artikel

Fasen van het groepsgesprek

Organisatie

Een groepsgesprek gaat door verschillende fasen heen. Dat hebben de deelnemers aan het gesprek meestal niet in de gaten. Met iets meer bewustzijn van hoe een gesprek zich kan ontwikkelen, kunnen vele vergaderingen/overleggen aan kwaliteit winnen.

Fasen van het groepsgesprek

Karakteristieken van het groepsgesprek

  • Om een groepsgesprek te plannen, moet je de vraagstukken en thema’s verzamelen die besproken moeten worden. Tevens wordt vastgesteld wat de beschikbare tijd per onderwerp is en in welke volgorde de onderwerpen aan de orde komen. Het is ook belangrijk wie het onderwerp voorbereidt en wat het gewenste resultaat van het gesprek is. Gaat het om elkaar te informeren, moet het onderwerp intensief besproken worden en verder gebracht, willen we tot een oordeel komen of zelfs tot een besluit?
  • In het gesprek is het belangrijk de beeldvorming te verzorgen. Iedereen draagt hieraan bij, met goede voorbeelden of een overzicht van de feiten. Hier komen ook de waarnemingen van deelnemers aan de orde. Die kunnen verschillend zijn en worden naast elkaar gelegd. Er ontstaat uit het gesprek een gemeenschappelijker beeld van waar het bij dit vraagstuk over gaat.
  • Dan gaan we over een drempel. Wat vinden we daar eigenlijk van? Nu komt de oordeelsvorming. Er wordt gewikt en gewogen. Alternatieven worden bekeken. Deelnemers geven hun persoonlijke waardering over wat zij vinden dat er moet gebeuren in de toekomst evenals hoe tevreden zij zijn over de gang van zaken tot nu toe.
  • De oordeelsvorming leidt tot de drempel waar je over heen gaat als er een besluit genomen moet worden. Het betekent dat er een keuze moet worden gemaakt die ons handelen gaat bepalen. Alertheid is nodig om ervoor te zorgen dat iedereen zich in de beslissing herkent. Dat geeft immers meer zekerheid dat de beslissing straks ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd.
Model van het groepsgesprek

Model van het groepsgesprek

De zin van het model

In de praktijk schieten we van beeldvorming naar keuzes, naar oordelen en terug. Dat hoeft niet verkeerd te zijn, maar leidt ertoe dat we uiteindelijk niet precies weten waar we beland zijn en wat de volgende stap gaat worden. Een enigszins gestructureerd verloop langs de weg van beeld-, oordeels- en besluitvorming helpt de groepsleden te komen tot een overzichtelijk verloop van het proces, dat ze kunnen volgen en waarin ze ook mee kunnen komen. Dat is belangrijk voor de toepassing naderhand. In het gesprek is een duidelijke oriëntatie op ‘hier willen we slechts informeren’, of juist ‘hier willen we tot een besluit komen’ richtinggevend voor wat in het gesprek als proces moet plaatsvinden. De deelnemers aan het gesprek kunnen zo meer innerlijke discipline opbrengen en samen naar het resultaat toewerken.

Toepassing van het groespgesprek

In bijeenkomsten is dit model een handige leidraad voor deelnemers om in het proces te kunnen participeren en de aard van hun bijdrage gericht vorm te geven. Doen we dit niet, dan loopt ieder een andere kant uit vanuit verschillende verwachtingen. De gespreksleider kan het model hanteren als een oriëntatiepunt voor deelnemers en daarop het gesprek bijsturen. Dit vraagt wel enige oefening, maar dan blijkt ook hoe deze werkwijze bijdraagt aan een goed resultaat en de deelnemers tevreden zijn over het gedane werk.

Voorbeeld

In een organisatie is er enkele keren per jaar een bijeenkomst voor alle medewerkers. Met een agenda, met presentaties, soms wordt er zelfs een poging gedaan een discussie te voeren. De deelnemers kennen het gebeuren. Een lange zit met veel informatie. Na korte tijd zijn de meesten afgehaakt. Dat irriteert de voorzitter van het management. ‘Kunnen we beter mee kappen’, zegt hij in het volgende directieoverleg. Een collega stelt voor het de volgende keer eens anders te doen. Minder agendapunten, af en toe de mensen in groepen verdelen en met elkaar laten spreken, beeldender informeren, vooraf per thema duidelijk maken wat de bedoeling is. De deelnemers zijn verrast. Dit loopt anders, ze kunnen meedoen in het proces. Achteraf is de voorzitter van de directie enthousiast.

Reflectie

Ik onderzoek het verloop van mijn groepsgesprekken:

  1. Hoe besteed ik aandacht aan:
    • het vormen van de goede beelden
    • het vormen van goede oordelen
    • het vormen van goede beslissingen?
  2. Hoe bereid ik mijn groepsgesprekken voor?
Reageer op dit artikel