Waarschijnlijk heeft de coronapandemie ook de digitale ontwikkeling van jouw organisatie in een sneltreinvaart gebracht om thuiswerken mogelijk te maken. Na de uitdagingen, en vooral ook de voordelen, van het thuiswerken zijn veel organisaties nu op zoek naar een vorm van werken waarin medewerkers het beste functioneren. Medewerkers blijken over het algemeen graag te profiteren van de voordelen van beide werelden: een aantal dagen in de week vanaf huis en een aantal dagen vanaf kantoor werken. Maar hoe zorg je ervoor dat hybride werken in jouw organisatie niet alleen maar een trend is, maar een blijvende verandering?
Definitie van hybride werken
Hybride werken betekent het flexibel kiezen van de locatie waar het werk wordt uitgevoerd. Het type werk en het doel van de activiteit is leidend, niet het gebouw waar het werk wordt gedaan.Hybride werken kun je op drie manieren benaderen: vanuit Mens & Proces, Facility & Technologie, en Visie. Deze assen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en bepalen samen of een hybride manier van werken leidt tot blijvend succes.
Mens & Proces
De eerste as, Mens & Proces, omvat de “zachte” kant van de werkvorm. Het succes van een organisatie wordt bepaald door haar mensen en de manier waarop zij onderling samenwerken.
“Slechte teams hebben het nodig om op dezelfde plek te werken. Goede teams kunnen samenwerken.”
– Simon Sinek, auteur en inspirerend spreker
In een organisatieverandering spelen juist de onderstromen een belangrijke rol. Zo proberen we een beeld te krijgen bij de organisatiecultuur en de ongeschreven regels die hierin van toepassing zijn. Hoe is het gedrag van medewerkers wanneer zij thuiswerken? En hoe worden zij daarin begeleid en gestuurd door hun leidinggevende? Een verandering zo abrupt als we hem hebben meegemaakt aan het begin van de coronapandemie, toen we allemaal prompt zijn begonnen met thuiswerken, zorgt voor een emotionele impact. Probeer je af te vragen hoe medewerkers zich nu voelen in hun rol: is de positie binnen het team veranderd en is er onderling vertrouwen en betrokkenheid?
Facility & Technologie
Facility & Technologie, de tweede as waaruit we hybride werken benaderen, noemen we de “harde” as. Deze as omvat hoofdzakelijk de praktische en vaak tastbare voorwaarden voor een succesvolle invulling van hybride werken.
Binnen het hybride werken wordt een balans gevonden tussen digitaal en fysiek (samen)werken. Zo wordt flexibel omgegaan met de werklocatie en gezocht naar een omgeving die de activiteiten het beste dient. Hierbij is de inrichting van de digitale werkomgeving ook enorm belangrijk. Hoewel er technisch veel mogelijkheden zijn voor een passende digitale inrichting, is het gebruik hiervan voor sommigen een uitdaging. Hierdoor kunnen onvoldoende digitale vaardigheden zorgen voor frustratie en belemmeringen in de samenwerking. Het belang van de juiste begeleiding en training bij digitalisatie moet juist om deze reden benadrukt worden. Wees je ervan bewust dat er grote verschillen kunnen bestaan tussen de digitale vaardigheden van de medewerkers binnen jouw organisatie. Wat is er nodig om de krachten van deze mensen naar voren te laten komen? Belangrijk om hierbij te onthouden is dat de oplossing bijna nooit te vinden is in een “one size fits all” aanpak.
De oplossing is bijna nooit te vinden in een ‘one size fits all’ aanpak.
Hoe ziet een werkomgeving er verder uit? Dit wordt binnen het hybride werken onder andere bepaald door de beschikbaar gestelde hardware. Klap jij je laptop bijvoorbeeld thuis open aan de keukentafel, in een meeting depot in de stad, of koppel je hem aan een flexplek op kantoor? De juiste hardware speelt een belangrijke rol in het werkgemak op verschillende locaties. In het verlengde hiervan wordt ook de meerwaarde van de diversiteit van fysieke werkomgevingen steeds meer benadrukt om meer werkgemak te faciliteren. We zien bijvoorbeeld ontstaan dat het kantoor steeds meer wordt gezien als ontmoetingsplek voor creatief vergaderen en sociale interactie met collega’s. Thuiswerken wordt als waardevol beschouwd voor effectief en geconcentreerd werken. Bedenk wat jouw organisatie nodig heeft om juist deze voordelen optimaal te benutten.
Visie
Een visie op hybride werken is in het behalen van blijvend succes een onmisbare as van de driehoek. Er zijn drie redenen waarom het definiëren van een visie op hybride werken zo belangrijk is:
- Een gezamenlijke focus: helpt bij besluitvorming en bij het definiëren van korte- en lange termijn doelen. Creëer dus gezamenlijke kaders die dienen als handvat voor het managen van de werksituatie.
- Binding en betrokkenheid: een gezamenlijk gevoel dat je onderdeel uitmaakt van het grotere geheel.
- Inspiratie: een krachtige visie werkt inspirerend, enthousiasmerend en motiverend.
Bij (grote) veranderingen is het voor betrokkenen belangrijk om de visie voor ogen te houden. Dit kan er voor zorgen dat juist in spannende tijden wilskracht getoond wordt. Uiteindelijk is veranderbereidheid van de mensen binnen de organisatie de sleutel tot een succesvolle verandering.
Hybride werken is een (verander)proces. Geen project.
Raymond van Ham, Business Development Manager bij Winvision
Voor het definiëren van een krachtige visie heb je de hele organisatie nodig. Betrek de leidinggevenden en medewerkers en doe het samen. Belangrijk is om mensen mee te nemen in het proces en uit te leggen waarom bepaalde keuzes gemaakt worden.
Een uitdaging, maar denk vooral in kansen
De transitie naar hybride werken bovenop de nog verse overstap naar thuiswerken kan een uitdaging zijn voor de organisatie en haar mensen. Toch kun je deze verandering vooral ook zien als een unieke kans om werk juist nog beter in te richten voor beide. Zo biedt hybride werken de mogelijkheid tot een betere werk-privé balans, doordat veel tijd wordt bespaard met bijvoorbeeld reizen, er door afwisseling van de juiste werkomgeving productiever kan worden (samen)gewerkt en talent in een hybride werkomgeving overal te vinden is. Durf buiten de kaders te denken en ervaar wat hybride werken op lange termijn voor jouw organisatie kan betekenen door de toepassing van de drie assen van hybride werken. En onthoud hierbij: optimaal hybride werken gaat alleen als de driehoek Mens & Proces, Facility & Technologie, Visie in balans is.
Door: Carlijn van Heel
Business & Change Consultant bij Winvision
