Partijen komen op verschillende manieren bij elkaar. Ofwel: het is een min of meer bewust proces van partnerselectie van een of meer partijen. Maar vaker nog kennen mensen elkaar uit hun persoonlijke of professionele netwerk.
Soms schrijven wettelijke of territoriale verantwoordelijkheden voor dat mensen iets met elkaar moeten in een samenwerkingsverband. Denk daarbij aan stedelijke ontwikkeling, een Centrum voor Jeugd en Gezin, een cluster van gelijksoortige bedrijven in een regio of een bedrijventerrein met een gemeenschappelijk thema.
Of ze kennen elkaar of hebben elkaar leren kennen vanuit een gemeenschappelijke waarde (‘tegen de grootschaligheid’ of angst: ‘als we allen moeten onderhandelen met die grote partij worden we opgevreten’). Dat moment van bij elkaar komen is één, maar dan begint het proces van ambitieontwikkeling. Het is een proces van spraakverwarring, omdat mensen verschillende percepties hebben van het probleem, de oplossing, kans en vorm. Het is daarbij raadzaam te werken volgens de logica van het netwerk.
Tijd schaars bij samenwerking
Als partijen bij elkaar komen, kan het helpen als de partners elkaar een paar essentiële vragen stellen, c.q. elkaar vertellen hoe zij naar de samenwerking kijken. In veel situaties duurt het proces van verkennen en delen van de ambitie lang, en in een samenwerking is tijd schaars. Als het in het begin te lang duurt, is de kans aanwezig dat partners afhaken die nodig zijn binnen de samenwerking.
Het is mogelijk om in verschillende werkvormen snel over te gaan tot het delen en uitwisselen van de ambities. Wij gaan hier in op een werkvorm waarbij eerst alle partners zelf een aantal cruciale huiswerkvragen beantwoorden, en deze daarna met elkaar delen.
Vijf vragen voor betere samenwerking
Wij hebben daarbij geleerd dat de volgende vragen – gebaseerd op de logica van het netwerk – in het begin van groot belang zijn:
- Wat is je beeld bij de ambitie van de samenwerking?
Voorwaarde voor een goede samenwerking is dat de partners op één lijn zitten qua ambitie, of zich in die richting bewegen. Iedere partner geeft aan wat zijn beeld is van de ambitie van de samenwerking. Het helpt de ambitie zo concreet mogelijk te maken, liefst in concrete, meetbare termen te formuleren; ook een motto helpt. - Wat wil je dat de samenwerking je oplevert?
Samenwerken oké, maar dat moet ook iets opleveren; je levert toch een stuk van je autonomie in, erop vertrouwend dat het uiteindelijk meer oplevert. Je doet het niet (alleen) uit idealisme. Kun je aangeven wat de samenwerking voor jou moet opleveren? - Wat wil je erin stoppen?
De logica van het netwerk gaat ervan uit dat ieder van de partners iets in de samenwerking wil stoppen en er iets uit wil halen. De som daarvan definieert mede de samenwerking. Dat kan een diverse aard en inhoud hebben, en kan zakelijk en persoonlijk zijn (capaciteit – middelen – kennis – netwerk – relaties – reputatie – continuïteit – rendement, …). Wat wil jij allemaal in de samenwerking inbrengen? - Wat is je kernwaarde en de essentie van je rol?
Samenwerking gaat ook uit van respect van de partners voor de essentie en kernwaarden van ieder van de partners. Wat is de rol die voor jouw organisatie essentieel is? Als anderen dat niet respecteren of daaraan morrelen, dan word je echt boos en link (of heel verdrietig). Kun je ook aangeven wat het ergste is wat jou kan overkomen in de samenwerking? Of anders gezegd: welke fundamentele kernwaarde moet overeind blijven in de samenwerking? - Wat is je belang?
Ook hier gaat de logica van het netwerk ervan uit dat ieder van de partners iets in de samenwerking wil stoppen en er iets uit wil halen (zie figuur 3.3). Iedere partner heeft zowel een zakelijk als een persoonlijk belang. Het helpt om dit in de fase van ambitieontwikkeling en verkenning te expliciteren.
Om de spraakverwarring te verminderen, is het goed als partners de antwoorden op bovenstaande vragen met elkaar delen. Om te kunnen delen, moeten de partners hun antwoorden inzichtelijk maken, bijvoorbeeld door ze op een A1-vel te schrijven. Je kunt dan vooraf alle partners die participeren, vragen na te denken c.q. intern overleg te voeren op basis van het format in tabel 3.4.
Uiteraard is het format maar een hulpmiddel om te komen tot de ambitie. De essentie vormt een betekenisvol en diepgaand gesprek over de ambitie en betekenis van de samenwerking, in strategische zin en qua persoonlijke betekenis.
Het helpt als de partners bovenstaande onderwerpen met elkaar bespreken. Het tempo kan verhoogd worden als in een meerdaagse conferentie deze vragen door ieder beantwoord worden en men zo komt tot een gemeenschappelijke ambitie. Op basis van het gesprek kan de essentie van de samenwerking inzichtelijk gemaakt worden door het schema in figuur 3.3 gezamenlijk in te vullen. In de kern geef je aan wat de essentie en ambitie van de samenwerking is. Ook geef je in het schema aan wat iedere partner in de samenwerking wil stoppen en eruit wil halen. Deze schematische weergave maakt voor alle partners en de achterbannen duidelijk wat de ambitie en essentie van de samenwerking is. Ook kan het de basis zijn voor de ontwikkeling van een financiële of maatschappelijke businesscase.
Zoals gezegd is daarbij het gesprek, de dialoog van groot belang. Het werkt wanneer de partners hun belangen, wat ze willen halen en brengen, zelf aan elkaar uitleggen, elkaar bevragen en verduidelijken. Het voorwerk kan door een neutrale derde worden uitgevoerd, maar het gesprek moet door de partners worden gevoerd.
Bron: Leren samenwerken tussen organisaties
Door: Edwin Kaats en Wilfrid Opheij
Het boek: Leren Samenwerken tussen organisaties
Geen enkele organisatie kan de grote private en publieke vraagstukken van deze tijd helemaal alleen oplossen. Of het nu gaat om innovatie, zorg, economische ontwikkeling, duurzaamheid of een recessie: samenwerken is nodig. Maar het aangaan van samenwerkingsrelaties blijkt in de praktijk niet eenvoudig te zijn. Als je als bestuurder, toezichthouder, lijnmanager, alliantiemanager of adviseur een rol speelt in een samenwerkingsverband blijken er heel andere regels en logica aan de orde. Leren samenwerken tussen organisaties helpt om deze regels en logica te doorzien.
