De context is het behang waartegen de vergadering zich afspeelt, het gebouw, de ruimte en de opstelling van de zaal waarin de ver-gadering plaatsvindt. Er is een steeds groter besef dat de context de vergadering beïnvloedt en visa versa.
Iedereen die wel eens in een kale, witte ruimte zit of heeft gezeten, weet dat. Niet voor niets komen er steeds meer vergadergelegenheden met een kleu-rige ambiance, verplaatsbare white boards, huiskamersettings, schemerlampen en loungebanken. Het gaat om de beleving. De idee erachter is dat als mensen ‘at ease’ zijn, ze meer zichzelf zijn en dat helpt het proces. Een goede omgeving komt de sfeer en de resultaten ten goede. In een koude, klinische ruimte heb je als voorzitter eerst deze hobbel te nemen voordat je kunt gaan werken. Een armetierige omgeving kost tijd. Een goede ambiance versnelt besluiten. Niet alleen de ruimte maar ook de tafel waaraan vergaderd wordt maakt veel uit: de ovale tafel, de U-vormige tafel, de ronde tafel, een statafel of geen tafel. De ronde tafel nodigt uit tot actieve deelname. Bij de andere tafels kunnen deelnemers gemakkelijk ‘vluchten’ door achter een ander te gaan zitten (de ene persoon helt voorover, de persoon die naast hem zit kan zich dan als het ware verschuilen). De U-vormige tafel is het toppunt van gedateerdheid: een voorbeeld van statisch vergaderen. Toch lijkt het merendeel van de professio-nele vergaderruimten in hotels en conferentiecentra nog zo’n opstel-ling te hebben. De ‘U’ heeft doorgaans een dermate groot formaat dat virtuele afwezige aanwezigheid op de loer ligt. Onbegrijpelijk. Steeds meer en steeds vaker schaft men daarom de tafels af; we zitten vaker in een kring. Hoewel de kring met stoelen aanvankelijk kan afschrikken, vanwege de vrees voor een knuf-felsessie, is dit een uitstekend alternatief. De betrokkenheid neemt toe. Het verschuilgedrag neemt af. De tijdwinst is groot. Tip: Vergader je (nog) in de prehistorische U-opstelling? Kijk eens naar de deelnemers die het verst van de voorzitter af zitten. Dat zijn niet zelden de minst oplettende deelnemers. Naast een andere, meer luchtige vergaderopstelling doen andere attributen hun intrede. Prikborden die je kunt wegrollen en wanden waarmee je groepjes (tijdelijk) van elkaar kunt scheiden. Meubilair dat modulair kan worden ingebracht of weggezet. Zo kan elke voorzitter zijn gewenste sfeer creëren, afhankelijk van de deelnemers, het vraagstuk en het doel. Tip: Je wordt waar je bent! Kijk ook naar de vergaderomgeving, laat deze meer aansluiten bij de beleving van de deelnemers. Door: Nathalie Vrancken – auteur De Nieuwe voorzitter.
Het boek: De nieuwe voorzitter
De Nieuwe Voorzitter zorgt voor andere vergaderingen. Dit moet ook wel, nu organisaties veranderen; ze verdampen. Er wordt steeds meer in multidisciplinaire projecten gewerkt. In wisselende samenwerkingsverbanden. Vanuit verschillende locaties. Een vergadering is vaak de enige gelegenheid om zaken live met elkaar te bespreken. Maar dan wel graag met een andere voorzitter: de Nieuwe Voorzitter!
