De programma-aanpak heeft zich de afgelopen drie decennia gevormd en de laatste jaren een stevige vlucht genomen. Toch is programmamanagement een vakgebied dat nog sterk in ontwikkeling is. We laten hierna kort ons licht schijnen op de geschiedenis van het vak en de verschillende benaderingen daarvan. Michel Thiry (2015) geeft daar ook een mooi overzicht van en het is zeer de moeite waard zijn werk er eens op na te slaan.
Een stukje terug in de tijd
Het is begin jaren negentig. Veel organisaties hebben ruime ervaring opgedaan met het uitvoeren van projecten volgens allerlei projectmanagementmethoden. Het aantal projecten neemt nog steeds toe, net als de complexiteit ervan. Het overzicht over alle activiteiten binnen de organisatie ontbreekt regelmatig en de mate van succes van de projecten wordt als beperkt ervaren. De projectaanpak blijkt ontoereikend voor vraagstukken waarin het realiseren van complexe doelen centraal staat.
Steeds meer organisaties gaan over tot het inzetten van de programma-aanpak voor het omgaan met complexe vraagstukken of de coördinatie van bundels projecten en andere activiteiten. Soms betreft het meer portfolio’s of verzamelingen van projecten. Binnen bedrijven gaat het daarbij vaak om bedrijfsbrede implementaties van IT-systemen en bij overheden met name om gebiedsontwikkelingen of grote infrastructurele ontwikkelingen. Later geeft onder meer de introductie van de programmabegroting het werken met programma’s breder in overheidsorganisaties een extra impuls (ware het niet dat de programmabegroting ook weer een andere invulling is van het begrip programma). Intussen zien we ook de eerste organisaties juist afscheid nemen van het werken met programma’s, bijvoorbeeld omdat ze merken dat ze er nog niet aan toe zijn of omdat ze er nog niet goed mee uit de voeten kunnen.
Gaandeweg ontstaan verschillende benaderingen voor programma’s en er wordt met steeds grotere regelmaat gepubliceerd over het zich ontwikkelende vakgebied. Verder neemt het aantal initiatieven om programmamanagement naar een hoger niveau te tillen toe. Een voorbeeld daarvan is PGM Open, een landelijk event over programmamanagement en netwerk voor programmamanagers, waarvan wij zelf medegrondleggers zijn.
Werken aan Programma’s (WAP)
Gert Wijnen, adviseur bij Twynstra Gudde, legde in 1994 zijn gedachten vast in het boek Programmamanagement. Met collega Theo van der Tak publiceerde hij in 2002 Programmamanagement: Sturen op samenhang. Dit boek is herzien in 2006. Van der Tak werkte die aanpak daarna verder uit met Björn Prevaas. In 2014 publiceerden ze het online boek Werken aan Programma’s, dat geheel werd herzien in 2016. Door het boek als website te lanceren, zijn ze in staat de aanpak aan te passen op basis van veranderende inzichten en materialen online aan te bieden en downloadbaar te maken.
In Werken aan Programma’s definiëren ze een programma als ‘een tijdelijke manier van samenwerken, gericht op het nastreven van bepaalde doelen, die bijdragen aan het verwezenlijken van de strategie van de organisatie(s)’. Een
programma vormt een tijdelijke, doelgerichte aanpak van een veranderopgave waarvoor in samenhang allerlei inspanningen worden gerealiseerd. Deze aanpak kent acht thema’s: kiezen, programmeren, besturen, beslissen, organiseren, samenwerken, leidinggeven en ontwikkelen. Aan de hand van deze thema’s kun je een programma stevig vormgeven. Dat gebeurt in vier stadia: oriëntatie, opbouw, uitvoering en afbouw. De uitvoering bestaat uit meerdere fasen. In elk stadium en elke fase komen de acht thema’s terug.
Managing Successful Programmes (MSP)
In 1999 werd de aanpak Managing Successful Programmes (MSP) ontwikkeld door de Britse Office of Government Commerce – tegenwoordig Axelos. Hiermee werd voortgeborduurd op de filosofie en aanpak die ook ten grondslag ligt aan PRINCE2. In 2003, 2007 en 2011 is MSP herzien en bijgewerkt. MSP is voor Nederland toegankelijk gemaakt door diverse auteurs, onder wie Rix Hof in zijn boek De kleine MSP (2002, herzien in 2008 en 2011). MSP is een op Angelsaksische leest geschoeide benadering.
MSP verstaat onder een programma ‘a temporary, flexible organisation created to coordinate, direct and oversee the implementation of a set of related projects and activities in order to deliver outcomes and benefits related to the organisation’s strategic objectives’. MSP beoogt dus tijdelijke, complexe en doelgerichte opgaven hanteerbaar en bestuurbaar te maken. In de aanpak worden zeven principles (outer ring), negen governance themes (second ring) en een transformational flow (inner circle) van zes processen onderscheiden.
Samen vormen deze concepten het MSP framework, een set uitgangspunten, procesbeschrijvingen, producten, formats en checklists die programmamanagers houvast bieden bij het aanpakken van hun klus.
Standard for Program Management (SPM)
Het eerste integrale raamwerk in de Verenigde Staten verscheen in 2006. Deze Standard for Program Management (SPM) van het Amerikaanse Project Management Institute (PMI) sluit aan op de PMI-standaard voor projectmanagement, de Project Management Body of Knowlegde (PMBoK). SPM is een verzameling best practices waarin een programma wordt beschouwd als ‘a group of related projects managed in a coordinated way to obtain benefits and control not available from managing them individually. Programs may include elements of related work (e.g. ongoing operations) outside the scope of the
discrete projects in a program’.
SPM onderscheidt daarbij verschillende stadia: pre-program set up, program set up, establish program management en
technical infrastructure, deliver the benefits en close the program. Tijdens het programma zijn vier thema’s van belang: benefit management, stakeholder engagement, program governance en strategy alignment. Thiry (2015) heeft een mooie integratie gemaakt van MSP, SPM en de Japanse standaard voor programma’s P2M (die wij hier verder buiten beschouwing laten).
Programmatisch Creëren (PgMC)
Programmatisch Creëren (PgMC) van Jo Bos, Anne Jette van Loon en Hans Licht (2013) is de programmavariant van Projectmatig Creëren (PMC). Een programma wordt in deze benadering gedefinieerd als ‘een tijdelijke organisatievorm
gericht op het realiseren van een meer strategische doelen waarvoor in samenhang verschillende activiteiten (projecten, creatieve processen, routines, improvisaties) moeten worden uitgevoerd’.
De benadering is gestoeld op de creatielemniscaat, die een mooie, evenwichtige presentatie mogelijk maakt tussen de ik-, wij-, zij- en het-kant van een programma oftewel: de persoon die meedoet, met wie hij dat doet, voor wie hij dat doet en met welke taal en instrumenten hij dat doet. Daarbij wordt veel nadruk gelegd op het werken vanuit commitment, waarbij het komen tot een gemeenschappelijke visie een belangrijk element is. Ook de (meestal beperkte) macht van de programmamanager en de gevolgen daarvan voor zijn sturingsmogelijkheden krijgen veel aandacht. Bijna alle invalshoeken die te maken hebben met het creëren en leiden van een programma komen in samenhang aan de orde.
Bron: Leiderschap van de programmamanager
Door: Björn Prevaas, Jo Bos, Helmuth Stoop
