Wat is onboarding?

Geschatte leestijd: 5 minuten

Verwachtingen waar maken met onboarding

Een kandidaat verwacht bijvoorbeeld een interessante baan, een goed salaris en aardige collega’s. Een organisatie verwacht dat een kandidaat bijdraagt aan de doelstellingen, zijn werk uitstekend doet en bij de organisatie blijft werken. Beiden willen graag de verwachtingen en beloftes uit het recruitmenttraject waarmaken, zodat organisatie en nieuwe medewerker elkaar in hun hart sluiten. Voor vast of tijdelijk.

Mensen die nieuw zijn, voelen zich vaak onzeker. Doe ik het goed? Pas ik hier? Door een goede onboarding staan nieuwkomers sneller in hun kracht, weten ze beter wat er van hen wordt verwacht en bij wie ze terecht kunnen. Ze voelen zich betrokken en komen gemakkelijk tot goede prestaties.

Een definitie van onboarding

Onboarding is iedere nieuwe ervaring van een nieuwe medewerker bij een organisatie die bijdraagt aan zijn succes en die zorgt voor betrokkenheid bij de visie, strategie, doelstellingen en cultuur van de organisatie. Het is het samenspel van de introductieactiviteiten en het leerproces dat een medewerker doormaakt, om zijn rol binnen de organisatie effectief in te vullen. Het zijn zowel geplande als ongeplande ervaringen. Onboarding gaat uit van samenwerking tussen nieuwkomer, lijnmanagement en recruitment/HRM om te zorgen dat er een doordacht programma wordt opgezet.

Strategisch belang

Effectieve onboarding sluit aan bij de strategie van een organisatie. Wat wil een organisatie bereiken en hoe kan een nieuwkomer hieraan een bijdrage leveren en waarde toevoegen? Effectieve onboarding vertaalt de organisatiedoelen naar doelen voor werknemers. Het zorgt er bijvoorbeeld voor dat een medewerker zijn functie snel leert kennen, de cultuur begrijpt en een goed netwerk opbouwt binnen de organisatie zodat hij zaken voor elkaar krijgt.

Onboarding versus introductie

Onboarding gaat verder dan een traditionele introductie. In een traditionele introductie is er veel ruimte voor de ‘geschreven regels’ binnen een organisatie. De organisatie geeft een nieuwkomer in één keer alle survivalinformatie zoals procedures, regelgeving, organisatiestructuur, et cetera. Deze informatie is vaak verzameld op een intranetsite van de organisatie. De communicatie binnen een traditionele introductie is vaak eenrichtingsverkeer vanuit de organisatie.

Onboarding gaat juist ook over dat wat ongeschreven is binnen een organisatie. Hoe verloopt de communicatie? Hoe worden beslissingen genomen? Hoe wordt omgegaan met risico’s? Onboarding is tweerichtingsverkeer. Het gaat uit van het uitwisselen van informatie tussen de nieuwe medewerker en de organisatie. De nieuwe medewerker en de organisatie zijn op deze manier sneller én beter in staat om wederzijdse verwachtingen waar te maken.

Drijfveren vanuit het perspectief van de organisatie

Organisaties steken veel geld en tijd in het rekruteren van goede, gemotiveerde en enthousiaste medewerkers. Gemiddeld investeren ze daarbij zo’n 4.700 euro per werknemer (Hoekstra, 2013), maar ze investeren veel minder in onboarding. Terwijl juist daar voor het succesvol invullen van vacatures een hoog afbreukrisico zit. Zowel de organisatie als het individu hebben belang bij goede onboarding. In 1.3 gaan we in op de drijfveren van de nieuwe medewerker. Eerst de drijfveren voor de organisatie.

De belangrijkste drijfveren om in onboarding te investeren

Snel het beste uit mensen halen. Wanneer een organisatie streeft naar een snelle en hoge productiviteit moet een nieuwe medewerker meteen aan de slag kunnen. Dat vraagt om een goede voorbereiding vóór binnenkomst, waarbij bijvoorbeeld de logistiek en administratie al geregeld zijn.

Betrokkenheid

Zorgen voor betrokkenheid bij nieuwe medewerkers. De meeste nieuwkomers hebben zin om aan de slag te gaan. Die zin wil je graag behouden na de start. Wanneer mensen zich betrokken voelen bij de organisatie leidt dat tot een stijging van de productiviteit (tot wel 40%). Betrokkenheid en onboarding hebben een directe relatie met elkaar. In organisaties waar werknemers hoog scoren op betrokkenheid duurt een onboardingsprogramma gemiddeld acht maanden. In organisaties waarin ze laag scoren gemiddeld drie maanden (Ardts, 2003). Voor het vergroten van betrokkenheid loont het dus om te investeren in onboarding.

Retentie

Retentie verbeteren. Bij een verloop van 5 tot 10 procent van het personeel vervangen organisaties de helft van het personeel binnen vijf tot tien jaar. Verloop kost een organisatie veel geld. Mensen met een vertrekintentie zijn immers minder productief, vormen geen reclame voor de organisatie en vormen een continuïteitsrisico. Investeren in onboarding kan dit ongewenste voortijdige vertrek voorkomen. Het begint met het voorkomen van gebroken beloftes. Wanneer je in de politiek je verkiezingsbeloften breekt, stemmen kiezers niet meer op je. Wanneer je als werkgever beloften breekt, vertrekken werknemers. Het is zaak om verwachtingen goed te managen.

Werkgeversmerk

Het externe werkgeversmerk verbeteren bij potentiële nieuwkomers. Aan mensen die van baan wisselden wordt vaak gevraagd of zij het naar hun zin hebben op hun nieuwe werk. Met een positief verhaal zijn zij uitstekende ambassadeurs voor het bedrijf. Ze blijven positieve referenties, ook als ze op enig moment naar een volgende werkgever gaan.

Onboarding voorkomt dubbel werk

Onboarding op een kostenefficiënte manier. Wanneer een organisatie een goed afgestemd onboardingsplan heeft, voorkomt dat veel dubbel werk. Het wiel wordt niet iedere keer opnieuw uitgevonden en de manier van inwerken is consistent. Dat bespaart kosten.

Bron: Onboarding

Door: Ardiënne Verhoeven