Het instroom-, doorstroom- en uitstroomproces (IDU-proces) start bij de HR-afdeling en vormt een rode draad in de dagelijkse werkzaamheden van de HR-afdeling. Dit proces is ontzettend belangrijk omdat het bijdraagt aan de ontwikkeling van medewerkers, het succes en de toekomstbestendigheid van de organisatie. Als HR-manager draag je hiervoor samen met jouw afdeling de verantwoordelijkheid. Maar naast het begeleiden van het IDU-proces wil je ook dat jouw medewerkers tijd overhouden voor andere taken. Daarom is het belangrijk om het IDU-proces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Hoe pak je dit aan? Waar begin je? Dat vertel ik je in deze blog.
Onboarding in de praktijk
Hoe de indiensttreding binnen het IDU-proces geregeld is, maakt of breekt de start van een medewerker. Het is namelijk het moment dat een nieuwe medewerker kennis maakt met de organisatie en werkzaamheden. Tevens is het de start van de personeelscyclus. Het is daarom belangrijk dat je een goede eerste indruk achterlaat als werkgever. Zo blijkt uit onderzoek dat 71 procent van de werknemers het als onprofessioneel ervaart wanneer ze op de eerste werkdag niet over de juiste digitale middelen, zoals een laptop en mobiele telefoon, beschikken om hun werk uit te voeren. Iets wat je dus absoluut wil voorkomen. Zorg daarom dat je een kant en klaar stappenplan hebt voor de onboarding. Wat moet een nieuwe medewerker allemaal leren, welke devices zijn er nodig en wie leert hem of haar de nodige skills? Breng deze stappen in kaart. Door een digitaal systeem te gebruiken voor de onboarding, zorg je dat een nieuwe medewerker na het in dienst treden een zachte landing heeft. Het garandeert daarbij dat elke nieuwe medewerker hetzelfde proces doorloopt.
Doorstroom op de werkvloer
Iets wat ook regelmatig voorkomt op de werkvloer is dat medewerkers doorstromen (De D van het IDU-proces) naar een andere functie binnen de organisatie, oftewel crossboarding. Ook hierin speelt de HR-afdeling een grote rol. Denk bijvoorbeeld aan de begeleiding in de ontwikkeling van medewerkers, maar ook het in goede banen leiden van de personeelsadministratie. Aan dit soort taken zijn HR-medewerkers veel tijd kwijt. Om de druk op de HR-afdeling te verlagen kun je inzetten op digitalisering. Een digitaal systeem biedt de mogelijkheid voor medewerkers om zelf gemakkelijk hun persoonlijke gegevens te wijzigen en verlof in te dienen. Zo zorg je ervoor dat medewerkers zelf hun zaken regelen en houdt de HR-afdeling meer tijd over voor belangrijke onderwerpen zoals duurzame inzetbaarheid. Zorgen voor mentaal en fysiek welzijn, zodat medewerkers met plezier en motivatie aan het werk blijven en zich ontwikkelen. Want HR draait immers om de mens binnen de organisatie en dit mogen we niet uit het oog verliezen.
Wanneer de wegen scheiden
Er is een tijd van komen en een tijd van gaan, en dat is de laatste stap van het IDU-proces. En ook voor het uitdiensttredingproces is de HR-afdeling verantwoordelijk. Denk aan het doorgeven van wijzigingen aan de Belastingdienst maar ook praktische zaken zoals ervoor zorgen dat medewerkers hun spullen inleveren. En dat de IT-afdeling op de hoogte wordt gesteld van wanneer de laatste werkdag is. Dit zodat mensen na hun laatste werkdag geen toegang meer hebben tot de digitale systemen van de organisatie. Om ervoor te zorgen dat je geen belangrijke stappen over het hoofd ziet, is het handig om ook de uitdiensttreding te digitaliseren. Toch blijkt uit onderzoek dat in de praktijk slechts 36 procent van de werkenden van mening is dat zijn of haar organisatie een goed systeem heeft om digitale middelen in te leveren. Hier liggen dus `voor veel HR-afdelingen nog kansen om dit proces meer te stroomlijnen.
IDU-proces: meer efficiëntie en strategie
Als HR-manager wil je de processen op de afdeling zo efficiënt mogelijk laten verlopen, zodat medewerkers niet alleen hun tijd besteden aan ad hoc taken. Door het IDU-proces te digitaliseren, maak je van een tijdrovend proces een efficiënt proces. Het resultaat? Meer efficiëntie op de HR-afdeling met betrekking tot administratie en daardoor meer tijd over voor onderwerpen zoals talentmanagement en strategische personeelsplanningen.
Door: Suzanne van Dijk, Business Unit Director bij TOPdesk.
