Ondanks de opkomst van videoconferencing en conference calls vormen reis- en verblijfkosten nog altijd een flinke kostenpost voor het bedrijfsleven. Wie denkt dat reiskostenbeleid het ultieme middel is om uitgaven in de hand te houden, komt bedrogen uit. De uitvoering van dat beleid laat vaak te wensen over, met budgetoverschrijdingen en mopperende werknemers tot gevolg.
Bij het voorbereiden van een zakenreis moeten belangrijke keuzes worden gemaakt. Gaat de reis per trein, met het vliegtuig of met de auto? Wordt er op de plaats van bestemming een auto gehuurd? En kies je voor een chique of meer basic hotelkamer?
Om te voorkomen dat werknemers dit allemaal zelf bepalen, hanteren verreweg de meeste grote bedrijven een reiskostenbeleid. Door precies aan te geven wat wel en wat niet mag, houd je de uitgaven voor zakenreizen binnen het vastgestelde budget. Althans: in theorie.
Overschrijding
De praktijk is namelijk weerbarstig. Uit het Business Traveller Report 2015 blijkt dat een op de drie werknemers zich eenvoudigweg niet aan dat beleid houdt. Tickets en overnachtingen worden buiten de voorgeschreven kanalen om geboekt en zijn vaak duurder dan toegestaan.
Deels komt dit doordat werknemers niet op de hoogte zijn van de beleidsregels. Ze hebben echter ook een ander eigenbelang dan hun werkgever. Bij zakenreizigers zijn verblijfcomfort en een korte reistijd vaak belangrijkere overwegingen dan kostenbeheersing.
Daar komt bij dat boeking- en declaratieprocedures het eenvoudig maken om te hoge reiskosten te declareren. Bij een onderzoek van techconsult waarbij het reiskostenbeleid van 530 ondernemingen is onderzocht, bleek dat bijna 70 procent van alle zakelijke reizigers hun boekingskosten zelf moet voorschieten. De declaratie van die kosten verloopt vervolgens via een niet-transparante procedure, met geprinte invulformulieren waar facturen aan zijn vastgeniet. Het gevolg is dat bij 1 op de 5 bedrijven het reisbudget wordt overschreden.
Irritaties
Traditionele boeking- en declaratiesystemen leiden niet alleen tot budgetoverschrijdingen, ze zorgen ook voor irritatie bij werknemers die zich wel aan de regels houden. In het techconsult-onderzoek klaagt bijna een derde van de ondervraagde werknemers over omslachtige procedures. Ze leveren papieren rompslomp op, zijn tijdrovend, en uiteindelijk moet men wekenlang wachten tot de voorgeschoten kosten zijn terugbetaald.
Automatisering
Het is daarmee raadzaam om kritisch te kijken naar de manier waarop boekingen en declaraties plaatsvinden. Het opstellen, hanteren en controleren van procedures geeft een praktische uitwerking aan het reiskostenbeleid. Zijn deze procedures niet sluitend, dan is dat beleid al snel een wassen neus.
Een geautomatiseerd systeem waarin procedures zijn geïntegreerd met de regels uit het reiskostenbeleid voorkomt dit. Het maakt een hele reeks al dan niet doelbewust gemaakte fouten met declaraties schier onmogelijk en haalt ergernissen bij werknemers weg. Wellicht is dat laatste zelfs een extra motivatie voor zakenreizigers om de richtlijnen zo precies mogelijk te volgen.
Kristof Huet, Director Benelux en Nordics bij Concur