Eén op de drie medewerkers (32%) heeft meer dan eens vertrouwelijke kantoorinformatie meegenomen of doorgestuurd, blijkt uit een nieuw onderzoek van Iron Mountain, gespecialiseerd in informatiebeheer.
Gevoelige informatie is met name kwetsbaar wanneer medewerkers vertrekken – al dan niet gedwongen. Het onderzoek laat zien dat maar weinig medewerkers er moeite mee hebben vertrouwelijke informatie mee te nemen.Geen kwade opzet
Van kwade opzet is amper sprake (7 %). Belangrijkste drijfveer is dat de stelende medewerker denkt dat het gestolene nuttig is voor zijn of haar nieuwe baan (72 %). Daarna is de belangrijkste motivering dat de vertrekkende medewerker zich mede-eigenaar voelt, omdat hij of zij heeft meegewerkt aan de totstandkoming van de informatie (66 %).
Favoriete doelen
De favoriete doelen van vertrekkende medewerkers, betreffen altijd gevoelige en waardevolle informatie die essentieel is voor het concurrentievoordeel van de onderneming, voor de merkreputatie en voor het klantvertrouwen.
Het meest onder de arm worden genomen: het klantenbestand (51%), presentaties (46%), offertes (21%), strategische bedrijfsplannen (18%) en ontwikkelingsplannen voor producten en diensten (18%)
Met een positieve blik op de onderzoeksresultaten, kun je concluderen dat vertrekkende medewerkers die informatie van hun voormalige werkgever meenemen, gericht zijn op hun werk en hun productie, en het amper kwaad bedoelen. Maar het algemene cijfer dat er in 7% van de gevallen sprake is van kwade opzet, verandert volledig wanneer er sprake is van ontslag. Dan blijkt een derde (31%) er geen wroeging bij te hebben wanneer hij of zij vertrouwelijke informatie opzettelijk meeneemt of deelt.
Corporate Information Responsibilty
'Bedrijven hebben dringend behoefte aan een samenhangend informatiebeleid en archiefbeheer dat geborgd wordt in een Corporate Information Responsibilty-programma, en bij de vertrekregeling, hoort ook een solide vertrekprocedure met betrekking tot bedrijfsinformatie', zegt Jeroen Strik, directeur van Iron Mountain Nederland. 'Bedrijven die begaan zijn met hun informatieveiligheid, neigen ernaar digitale forten te bouwen. Ze vergeten bij hun archiefvernietiging wat er allemaal aan papier rondzwerft, is onze ervaring.'
Heldere richtlijnen
Gebrekkig informatiebeleid kan een belangrijke oorzaak zijn, blijkt ook uit dit Iron Mountain-onderzoek: slechts 57% van de ondervraagden gaf aan dat het helder is welke informatie vertrouwelijk is. 34% gaf aan niet op de hoogte te zijn van enige richtlijn over welke informatie het kantoor niet mag verlaten.
Bron: Iron Mountain, ANP
Boekentip
– Fraudebeheersing
