Zo krijg je een professional die verantwoordelijkheid neemt

Managers willen graag dat de professionals meer eigen verantwoordelijkheid nemen, terwijl de professionals graag meer regie hebben over hun werk.

Een regelmatig terugkerend thema in de relatie tussen managers en professionals is verantwoordelijkheid versus regie. Managers willen graag dat de professionals meer eigen verantwoordelijkheid nemen, terwijl de professionals graag meer regie hebben over hun werk. Eigenlijk is het raar dat dit vaak niet lukt. Immers, als medewerkers meer eigen verantwoordelijkheid nemen en krijgen, hébben ze meer regie. Dus eigenlijk willen medewerkers en managers hetzelfde. Wat gaat er dan toch mis?

Wat managers en professionals doen

Managers willen graag dat professionals de dingen zelf regelen en zich melden als dat niet lukt. Maar dat betekent natuurlijk niet dat professionals op het laatste moment melden dat een project niet op tijd af is, of niet toekomen aan het schrijven van dat belangrijke rapport. De manager verwacht dat een professional verder kan kijken dan zijn neus lang is, en overziet wat hij hiermee creëert. Hij vertrouwt erop dat de professional dit soort situaties tijdig signaleert en hier actie op onderneemt.

Managers willen dat professionals zelf dingen regelen

Professionals voelen zich juist erg verantwoordelijk, gaan door met hun klus zolang ze kunnen. Pas als het echt niet meer anders kan, trekken ze aan de bel. Zij vinden dan ook dat ze hun verantwoordelijkheid hebben genomen. Maar, ze worden hierin niet gekend. Tegelijkertijd wensen zij dat ze meer regie krijgen over hun werk en tijd. Er wordt nu zoveel op hun bord geschoven, dat het niet te doen is. En dan verwachten ‘ze’ ook nog dat het op tijd af is én kwalitatief goed… Professionals werken zich uit de naad, maar krijgen hun werk nooit klaar. De denkfout die gemaakt wordt is dat een situatie meteen leidt naar een effect. Als mijn professionals in de problemen komen (situatie), komt het niet goed (effect). Het enige dat ik kan doen is het oplossen (gedrag). Ik heb al zo vaak gezegd dat het te druk is (situatie), maar ze doen er niets aan (effect). Het enige dat ik kan doen is zo hard mogelijk doorwerken en zo goed mogelijk mijn best doen (gedrag).

Wat jij doet bepaalt effect

Dit klopt niet! Niet de situatie bepaalt het effect, maar wat jij doet. Kijk maar:

Situatie: Er ligt te veel werk. Gedrag: Hoewel je meermaals hebt aangegeven dat je te druk bent, ga je ondertussen door met overal ja op zeggen, geen prioriteiten stellen, dilemma’s niet bespreekbaar maken, geen hulp inroepen en niet op de rem staan. Effect: Mensen horen wel dat je te druk bent, maar ze merken het niet. Ze voelen zich dan ook niet geroepen om iets te veranderen, dus blijven ze doen wat ze altijd deden, waardoor jij te druk blijft. Situatie: Professionals trekken te laat aan de bel als er iets mis gaat. Gedrag: Je moppert dat ze weer op het laatste moment komen en ondertussen blus je elk brandje dat langskomt, omdat de klant er anders last van heeft. Effect: Je mensen horen je wel mopperen en begrijpen het zelfs. Dus proberen ze nog beter alles zelf te doen en echt pas aan de bel te trekken als ze geen enkele andere optie meer zien. Ze willen je niet lastig vallen. Pijnlijk? Ja! Het ligt op z’n minst voor een deel aan jezelf (au-confrontatie). Prettig? Ja! Jij kunt er iets aan doen!

Drie stappen om invloed te hebben

Met deze drie stappen kun je je gedrag aanpassen en invloed hebben op het effect van een situatie die niet veranderbaar lijkt:

1. Begin met het bedenken welk effect je wél wilt. Concreet, zonder ontkenning erin. Dus ‘Ik wil maximaal 40 uur werken, ik wil dat mijn werkpakket hierin past en ik wil met enige ontspanning en een helder hoofd mijn werk kunnen doen’. Of: ‘ik wil dat we ons gezamenlijk verantwoordelijk voelen voor een goed resultaat voor de klant én ik wil mijn professionals de ondersteuning bieden die zij nodig hebben’.
2. Ga op onderzoek uit wat jij kunt doen om dit effect te bereiken. Niet alles kan, maar er kan vaak veel meer dan je vooraf denkt. Ga als professional in gesprek met je leidinggevende om duidelijk te krijgen waar prioriteiten liggen, wat je zelf kunt beslissen en wanneer je met hem kun overleggen. Als manager kun je het gesprek met je professionals aangaan om samen een oplossing te vinden voor terugkerende ‘brandjes’.
3. Experimenteer! Ga uitproberen wat het effect is als je iets anders doet. Leer daarvan, bespreek het met betrokken en zet een volgende stap.

Kortom: ga er samen eens goed voor zitten, beste manager en professional! Neem de situatie als een gegeven, niet het effect. Samen maken jullie het verschil. Bron en meer informatie: Callista Roelofs, De Waanbrekers.