Vergaderingen kunnen stukken efficiënter dankzij het gebruik van tekeningen, zegt de Amerikaanse consultant Dan Roam in Op de achterkant van een servet. Dat is niet stom of kinderachtig: ‘Doe je verhaal aan de hand van een beschrijving van je illustraties. Je krijgt dan een veel dynamischere presentatiestijl.'
Wat is het voordeel van illustraties in het bedrijfsleven?
Tekeningen kunnen inzichtelijk maken wat voorheen onzichtbaar was. In een vorig leven was ik consultant voor grote, conversatieve organisaties, zoals banken en telecombedrijven. Het viel me op dat die vaak nogal verwarrende vergaderingen hielden, waarin weinig groepsdynamiek voorkwam. Om dat te doorbreken begon ik op een gegeven moment op een bord met een viltstift wat simpele diagrammen te tekenen, zodat de hele zaal wist waar we het over het hadden. Het viel me op dat de sfeer in de groep meteen op een positieve manier veranderde. Niet alleen werd duidelijk waar de vergadering nu eigenlijk over ging, maar ook de bereidheid om te participeren in de discussie ging omhoog. Mensen begonnen zelf ook een stift te pakken om iets aan de illustratie toe te voegen en daarmee hun eigen ideeën te communiceren. Dat was zelfs het geval bij de meest abstracte onderwerpen, zoals marketing, financiën, of zelfs strategie.
Gebeurt dat niet al? Tegenwoordig heeft elke vergaderzaal wel een whiteboard.
Stukken minder dan je denkt. In bepaalde disciplines, zoals de ingenieurswereld of de exacte wetenschappen, is het gebruik van tekeningen inderdaad gemeengoed. Zonder schetsen had Thomas Edison bijvoorbeeld nooit zijn gloeilamp kunnen patenteren. Maar in het bedrijfsleven is de mogelijkheid om een idee door middel van illustraties te communiceren zo goed als onbekend. Met als gevolg dat vergaderingen vaak worden afgesloten met ontzettend veel onduidelijkheid. Omdat mensen niet dom willen overkomen, houden ze vaak liever hun mond dan dat ze een vraag stellen. Dat verhoogt de kans dat ze niet doen wat van ze verwacht wordt, of dat ze vergissingen maken. Hoe groter het bedrijf, hoe vaker dat voorkomt.
Waarom roept het gebruik van tekeningen zoveel verzet op?
Veel managers vinden plaatjes iets van de kleuterschool. Tekeningen passen daarnaast niet in de kwantitatieve manier van denken die op Wall Street gebruikelijk is. Grofgezegd zijn er eigenlijk twee soorten zakenmensen. Aan de ene kant heb je iemand als Steve Jobs, een vrijdenker die creativiteit hoog in het vaandel had en nieuwe ideeën steevast uitschetste. En aan de andere kant zijn er mensen zoals Microsoft-baas Steve Ballmer die denken in termen van details en feiten, en plaatjes maar stom vinden. Helaas is dat het type manager dat de meeste bedrijven domineert.
Toch bedienen zelfs de meest conservatieve bedrijven zich van de Powerpoint-presentatie. Dat is toch ook een visueel middel?
Powerpoint wordt bijna altijd oneigenlijk gebruikt. De meeste presentaties zijn in principe niet meer dan beschrijvingen die zijn opgebouwd door middel van een aantal bullet points. Af en toe komt er weliswaar een grafiek in voor, maar alleen om het kwantitatieve aspect van het verhaal te illustreren, zoals aandelenkoersen of marktaandeel.
Waar ik voor pleit is om een idee te verduidelijken door middel van een verzameling simpele tekeningetjes die meer inzicht biedt dan een lange lijst woorden dat zou kunnen. Door je vertelling een beschrijving te maken van je illustraties krijg je een veel dynamischer presentatiestijl.
Het ligt voor de hand om je idee door middel van een schets te illustreren. Maar hoe werkt het met oplossen van problemen?
Stel, je bent een piloot en je moet alternatieve route vinden omdat er een storm op komst is. Om te weten wat voor weerpatronen je zult tegenkomen, kun je ervoor kiezen om voor elke plek die je passeert een beschrijving op te vragen van de temperatuur, de windrichting, de windkracht, neerslagpatronen en alle andere factoren die mogelijk relevant zijn. Je kunt er ook voor kiezen om alles in één oogopslag te zien door middel van een weerkaart. Een weerkaart is beter. Toch benaderen we de meeste problemen op een beschrijvende manier. Idioot, toch?
Mensen zullen zeggen dat de werkelijkheid te complex is om in een paar tekeningetjes te worden afgebeeld.
En dan zou praten een betere manier zijn om die complexiteit te duiden? Verbale communicatie is een tweedimensionaal, lineair proces, die alle informatie in het keurslijf dwingt van een zin met een begin, een midden en een eind. Op zich prachtig, maar geen effectieve manier om een realiteit te beschrijven met verschillende variabelen. Neem de recente hervorming van de gezondheidszorg in de Verenigde Staten. Dat is een wet die is opgedeeld in duizenden bullet points. Die zijn vervolgens doorgegeven aan individuele volksvertegenwoordigers die ze in hun eigen parafraseringen weer moeten doorgeven aan hun achterban. Gevolg: uiteindelijk begrijpt niemand het. Erg frustrerend. We moeten begrijpen dat problemen altijd grote, multidimensionale vraagstukken zijn, die onderhevig zijn aan allerlei invloeden. Standaardoplossingen op basis van woorden werken daar gewoon niet bij. Met tekeningen kun je die gelaagdheid echter wél laten zien.
Wat zijn de kenmerken van een goede tekening?
Ik introduceer in het boek een visuele gereedschapskist van zes basistekeningen. Als je die elementen eenmaal onder de knie hebt, kun je in principe elk probleem ontleden. Daarbij baseer ik me op de onderliggende conceptuele structuur waarmee onze ogen en ons brein de wereld interpreteren. Dat doen we door het visuele signaal in specifieke vormen van informatie op te delen, te interpreteren en vervolgens weer samen te voegen. Eerst zien we het object: het wie of het wat. Vervolgens zien we hoevéél objecten er zijn. Daarna positioneren we ze in de ruimte: het waar. Ten vierde plaatsen we ze in de tijd: het wanneer. Daarna kijken we naar het naar de oorzaak/gevolgverbanden: het hoe. En ten slotte combineren we al die elementen om de situatie te kunnen duiden: het waarom. Die keten is stap voor stap met tekeningen te illustreren.
Op voorwaarde dat je beschikt over het nodige tekentalent.
Dat valt reuze mee. Als je weet hoe je een cirkeltje, een paar pijlen, en een poppetje moet tekenen kom je al een heel eind.
Over Dan Roam
Dan Roam is auteur van The Back of the Napkin, dat door Fast Company werd uitgeroepen tot Best Business Book of the Year en door BusinessWeek tot Innovation and Design Book of the Year.
Als president van Digital Roam Inc., heeft DAN ROAM leiders bij Microsoft, Google, Wal-Mart, the Federal Reserve, Boeing en de Senaat van de VS geholpen complexe problemen op te lossen door visueel denken. Roam en zijn whiteboard zijn te zien geweest op CNN, MSNBC, ABC News, Fox News en NPR.
Zijn analyse van de gezondheidszorg werd BusinessWeek's Beste Presentatie van 2009 genoemd. Hij woont in San Francisco.
Bron: Jeroen Ansink, Managementboek.nl.
Meer informatie over Op de achterkant van een server.
