'Zorg voor een energieke Lean wind die continu blijft waaien'

De noodzaak voor bedrijven om continu te blijven verbeteren is de laatste jaren steeds groter geworden. Nieuwe technologieën ontwikkelen zich met een ongekende snelheid. Daarnaast wordt de klant steeds kritischer, nieuwe wensen en eisen moeten steeds sneller worden ingevuld, zonder dat de kwaliteit verloren gaat. Bij kartonproducent ESKA zijn met het GOLD-verbeterprogramma alle verbeterinitiatieven op elkaar afgestemd tot een samenhangende aanpak.

ESKA is een ‘solid board’ (hard karton) producent die al 130 jaar actief is. ESKA richt zich met hun motto: ‘We’re IN’ op het optimaliseren van zowel huidige producten in diverse segmenten als het ontwikkelen van nieuwe producten. De markt van solid board is continu in beweging.

Het ESKA verbeterprogramma GOLD kevert hieraan een belangrijke bijdrage. De letters GOLD geven de kern van continu verbeteren binnen ESKA aan: Gezamenlijk Ontwikkelen door Leren en Doen. Daarnaast staat GOLD voor goud: een symbool voor een prestatiegedreven houding.

Rienk Jan van der Kooi is CEO van ESKA, en vertelt over de opstart van hun Lean Six Sigma verbeterprogramma.

Waarom de opstart van het GOLD-programma?

Rienk Jan: ‘Toen ik half 2015 bij ESKA begon als CEO was ik positief verrast door de naamsbekendheid van het bedrijf binnen deze sector. Ook de betrokkenheid, kennis en trots van de medewerkers vielen mij in positieve zin op. Aan de andere kant merkte ik dat er weinig veranderingsbewustzijn was. Het besef ontbrak dat de kartonmarkt over twee, vijf of tien jaar sterk veranderd zal zijn en we het ons dus niet kunnen veroorloven om stil te blijven staan. Een belangrijke speler zijn en blijven in een sterk veranderende markt is de drijfveer achter ons hele verbeterprogramma.’

GOLD draagt bij aan het realiseren van de nieuwe strategische doelstellingen van de organisatie. Het verbeterprogramma van ESKA is niet alleen gericht op vernieuwen, maar ook op het optimaliseren van huidige producten. Lean Six Sigma principes en tools worden ingezet om het rendement van huidige verbeterprojecten te vergroten maar ook om doeltreffend, snel en gestructureerd nieuwe producten te ontwikkelen.

Van strategie naar actie. MT en middenkader bespreken samen op de Gemba (werkvloer) actuele thema’s en hoe deze vertaald kunnen worden naar dagelijkse werkzaamheden in de teams. Actieve staande werksessie roulerend langs flip-overs.

Succesfactoren bij de opstart

Voor een succesvolle opstart van een verbeterprogramma is een aantal aspecten cruciaal: communicatie, het betrekken van de medewerkers en het laten ervaren van de nieuwe manier van werken. ‘Waarom veranderen?’ is een vraag die bij veel medewerkers in het begin leeft. Bij de opstart is het van belang om een sense of urgency te creëren, zodat iedereen snapt waarom deze verandering noodzakelijk en nuttig is.

Rienk Jan: ‘Wij proberen hier altijd rekening mee te houden. Ik schuif bijvoorbeeld zelf aan bij het werkoverleg om onderwerpen toe te lichten en te laten zien dat ik er voor hen ben. Daarnaast moet je er goed op letten dat je een uniforme boodschap brengt waarin duidelijk is wat we doen, waarom we het doen en waar alles past in het grotere plaatje. De boodschap herhalen, herhalen en blijven herhalen is belangrijk.

GOLD geeft het verbeterprogramma een gezicht en zorgt ervoor dat de nieuwe manier van werken verankerd wordt in onze organisatie en manier van samenwerken. Ik ben me ervan bewust dat ik daar een grote rol in speel. De hele strategische discussie en de koers die we willen varen, heb ik zelf aan de mensen uitgelegd. Niet in twee grote sessies met 2 x 175 man, maar bewust op teamniveau, omdat je dan veel meer de dialoog kunt aangaan. Deze sessie kreeg intensieve opvolging, wederom op teamniveau. Deze persoonlijke aanpak zorgde ervoor dat er veel blijft hangen bij de collega’s. Dat is echt merkbaar.’

Grotere rol voor middenkader

Om alle medewerkers te bereiken en zo effectief de veranderslag te kunnen maken, heeft vooral het middenkader een belangrijke rol gekregen: ‘Ons MT was daarvoor gewoon te klein. Om de grote groep enthousiast te krijgen en concreet stappen te kunnen maken hebben we het middenkaderoverleg nieuw leven ingeblazen. We wilden een frequenter overleg dat daarbij ook interactiever zou zijn. Dus geen traditionele aanpak met veel presentaties en passief luisteren, maar als MT en middenkader samen actief aan de slag met onderwerpen die ons bezighouden en concreet de vertaalslag maken naar de teams die door het middenkader worden aangestuurd. Onze communicatie gaat op deze manier zowel van boven naar beneden, als van beneden naar boven. Hiermee zorgen we dat we continu zowel de goede dingen doen, alsook de dingen goed doen.’

Toelichten en bespreken van de samenhang tussen diverse verbeterinitiatieven door verschillende bouwstenen letterlijk te stapelen tot de ESKA GOLD verbeterfabriek.

Uitdagingen komende periode

Rienk Jan: ‘We zullen voortdurend moeten werken aan het blijven creëren van een sense of urgency en prikkels geven om te blijven verbeteren. Verbeteren doe je niet alleen in projecten, maar je moet hier dagelijks mee bezig zijn. Belangrijk hierbij is om collega’s te helpen de oude vertrouwde werkwijze weer te verbeteren. Continu verbeteren betekent niet alleen het verbeteren van processen maar ook het ontwikkelen van mensen. Adviseurs van Q-Consult begeleiden dit hele proces, zorgen ervoor dat we de kwaliteit ervan borgen, en helpen ons snelheid te houden.’

Kijkend naar de toekomst zegt Rienk Jan: ‘De organisatie bestaat 130 jaar en we willen daar natuurlijk nog vele jaren aan toevoegen! Maar we staan niet zonder uitdagingen. Het speelveld verandert continu, nationaal en internationaal. Dit dwingt ons om scherp te blijven en proactief te handelen.’