Teamwerk lijkt vanzelfsprekend maar in de praktijk valt het vaak vies tegen. Een goed resultaat behalen als team vraagt veel oefening, begeleiding en kennis van zaken. Onderzoeker Karin Derksen schreef het boek Goed teamwerk en vertelt ons veel nieuwe dingen. Een team heeft bijvoorbeeld maximaal 10 teamleden. En wist je dat teams veel hinder hebben van ‘sociaal luieren’? En 1 + 1 = 1,5 en niet 3. Het is balanceren en zoeken, maar goed teamwerk is mogelijk vertelt Derksen in de Boom Management Podcast. Op 2 november spreekt ze ook op het Jaarcongres Teamcoaching.
Voor we ingaan op goed teamwerk, moeten we eerst weten wat een team precies is. Een team is pas een team als het een beperkte omvang heeft van maximaal tien mensen met een duidelijk gezamenlijk doel én met een onderlinge afhankelijkheid. Belangrijk is dat je echt móet samenwerken om het doel of de opgave te realiseren.
Dit lijkt misschien voor de hand te liggen, maar in de praktijk voldoen veel teams in organisaties hier niet aan. Veel grote teams hebben niet zoveel met elkaar van doen. Derksen: “Dan wordt gezegd dat ze iets aan teambuilding moeten doen omdat ze niet echt een team zijn. Dan probeer je in feite iets te bereiken wat praktisch onmogelijk is. Je zadelt de groep ergens mee op wat gewoon echt niet kan.”
Als je geen wederzijdse afhankelijkheid van elkaar hebt, is dit niet erg. Je kan het heel gezellig samen hebben zonder dat je een team bent. Volgens Derksen is het dan ook niet nodig om daarin te investeren. Zonde van je tijd en energie.
Sociaal luieren
Met goed teamwerk weet je de dingen zo met elkaar te doen dat je verder komt dan dat je los van elkaar had gekund. Op een goede manier maakt het team gebruik van ieders kwaliteiten en deskundigheid. De regel 1 + 1 = 3 is erg optimistisch volgens de auteur. Uit onderzoeken blijkt dat een team beter presteert met als gemiddeld resultaat 1 + 1 = 1,5. Zo zie je dat er ook verlies zit in teamwerk. Maar waar ligt dat verlies dan aan?
Derksen: “Het verlies komt deels door het sociaal luieren in teams.” Een prachtige term maar wat houdt het precies in? Voorbeelden zijn dat als je met meer mensen bent dat je dan denkt ‘ach dat kan wel een tandje minder’. Of je werkt samen met collega aan iets en je denkt dat die collega een bepaalde taak veel beter kan dan jijzelf. Dat kan een prima keuze zijn, mits het niet tot gevolg heeft dat jij jouw kwaliteiten minder inzet. Want dan verliezen we met elkaar een stukje resultaat.
Sociaal luieren komt ook voor als er ‘fouten’ ontstaan in een team. Een voorbeeld is dat we allemaal standaard te laat komen voor vergaderingen. Je vergoelijkt je eigen tekortkomingen met wat anderen laten liggen.
Door met elkaar in gesprek te gaan kunnen we sociaal luieren en de nadelige gevolgen ervan voorkomen. Hoe kunnen we die kwaliteiten van een ieder zo optimaal mogelijk inzetten in de beperkte tijd en middelen die samen hebben?
Sociale veiligheid
In zo’n gesprek moet je wel een beetje met de billen bloot, want je praat over waar je goed in bent en waar je minder goed in bent. Dan kom je automatisch bij het actuele thema sociale veiligheid. In een goed team moet je open en eerlijk kunnen zijn. Op het moment dat iemand een keer vervelend wordt afgekapt, ben je gelijk drie stappen terug. Derkens denkt dat teams of teamleden zich te weinig realiseren dat ieder teamlid een bijdrage levert aan hoe veilig of onveilig het in het team is. En dat je veiligheid alleen maar met elkaar in de samenwerking kan creëren. En als je toch in een onveilige situatie belandt, probeer dan met kleine stapjes voorwaarts te gaan. Het team moet inzien hoe de onveiligheid is ontstaan of wat het onveilig maakt. Soms heb je hulp nodig van een leidinggevende of een teamcoach.
Waak er echter voor dat sociale onveiligheid te pas en te onpas wordt gebruik. Derksen waarschuwt: “Als het allemaal niet zo lekker loopt, is het makkelijk om de term te roepen. Ze raadt daarom aan om met het team terug te gaan naar de spelregels en af en toe even stil te staan. Wat was ons gezamenlijke doel of opgave ook alweer? Vaak blijkt dat we daar allemaal anders tegenaan kijken. Door dit regelmatig te bespreken maak je het veiliger. Zijn we nog steeds op dezelfde weg met elkaar? Draagt iedereen voldoende bij? Of moeten we misschien iets bijstellen? Terugkijken en vooruitkijken. Goed teamwerk is dat je ongemak met elkaar op een goede manier aankan. En erop vertrouwen dat je er samen uitkomt en er iets beters van maakt.
