Voorkom misbruik van het begrip ’team’

Op dinsdag 27 maart hield Management Impact het event Topteam in 1 dag, mede naar aanleiding van het verschijnen van het Handboek Teamcoaching van Martijn Vroemen. Ik was benieuwd naar nieuwe inzichten over dit onderwerp, want het lijkt er soms wel op dat individueel werken niet meer van deze tijd is (zei deze man die deze tekst tikt in complete afzondering). Steeds meer werk wordt immers in teams georganiseerd in plaats van in afdelingen (ook al denk ik wel eens dat het woord ‘afdeling’ vervangen wordt door ’team’ zonder dat er verder iets verandert in de wijze van werken, maar dat terzijde). En ik zie veel projectteams en zelfsturende teams worstelen met hun onderling functioneren. Dus ging ik op zoek naar wat een succesvol team kenmerkt, hoe je die ‘bouwt’ en wat de rol van een (project)leider hierbij is (als we die nog nodig hebben …)

Vroemen definieert een team als een bijzondere groep mensen van beperkte omvang (max. 11,8 mens) waarin met een diversiteit aan talenten een complete taak wordt volbracht en waarbij de leden veel zelforganisatie hebben. Maar niet voor elke groep mensen is het zinvol om de ambitie te hebben een ‘team’ te willen worden. Daarbij kun je een team niet ‘maken’, maar je kunt er wel condities voor creëren. Ik vond zijn onderverdeling van soorten teams wel verhelderend:

• Volkstuinteam: Ieder doet z’n eigen ding in een gedeelde omgeving waarover een aantal afspraken zijn gemaakt.
• Taakteam: Er bestaat wederzijdse afhankelijkheid en taken zijn geïntegreerd. Team neemt collectief verantwoordelijkheid voor een taak.
• Zelfsturend team: Het team neemt initiatieven en laat verantwoordelijkheid voor het geheel zien, neemt zelf beslissingen en legt achteraf verantwoording af.

Vroemen onderkent een aantal succesfactoren voor het functioneren van teams, zoals het hebben van een uitdagend doel (een andere inleider van de dag, Bas Kodden, vond dat een team vooral ‘nooit af te ronden doelen‘ nodig heeft, met als voorbeeld de coureur Max V. die niet een keer een race wil winnen maar die de Grand Prix t.z.t. wil domineren); de kracht van het verschil (diversiteit); oog voor de onderstroom c.q. wat ‘onder de tafel gebeurt’  (zijn motto: bespreek wat nodig is en laat rusten wat kan); gezamenlijkheid en kaders met regelruimte. Niet alleen Vroemen legde nadruk op het hebben van kaders, ook andere sprekers gingen hierop in. Zij zien het ontbreken van en naleven van heldere kaders als een belangrijke faalfactor voor het functioneren van teams. Of zoals het wel gezegd wordt: ‘ruimte zonder kaders is leegte’. Teamleden hebben om het team op de rit te houden de vaardigheid nodig om zaken te Bespreken, zich Uit te spreken, dan acties Af te Spreken en tenslotte elkaar hierop Aan te spreken. Een mooie, maar oh zo lastig om uit te voeren, vierslag. Volgens de brochure zou een handig hulpmiddel om het gesprek over teamfunctioneren te structureren  behandeld worden door Dennis Daems. Hij is betrokken geweest bij het opstellen van het het boek ‘Business Modellen voor Teams‘. Een lijvig boek van 250 pagina’s en hij zou ons inwijden hoe een groep vanuit een ’teambusinessmodel’ waarde  creëert voor de eigen organisatie. Maar er werd door hem op de studiedag weinig waarde gecreëerd aangaande het hanteren van het canvas. We kregen gelukkig het boek mee, mooi opgemaakt met veel voorbeelden. Dus het wordt zelfstudie.

Bas Kodden sprak ook op de studiedag en hij viel meteen met de deur in huis: er bestaan geen zelfsturende teams. Wel teams met interne en externe regelcapaciteit die bevoegd zijn om met elkaar en met klanten, over van te voren bepaalde onderwerpen, af te stemmen. Om het functioneren van teams mogelijk te maken is volgens Bas Kodden leiderschap nodig, leiders die de kaders bewaken en optreden als resultaten niet geleverd worden of normen niet nageleefd worden. De opgave hierbij is dat je moet weten wanneer je moet ‘Uitstappen’ (het team zijn gang laten gaan) en wanneer je moet ‘Instappen’ (het team helpen om weer hun draai te vinden) waarbij je moet waken om het over te nemen, zonder bemoeizucht, want dan gaat een team hangen en wachten. Het was een mooie dag in Burgers Zoo, en met mij vroegen velen zich aan het eind van de dag af of ze zelf wel geschikt waren c.q. lol hadden aan het onderdeel zijn van een team (en dat in zaal vol teamcoaches, teamoudsten en leidinggevenden aan teams …) Door: Rudy Kor