Sleutelprincipes in de praktijk uit Anders Vasthouden

Sleutelprincipes kunnen ervoor zorgen dat mensen in de dagelijkse praktijk houvast hebben bij het omgaan met vraagstukken die niet op voorhand helemaal te voorspellen zijn. Daarbij helpen sleutelprincipes om betere keuzen te maken én om ook uit te kunnen leggen waarom bepaalde keuzen zijn gemaakt. Ik zal dit illustreren aan de hand van een voorbeeld uit de praktijk.

De dagelijkse praktijk loopt vaak anders

Bij de lezingen die ik geef kom ik nogal eens in aanraking met dagprogramma’s zoals ze ontworpen worden. Zo moest ik eens de inhoud van een ochtend verzorgen voor zo’n tachtig leerkrachten van een aantal basisscholen die samen een scholengemeenschap vormden. De bestuurder had me gevraagd mee te denken over het middagprogramma zoals ze dat had opgesteld. In het middagprogramma stond per vijf of tien minuten opgeschreven wat er zou moeten gebeuren. In groepjes zouden de deelnemers begeleid worden in het doorlopen van dat programma. Bij de verschillende programmaonderdelen waren kreten gezet als ‘ideeën verkennen’ en ‘Top-3 bepalen’ en ‘werkafspraken maken’ en hoe dat dan moest gebeuren. Ik zag duidelijk dat het programma een weerslag vormde van een bepaalde bedoeling die de organisatoren hadden met de middag. En dat ze tot het programma waren gekomen vanuit een visie op hoe zo’n middag succesvol kan verlopen. Alleen stonden die uiteindelijke bedoeling en de visie om daar goed aan te kunnen werken nergens opgeschreven. Niet voor de deelnemers en ook niet voor de begeleiders. In plaats daarvan waren de bedoeling en de visie vertaald naar een pasklaar programma dat de begeleiders slechts hoefden uit te voeren.

Risico op mismatch

Net als bij de verschillende voorbeelden bij de 1e sleutel was er dus een afgeleide vorm als opdracht naar de begeleiders gegaan. Daarmee ontstond het levensgrote risico dat er in de praktijk een mismatch zou ontstaan tussen de afgeleide vorm en het leven zoals zich dat in werkelijkheid ontvouwt. Met zo’n gedetailleerd programma kun je zelfs voorspellen dat een dergelijke mismatch zal plaatsvinden. Op dat punt kunnen de begeleiders ervoor kiezen zich strak aan het programma te houden of om het programma los te laten en te doen wat nodig is. Om niet de echt betekenisvolle momenten te laten schieten die juist de middag vruchtbaar kunnen maken.

Sleutelprincipes helpen om een dynamiek te creëren waarin iedereen wordt uitgedaagd om verantwoordelijkheid te nemen voor de bedoeling en zich niet vast te houden aan de systeemwereld.

Een verstandige begeleider voelt dat aan en laat het programma even voor wat het is. Alleen heeft hij dan plots geen houvast meer in dat wat de voorbereidende commissie had besproken en bedacht. De begeleider kan dan alleen nog maar meegaan met het moment en daarbij zijn eigen opvatting overeind houden rondom de vraag wat volgens hem belangrijk is. Immers, de bestuurder had de bedoeling en de visie áchter het programma niet geduid. In haar neiging om te ver te gaan in het sturen, bereikte ze juist dat ze iedere vorm van sturing verloren had zodra het leven anders zou lopen dan vooraf gedacht. Niet het uitvoeren van het programma, maar het in vervulling brengen van de bedoeling achter het programma had de taakopdracht aan de begeleiders moeten zijn. De bestuurder had dus eerst en vooral de bedoeling achter het programma moeten communiceren. En zij had daarbij een aantal sleutelprincipes kunnen meegeven om daar slim mee te kunnen werken. Het uitgeschreven programma zou dan slechts een handige leidraad zijn geweest in hoe het mogelijk ongeveer zou kunnen lopen.

Een keuze kunnen uitleggen

Wanneer Foss in zijn werk verder kijkt dan alleen de strafmaat zoals die kan worden gegeven voor het gepleegde delict, moet hij te allen tijde in termen van de bedoeling kunnen vertellen waarom hij gedaan heeft wat hij heeft gedaan. En dan helpt het enorm als de wijsheid waar vanuit Foss werkt niet alleen zijn eigen wijsheid is, maar een breder gedragen wijsheid die tot stand is gekomen en onderstreept wordt door de mensen met wie Foss samenwerkt en aan wie hij verantwoording af te leggen heeft. Heeft Foss bijvoorbeeld het perspectief van de slachtoffers voldoende in beeld gehad? Heeft hij de ketenpartners slim benut op hun expertise? Heeft hij de mogelijkheden binnen het strafrecht goed gebruikt? Sleutelprincipes zorgen er allereerst voor dat er meer houvast is om vanuit te werken dan alleen de bedoeling. Daarmee kunnen sleutelprincipes dus richting geven aan hoe er gewerkt wordt en dus welke keuzen er worden gemaakt. In het voorbeeld van het middagprogramma of mijn hint aan Jasper zijn sleutelprincipes daarmee in losse en opzichzelfstaande situaties te gebruiken. Daarnaast staan sleutelprincipes echter ook voor het ontwikkelen van een grotere verhaallijn in de organisatie die het werken aan de bedoeling dichterbij brengt. Een verhaallijn die in alles terugkomt, een andere legitimiteit geeft dan voorschriften uit de systeemwereld en daarmee uitnodigt om niet zozeer tegen de systeemwereld te vechten, maar bovenal vóór de eigen visie te gaan staan. Bron: Anders Vasthouden. Anders Vasthouden staat op longlist voor de Managementboek van het Jaar verkiezing. Door: Wouter Hart Het boek: Anders Vasthouden Het gaat niet om loslaten, maar om Anders Vasthouden. Steeds meer organisaties proberen de slag te maken van het werken vanuit het systeem naar het werken vanuit de bedoeling. Maar dat is in de praktijk nog niet zo gemakkelijk.

• Meer informatie over Anders Vasthouden >>>