien,
wegen, meten en tellen. Het verwoorden van de procesresultaten maakt het procesdoel actiegericht. Er wordt duidelijk gemaakt wat er uit het proces moet komen. In aansluiting op het proces is het niet zozeer het doel, als wel de resultaten die verder worden meegenomen. De resultaten moeten corresponderen met het hogere doel en het doel van het proces.

Voorbeeld

Het innovatieteam plant een workshop om ideeën te genereren.

Overwegingen

Welke resultaten moet de workshop opleveren? Welke concrete elementen zullen tijdens de workshop geproduceerd worden? Welke zichtbare en meetbare resultaten laten zien dat we het doel bereikt hebben?

Deelnemers Process design

Wie nemen deel aan het proces? De individuen die deelnemen aan het proces worden beschreven in het veld Deelnemers. Ze kunnen met verschillende profielen beschreven worden: behoeften, belangen, rollen, verantwoordelijkheden en taken, of als collectieve groep met gemeenschappelijke kenmerken.

Het is belangrijk te verduidelijken om welk type deelnemer het gaat, zodat iedereen er op de best mogelijke manier bij betrokken wordt, en om te
zorgen dat iedereen kan helpen bijdragen aan het hogere doel van het proces. Van alle deelnemers of deelnemersgroepen wordt een korte beschrijving gegeven van wie ze zijn, waar ze vandaan komen en wat ze zullen bijdragen.

Voorbeeld

Voorbereiding van een trainingssessie.

Overwegingen.

Wie zijn de deelnemers? Wat is hun belang in de trainingssessie? Wie heeft welke rollen, verantwoordelijkheden en taken tijdens de sessie? Wat kenmerkt de deelnemers als groep? Welke resources heeft elke individuele deelnemer, en hoe worden deze ingezet?

Principes

Welke principes zijn leidend voor het proces? Principes zijn richtlijnen of ‘leidende sterren’ die beschrijven hoe we het beste samenwerken in een bepaald proces.

Principes drukken attitudes, waarden en kwaliteiten uit. Principes helpen om de uitdagingen aan te pakken die gedurende het proces kunnen ontstaan.

Een principe moet ruimte bieden, zodat het inclusief kan zijn – niet exclusief. Tegelijkertijd moet het eenvoudig blijven, zodat iedereen het principe begrijpt en eigenaar wordt.

Voorbeeld

Een projectgroep plant een openbare vergadering.

Overwegingen.

Hoe moeten de deelnemers samenwerken om een zinvolle dialoog te hebben? Hoe moeten de deelnemers handelen om de doelen en gewenste resultaten te behalen?

Process situatie

Waar en wanneer vindt het proces plaats? Dit veld beschrijft de situatie en de tijd, plaats en fysieke context waarin het proces zal plaatsvinden:
Waar (locatie), wanneer (periode, data en tijden) en welke resources zijn nodig (faciliteiten, uitrusting en materialen)?

Een goed procesontwerp heeft een gedetailleerde situatiebeschrijving, zodat de fysieke omgeving het geplande proces zo optimaal mogelijk ondersteunt.

Indien van toepassing, schets de meest ideale lay-out van de ruimten. Welke uitrusting is nodig voor een geslaagd proces en welke materialen zijn nodig om mee te werken?

Voorbeeld

Een groep bereidt een workshop voor.

Overwegingen

Wanneer vindt de workshop plaats? Waar vindt hij plaats? Op welke locatie en in welke ruimten? Welke uitrusting en materialen hebben we nodig?

Processtappen

Welke stappen omvat het proces? Dit veld bevat een beschrijving van de stappen waaruit het project van begin tot eind bestaat. Stap voor stap.

De processtappen zijn de bouwstenen die ervoor zorgen dat het hogere doel van het proces zich binnen concrete activiteiten ontvouwt, zodat het doel wordt bereikt en de resultaten worden behaald.

Elke stap in het proces krijgt een titel en een korte beschrijving. Een processtap kan ook beschrijven wie verantwoordelijk is voor wat en wanneer. In de eerste ronde hoeven alleen de overkoepelende stappen opgenomen te worden in jouw Process Designer. Het detailniveau kan later in een draaiboek worden vergroot.

Voorbeeld

Een groep ontwerpt een evaluatieproces.

Overwegingen

Uit welke processtappen moet het evaluatieproces bestaan? Wat moeten we eerst doen, wat gaandeweg, wat als laatste? Hoe zit er variatie in ons proces?

Deelnemer-ervaring

Welke deelnemer-ervaring biedt het proces? De deelnemer-ervaring is een kwestie van jezelf verplaatsen in de deelnemer en verwoorden wat
deelnemers voor, tijdens en na een proces zullen ervaren.

