Laten we dit laatste blog van onze blogreeks, naar aanleiding van ons boek Professioneel risicomanagement bij projecten, beginnen met een prikkelende stelling: grote publieke opdrachtgevers leren slecht van inhoudelijke risico’s. De evaluerende vraag ‘hadden we dit risico kunnen voorzien en hoe kunnen we het de volgende keer voorkomen’, wordt nauwelijks gesteld. En wanneer deze wel wordt gesteld is het vaak te laat. Het project is al afgerond, data zijn niet meer terug te halen of er zijn onvoldoende data of verkeerde data opgeslagen. Conclusie: iemand moet gaandeweg het project de leerinformatie ontsluiten. Als je dat goed regelt op projectniveau kun je er ook op organisatieniveau je voordeel mee doen.
Een publieke organisatie heeft de luxe dat er veel projecten worden gedaan. En dus is er een unieke kans om elke keer te leren van de risico’s, schades en overschrijdingen. Zodat je bij een volgend project bepaalde risico’s kunt uitsluiten. Anders gezegd: je wordt elke keer beter. Je maakt betere schattingen, je ziet bepaalde dingen niet meer over het hoofd, je maakt gefundeerder afwegingen. Dat klinkt logisch en toch wordt die bril maar weinig opgezet. Bruikbare data worden niet verzameld, laat staan dat er betekenis aan wordt gegeven.
Eerlijk gezegd kennen wij in onze praktijk geen enkele publieke organisatie die dit leren en evalueren echt goed heeft geïntegreerd in het projectproces. Organisaties waar grote aantallen projecten zijn gerealiseerd, maar waarbij nauwelijks tot geen bruikbare data voorhanden zijn over de opgetreden risico’s. Met als gevolg dat in elk project het wiel opnieuw moet worden uitgevonden. Als die data wel waren verzameld en op een goede manier waren geëvalueerd, had dat een schat aan informatie opgeleverd om risico’s in de toekomst te voorkomen en projecten anders in te richten. Het verloren laten gaan van kostbare data is echt doodzonde.
Uitsluiten van risico’s
Hoe anders is dat in een commerciële organisatie. We trekken vaak de vergelijking met een verzekeraar. Het commerciële model van een verzekeraar is gebaseerd op het uitsluiten van risico’s. Dat gebeurt door betekenis te geven aan verzamelde data. De verzekeraar weet wat de grote risico’s zijn. Een verzekeraar als Promovendum weet bijvoorbeeld uit het evalueren van data dat hoger opgeleide mensen minder schades rijden. Zij kunnen die doelgroep daarom een aantrekkelijke premie bieden zonder zelf teveel risico te lopen.
Gat tussen huidige en gewenste situatie
In ons boek Professioneel risicomanagement bij projecten besteden we uitgebreid aandacht aan dit vaak vergeten onderdeel van risicomanagement. Evalueren en leren heeft betrekking op twee niveaus. Het proces van het risicomanagement, oftewel hoe werkt het? En de inhoud: wat leer je over risico’s en de beheersing ervan? Om het risicomanagement te implementeren of te professionaliseren, helpt het om eerst te weten welk gat moet worden overbrugd. Waar staat het risicomanagement nu (de IST-situatie) en wat is de gewenste situatie (de SOLL-situatie)? Die gewenste situatie is sterk afhankelijk van de organisatiepositie. Is er sprake van onderbezetting, reorganisatie, is er veel ervaring met projecten? Om het gat te meten tussen IST en SOLL kun je een GAP-analyse uitvoeren.
Leer gaandeweg en hou het klein
Wij zijn overigens van de school ‘begin en leer gaandeweg’. Staar je vooral niet blind op die gewenste situatie, want die bereik je niet. Een project ontwikkelt zich namelijk, je krijgt te maken met meevallers en tegenvallers, elke fase is anders. Zet ook niet in op een grootschalige evaluatie achteraf. Beter is het om bij elke faseovergang te evalueren, volgens de bekende Plan Do Check Act-cirkel. Je maakt een plan voor het risicomanagement. Je gaat ermee aan de gang. Je evalueert en neemt maatregelen om verbeteringen aan te brengen of bij te sturen. Kleinschalig, behapbaar.
Wat zijn de top 5 risico’s die we tegenkwamen, waar hebben we van geleerd? Eén iemand moet die informatie bijeenschrapen, over de uitkomsten van de evaluatie rapporteren en de lessons learned opschrijven. Zo wordt het evalueren een vast onderdeel van de kwaliteitsborging. We hebben in de praktijk ervaren dat de optelsom van die kleine evaluaties daadwerkelijk patronen zichtbaar maakt. Als bijvoorbeeld elke keer risico’s benoemd worden met betrekking tot kabels en leidingen, helpt het om te weten in hoeveel projecten het op dit vlak misging en tot welke schades dat leidde.
Iemand moet verantwoordelijk zijn
Het vastleggen van data kost tijd en energie. Iemand moet ervoor verantwoordelijk worden gemaakt. Data moeten een vast onderdeel zijn van risicomanagement. Evaluatie moet geagendeerd worden en er moet tijd worden gestoken in rapportages en analyse. Maar wij zijn ervan overtuigd dat al die tijd en energie uiteindelijk meer oplevert dan het kost. Probeer het. En kom je er zelf niet uit dan helpen we je graag, met ons boek of als consultants.
Door: Daniella van Well-Stam, Fianne Lindenaar
Boek bestellen?
Wil je ons boek bestellen? Dat kan. Professioneel risicomanagement bij projecten kun je via de webshop van de Boom Uitgevers bestellen.