Teamontwikkelruimte
Derksen is gepromoveerd op teamontwikkelruimte. Samengevat houdt het in dat teams vier activiteiten te doen hebben. Aan de ene kant organiseren en toekomst creëren en aan de andere kant reflecteren en dialoog voeren. Als het een team lukt om deze activiteiten gebalanceerd in de praktijk te brengen, blijken ze succesvoller te zijn om het doel met elkaar te realiseren.
In de praktijk is dit niet altijd makkelijk. Aan de ene kant wil je tempo maken en naar het resultaat toewerken en aan de andere kant wil je soms vertragen en even stilstaan of zelfs een stap achteruit zetten. Voor veel teams is het moeilijk om de juiste balans te vinden. Volgens Derksen is het belangrijk dat alle teamleden weten wat hun gemeenschappelijke doel of opgave is. Als er dan een conflict of discussie ontstaat, is het makkelijk om daarop terug te vallen om vervolgens weer door te kunnen gaan.
Fascinaties
Derksen is gefascineerd door de vraag hoe als team iets voor elkaar krijgt. Zeker als het gaat om een team met circa acht of tien mensen. “Dan is dat best complex om dat goed met elkaar te doen. We onderschatten enorm de complexiteit van teamwerk.”
Ook kijkt ze met nieuwsgierigheid naar alle grote vraagstukken, opgaven en transities waar Nederland voor staat, waarbij je te maken hebt met veel groepen en subgroepen. “Het fascineert mij enorm hoe we dat doen en hoe je van groot naar klein en van klein naar groot komt”, vertelt ze. Teams in teams. Wat kunnen we beter in kleine groepjes (teams) doen? En hoe moeten die groepjes er uitzien? Deze nieuwe aanpak vraagt nog veel aandacht en ondersteuning van organisaties.
Een team is niet altijd een team
In de praktijk ziet Derksen weinig goed functionerende teams. Ook ziet ze regelmatig ‘teams’ die naar haar idee geen team zijn en ook niet kunnen worden. Ze werkt veel in de onderwijs- en zorgsector en naar haar mening is daar goed teamwerk hard nodig. Aan schoolleiders in een Master of Educational Leadership geeft ze les. Aan het begin van de module hoort ze regelmatig dat ze dachten leiding te geven aan een team, maar na het lezen van het boek ontdekken ze dat het geen team is. Ze vragen zich af waar ze eigenlijk leiding aan geven. Vaak gaat het om een aantal groepen die ze samen het team noemen. Soms raadt ze de schoolleiders aan om zich meer te focussen op de kleinere groepen waarin het echte werk gebeurt, maar waarvan zij het idee hebben dat deze weinig aandacht behoeven. Derksen vult aan: “Na een halfjaar zeggen ze bijna allemaal dat ze er anders tegenaan kijken en dat ze op een andere manier met hun werk bezig zijn.”
De paradox van zelfsturende teams
In haar boek schrijft Derksen veel over zelfsturende teams. Daarin ziet zij een paradox. Leidinggevenden denken vaak dat ze een zelfsturend team kunnen loslaten. Het tegenovergestelde is waar, want een zelfsturend team vraagt juist meer van een leidinggevende. In 100% zelfsturend gelooft ze niet echt: “Het is een precair spel tussen wanneer je als leidinggevende loslaat en wanneer je er zelf even instapt, helpt of zelfs bijstuurt.”
Ze ziet de nodige valkuilen. Als voorbeeld noemt de zorg waarin een aantal jaren geleden een sommige organisaties overgingen naar zelfsturende of zelforganiserende teams. In het begin lijkt het oké. In no time staat de informele leider binnen een team op en de andere teamleden vinden dat vaak best prettig. Maar in feite heb je dan toch weer een leidinggevende en haal je mogelijk niet het beste uit het team. Na verloop van tijd is de kans groot op sociaal luieren en soms ergernis.
“Als je echt zelfsturend wilt werken, moet je het leiderschap met elkaar verdelen”
Als je echt zelfsturend wilt werken, moet je het leiderschap met elkaar verdelen, vindt Derksen. Onderzoek met elkaar waar ieders kwaliteiten liggen en verdeel de taken én het leiderschap. Focus niet alleen naar de inhoudelijke opdracht van het werk, maar besteedt ook aandacht aan het proces. Wat is nodig om het resultaat met elkaar te realiseren?
Diversiteit
Op de vraag hoe ze tegen diversiteit aankijkt zegt ze: “Je moet het niet groter maken dan het is. Eigenlijk is diversiteit bijna vanzelfsprekend in ieder team. We maken er alleen niet altijd goed gebruik van.” Wat haar betreft moeten we meer onderzoeken in een team wat je in huis hebt en hoe je de kwaliteiten goed kan inzetten, dan op voorhand nadenken of wel de juiste mensen in het team zitten. Koppel dit aan wat je met elkaar te doen hebt en hoe je het goed inzet. En natuurlijk is het belangrijk om goede afspraken te maken, want op basis daarvan kun je feedback vragen en geven. En ja, dit klinkt makkelijker dan het in de praktijk is, beaamt Derksen. “Goed teamwerk is het is continu zoeken en balanceren met elkaar.”
Door: Monique Krol
- Op 2 november spreekt Karin Derksen op het Jaarcongres Teamcoaching.