Jezelf verplaatsen in de deelnemer, is een doorslaggevende factor voor of je erin slaagt een proces te ontwerpen dat relevant is. Een slimme procesdesigner houdt rekening met de behoeften en belangen van deelnemers en hun verwachtingen van een proces.

Geef woorden en beelden aan wat de verschillende deelnemers denken, zeggen en doen, voor, tijdens en na het proces.

Voorbeeld

Een manager bereidt de jaarlijkse beoordeling van een werknemer voor.

Overwegingen

Welke ervaring moet de werknemer door deze meeting krijgen? Wat zegt hij of zij voor, tijdens en na de meeting? Wat kan hij of zij na de meeting doen?

Volgende stap

Visueel samenwerken
Een krachtige toolkit om meetings, projecten & processen te verbeteren

Wat gebeurt er na het proces? Een duidelijk beeld hebben van wat er meteen na een proces gebeurt, helpt ervoor te zorgen dat het werk en
de input die alle deelnemers inbrengen in het proces, wordt erkend en meegenomen. Beschrijf de follow-up in zo concreet mogelijke termen. Dit
kan zo simpel zijn als vastleggen wie notuleert of het versturen van een nieuwe vergaderingsuitnodiging.

Een duidelijk beeld hebben van wat er meteen na een proces gebeurt, helpt ervoor te zorgen dat het werk wordt doorgevoerd.

Voorbeeld

Een projectgroep ontwerpt een conferentie.

Overwegingen

Wat gebeurt er meteen na de conferentie? Wie gaat de resultaten gebruiken? Wanneer en hoe zullen ze worden gebruikt?

Bron: Visueel samenwerken

Door: Loa Baastrup, Ole Qvist-Sørensen

Laatste update: 20 jul 2020

Reageren op dit artikel

Gerelateerde tags

Design Thinking Kwaliteitsmanagement kwaliteitsmanagementsysteem Procesmanagement procesoptimalisatie

Verder lezen

23 feb 2021Kwaliteitsmanagement
Hoe ziet de complimentenprocedure eruit? (Met podcast)
19 feb 2021Kwaliteitsmanagement
Het procescanvas in de praktijk: een digitale GGD
10 feb 2021Kwaliteitsmanagement
Paradoxale dialoog maakt het verschil: van kantelen naar schakelen
1 feb 2021Kwaliteitsmanagement
Het VVFPP-model: lean als verbeterproces
29 jan 2021Kwaliteitsmanagement
Online werkvorm: Guilty pleasure
26 jan 2021Kwaliteitsmanagement
Ke(te)n je processen: Vier handreikingen op weg naar integraal ERP-ontwerp

Geef een reactie Antwoord annuleren

Lees voordat u gaat spelen de spelregels

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

  • Blogs kwaliteitsmanagement

    Hoe ziet de complimentenprocedure eruit? (Met podcast)23 feb 2021
  • Denkraam voor leiders en andere beïnvloeders

    De vorstenspiegel
  • Boeken kwaliteitsmanagement

    Zeg dat nog eens
  • Recente reacties

    • Jaap Peters op Spaghetti (Chaos) of Asperges (Orde)?
    • mariska wessel op De choreografie van het tweegesprek
    • De dubbele werking van het compliment op Waarom complimenten gelukkiger maken dan geld
    • Lajos Barsony op ‘Het is een mindfuck om te denken dat wat jij niet leuk vindt, dat niemand dat leuk vindt’
    • Michel op Zeven pilaren van een emotionele klantrelatie
  • Nieuwsbrief

    Niets meer missen van Management Impact? Meld je dan aan voor onze gratis nieuwsbrief.
    • *
  • Management Impact

    • Over ons
    • Contact
    • Nieuwsbrieven
    • Linkedin
    • Webshop
    • Events
    • Algemene voorwaarden
    • Privacy en Cookie

    Thema’s

    • Verandermanagement
    • Leiderschap
    • Innovatie
    • Project & Proces
    • Kwaliteit
    • Zorgmanagement
    • Strategie
    • Persoonlijke groei

    Categorie

    • Video’s
    • Blogs
    • Podcasts
    • Whitepapers
    • Congressen
    • Boeken

    Verder

    • Leren Veranderen
    • Veranderen als samenspel
    • Coachlink
    • Boekensites
    • M&O
    • Sigma
    • Boom
    vakmedianet

    Copyright: Boom uitgevers Amsterdam BV
    Op gebruik van deze site zijn onze Algemene voorwaarden Privacy policy en Cookie reglement van toepassing