Veel mensen moeten in verband met de coronamaatregelen momenteel thuiswerken. Daarmee is ook de roep gekomen om speciale vergoedingen voor het thuiswerken vanuit de werkgever, voor zaken die uiteenlopen van de internetverbinding tot de koffie. Hiervoor is er de werkkostenregeling (WKR) die het bedrijven toestaat om bepaalde vergoedingen belastingvrij te verstrekken aan medewerkers. We bespreken een aantal mogelijke vergoedingen die je als bedrijf kunt bieden aan werknemers die moeten thuiswerken.
Internetverbinding vergoeden
Een van de eerste zaken die naar voren komt wanneer er gesproken wordt over een thuiswerkvergoeding, is een vergoeding voor het internet. Op basis van het noodzakelijkheidscriterium is het mogelijk om hier als werkgever een vergoeding voor te bieden, aangezien thuiswerken zonder internetverbinding vaak onmogelijk is. Men wil immers data kunnen uitwisselen en overleggen kunnen voeren met collega’s op afstand. Toch is het in principe wel zo dat werknemers niet méér voor hun internetverbinding gaan betalen omdat ze er tijdens het thuiswerken intensiever gebruik van maken. Vaak heeft men thuis ook een alles in 1 internet en tv-abonnement, waarvan de werkgever enkel de kosten voor het internet mag vergoeden.
Upgrade internetabonnement
De mogelijkheid om een vergoeding te bieden voor de internetverbinding thuis is er dus, hoewel je je kunt afvragen of het een zinnige vergoeding is. Wel kan het zo zijn dat een medewerker een internetabonnement heeft dat het thuiswerken onvoldoende faciliteert. In dat geval kun je als werkgever wel in de financiële zin een rol spelen door een upgrade naar een abonnement met een betere internetverbinding te vergoeden. Dan wordt de uitgave immers in het belang van het werk gedaan.
Thuiswerkplek
Een thuiswerkplek moet aan de Arbo-regels voldoen. Daarom kunnen investeringen die gemaakt moeten worden om een verantwoorde thuiswerkplek te creëren in aanmerking komen voor een belastingvrije vergoeding. Maar daar zitten we serieuze haken en ogen aan. Betaal je als werkgever bijvoorbeeld voor de aanschaf van een ergonomische bureaustoel, dan blijft deze eigendom van het bedrijf tenzij de werknemer de restwaarde vergoedt om de stoel te mogen houden als het thuiswerken niet meer nodig is. Moet er een laptop aangeschaft worden voor het thuiswerken, dan is dat natuurlijk wat minder ingewikkeld. Een werklaptop kan na gebruik bij de medewerker thuis natuurlijk gewoon terug naar het bedrijf.
Overige vergoedingen
Gevallen waarbij de werknemer daadwerkelijk extra kosten maakt voor het thuiswerken kunnen vanuit de vrije ruimte binnen de WKR belastingvrij vergoed worden. Bijvoorbeeld de extra energiekosten voor verwarming, verlichting en de werklaptop die de medewerker maakt door thuis te werken. Ook is het denkbaar dat de werknemer veel met zijn of haar eigen telefoon moet bellen om te schakelen voor het werk. Ook deze kosten kunnen belastingvrij vergoed worden. Dat geldt ook voor de koffie en de cup-a-soup de normaliter op kantoor door het bedrijf aangeboden worden, maar waar de medewerker thuis zelf boodschappen voor moet doen. Hoewel je je wel kunt afvragen of dit niet wat al te kleinzerig is. Het verbruik hiervan heeft de werknemer immers volledig zelf in de hand.
De vrije ruimte in de werkkostenregeling is niet ongelimiteerd. Er zit een bovengrens aan wat een bedrijf belastingvrij mag vergoeden aan medewerkers. Het is belangrijk om dit in het oog te houden en voorrang te geven aan het vergoeden van kosten die de werknemer ook daadwerkelijk maakt enkel in het belang van het thuiswerken.