• Nieuwsbrieven
  • MI Academy
  • Docentexemplaar
  • Boeken
  • Webshop
  • Contact
  • Over ons

Management Impact

Inspireert, verbindt en brengt verder

  • Home
  • Innovatie
  • Kwaliteit
  • Leiderschap
  • Organisatie
  • Strategie
  • Verandermanagement
  • Zorgmanagement

Blog1 feb 2016

Reiskostenbeleid: een wassen neus?

Geen categorie

Ondanks de opkomst van videoconferencing en conference calls vormen reis- en verblijfkosten nog altijd een flinke kostenpost voor het bedrijfsleven. Wie denkt dat reiskostenbeleid het ultieme middel is om uitgaven in de hand te houden, komt bedrogen uit. De uitvoering van dat beleid laat vaak te wensen over, met budgetoverschrijdingen en mopperende werknemers tot gevolg.

 

Bij het voorbereiden van een zakenreis moeten belangrijke keuzes worden gemaakt. Gaat de reis per trein, met het vliegtuig of met de auto? Wordt er op de plaats van bestemming een auto gehuurd? En kies je voor een chique of meer basic hotelkamer?

Om te voorkomen dat werknemers dit allemaal zelf bepalen, hanteren verreweg de meeste grote bedrijven een reiskostenbeleid. Door precies aan te geven wat wel en wat niet mag, houd je de uitgaven voor zakenreizen binnen het vastgestelde budget. Althans: in theorie.

Overschrijding

De praktijk is namelijk weerbarstig. Uit het Business Traveller Report 2015 blijkt dat een op de drie werknemers zich eenvoudigweg niet aan dat beleid houdt. Tickets en overnachtingen worden buiten de voorgeschreven kanalen om geboekt en zijn vaak duurder dan toegestaan.

Deels komt dit doordat werknemers niet op de hoogte zijn van de beleidsregels. Ze hebben echter ook een ander eigenbelang dan hun werkgever. Bij zakenreizigers zijn verblijfcomfort en een korte reistijd vaak belangrijkere overwegingen dan kostenbeheersing.

Daar komt bij dat boeking- en declaratieprocedures het eenvoudig maken om te hoge reiskosten te declareren. Bij een onderzoek van techconsult waarbij het reiskostenbeleid van 530 ondernemingen is onderzocht, bleek dat bijna 70 procent van alle zakelijke reizigers hun boekingskosten zelf moet voorschieten. De declaratie van die kosten verloopt vervolgens via een niet-transparante procedure, met geprinte invulformulieren waar facturen aan zijn vastgeniet. Het gevolg is dat bij 1 op de 5 bedrijven het reisbudget wordt overschreden.

Irritaties

Traditionele boeking- en declaratiesystemen leiden niet alleen tot budgetoverschrijdingen, ze zorgen ook voor irritatie bij werknemers die zich wel aan de regels houden. In het techconsult-onderzoek klaagt bijna een derde van de ondervraagde werknemers over omslachtige procedures. Ze leveren papieren rompslomp op, zijn tijdrovend, en uiteindelijk moet men wekenlang wachten tot de voorgeschoten kosten zijn terugbetaald.

Automatisering

Het is daarmee raadzaam om kritisch te kijken naar de manier waarop boekingen en declaraties plaatsvinden. Het opstellen, hanteren en controleren van procedures geeft een praktische uitwerking aan het reiskostenbeleid. Zijn deze procedures niet sluitend, dan is dat beleid al snel een wassen neus.

Een geautomatiseerd systeem waarin procedures zijn geïntegreerd met de regels uit het reiskostenbeleid voorkomt dit. Het maakt een hele reeks al dan niet doelbewust gemaakte fouten met declaraties schier onmogelijk en haalt ergernissen bij werknemers weg. Wellicht is dat laatste zelfs een extra motivatie voor zakenreizigers om de richtlijnen zo precies mogelijk te volgen.

Kristof Huet, Director Benelux en Nordics bij Concur

Laatste update: 01 feb 2016

Reageren op dit artikel

Gerelateerde tags

Blog Organisatie

Verder lezen

17 mei 2016Geen categorie
Hoe maak je een ‘high performance team’ ?
4 mei 2016Geen categorie
Ben Tiggelaar: Manager wordt leraar van de organisatie
12 apr 2016Geen categorie
Generatie CE
17 mrt 2016Geen categorie
Eerlijke communicatie
9 mrt 2016Geen categorie
Ik moet helemaal niet uit mijn comfortzone
15 feb 2016Geen categorie
Zolang ik maar tienen om me heen heb
  • Collegereeks Vrouwelijk Leiderschap
  • Blogs

    Je vertrouwen is geschaad. Niet gaan wantrouwen nu.15 jun 2022
    Leidinggeven aan bevlogenheid: als er duizend zonnen aan de hemel staan13 mei 2022
    Zie je organisatie niet als bedrijf, maar als opleidingsinstituut’6 apr 2022
    Hard werken is helemaal zo gek nog niet5 apr 2022
    Als leidinggevende heb je maar 1 taak!10 mrt 2022
  • Boeken

    De Corporate Yogi
    Superfalen
    Handboek procesbegeleiden voor teamcoaches
    Politiek sensitief aan de slag
    Informeel leiderschap
    Het SUPERBREIN-geheim
  • Nieuwsbrief

    Niets meer missen van Management Impact? Meld je dan aan voor onze gratis nieuwsbrief.
    • *
    • Hidden
    • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

  • Recente reacties

    • Ina Vogel op DISC en MBTI zijn bagger, op één ding na
    • Martin Buil op Jouw medewerkers ontspannen op vakantie? Mooi niet!
    • Ed op Hoe geef je emoties een plek op het koude scherm?
    • ronald op Service design thinking: de ideale situatie als vertrekpunt
    • lee op Wat je als manager kunt leren van een psychopaat
  • Gratis downloads

    Whitepaper: Smart Brains
    Whitepaper: Diversiteit en Verandering
    Arend Ardon - Ontketen vernieuwing in je organisatie
  • Ingezonden berichten

    Hoe jouw bedrijf kan gaan verduurzamen24 jun 2022
    Is een werkbroek belangrijk?13 jun 2022
    Online oplichters richten zich op werkzoekenden13 jun 2022
  • Management Impact

    • Over ons
    • Contact
    • Nieuwsbrieven
    • Linkedin
    • Webshop
    • Events
    • Algemene voorwaarden
    • Privacy en Cookie

    Thema’s

    • Verandermanagement
    • Leiderschap
    • Innovatie
    • Project & Proces
    • Kwaliteit
    • Zorgmanagement
    • Strategie
    • Persoonlijke groei

    Categorie

    • Video’s
    • Blogs
    • Podcasts
    • Whitepapers
    • Congressen
    • Boeken

    Verder

    • Leren Veranderen
    • Veranderen als samenspel
    • Coachlink
    • Boekensites
    • M&O
    • Sigma
    • Boom
    vakmedianet

    Copyright: Boom uitgevers Amsterdam BV
    Op gebruik van deze site zijn onze Algemene voorwaarden Privacy policy en Cookie reglement van toepassing