Veel ondernemers zijn dagelijks op zoek naar goede software om hun processen te simplificeren. Zo wordt de boekhouding bijvoorbeeld uitbesteed aan een professionele accountant, en word er gewerkt met speciale software om de voorraden te controleren. Toch blijft er altijd één moeilijke taak over: het verbinden van de medewerkers op kantoor en de medewerkers in de buitendienst. Vroeger ging dit door middel van piepers, of werktelefoons, maar gelukkig is er een andere oplossing voor gevonden. De software van OutSmart heeft meerdere functies die jou belangrijk werk uit handen kunnen halen en de workflow binnen jouw bedrijf kunnen verbeteren. In dit artikel lees je alles over de belangrijkste functies én het gemak van deze nieuwe software.
Het digitale planbord
Bedrijven die werken met buitendienst medewerkers vinden het vaak ingewikkeld om deze medewerkers op pad te sturen met een duidelijke planning. Om dit probleem te voorkomen beschikt de software van OutSmart over een handig digitaal planbord. Op dit planbord kunnen alle werkzaamheden worden verzameld, zodat zowel de planner op kantoor als de medewerkers in de buitendienst precies weten wat er moet gebeuren. Sleep simpelweg de klus naar één van de medewerkers, zodat deze precies weet waar hij moet zijn. Daarnaast kun je met het digitale planbord een goed overzicht bewaren over alle buitendienst medewerkers, zodat je te allen tijde weet waar iedereen zich bevindt. Het digitale planbord zorgt ervoor dat de planning duidelijk is voor alle betrokken partijen. Dit komt niet alleen de workflow van je medewerkers ten goede, maar ook de collegiale sfeer onderling.
Het maken van offertes en facturen
Bij het aannemen van een nieuwe klus komt vaak veel papierwerk kijken. Met de software van OutSmart kun je al het papierwerk gemakkelijk online regelen én bewaren. Wanneer een buitendienst medewerker bij een klant aanwezig is, kan deze gemakkelijk een offerte aanmaken met de daarvoor bestemde offertes functie. Vervolgens kan de offerte online worden afgetekend, en gemakkelijk worden omgezet in een werkbon. Dit alles resulteert in een overzichtelijk systeem waarin je de werkbon snel kunt omzetten naar een factuur, die je vervolgens direct kunt doorsturen naar de klant. Dit zorgt ervoor dat je facturen sneller zullen worden betaald, zodat jouw bedrijf minder lang op geld hoeft te wachten. De klant heeft zelfs de mogelijkheid om de rekening vanuit de software app te betalen.
Klantenportaal
Voor ieder bedrijf is het natuurlijk zeer belangrijk om hun klanten tevreden te houden. Een klantenportaal zorgt ervoor dat de klant ten aller tijde inzicht heeft in de openstaande opdrachten én de openstaande facturen. Om ervoor te zorgen dat het portaal betrouwbaarheid én professionaliteit uitstraalt, is ieder klantenportaal uitgerust met jouw bedrijfslogo. Dit zorgt ervoor dat klanten veiligheid ervaren, en sneller gebruik zullen maken van deze service. In het klantenportaal kunnen klanten zelf de opdrachten en facturen inzien. Daarnaast kunnen zij in dit klantenportaal ook zelf voorstellen doen, denk bijvoorbeeld aan tijdstippen voor een nieuwe afspraak. Door deze verantwoordelijkheid openlijk te delen met de klant kun je jouw klantenservice een heleboel tijd besparen. Tijd die zij vervolgens beter kunnen besteden, bijvoorbeeld aan het werven van nieuwe klanten.