Tools voor projectmanagement bestaan er volop. Vaak gaat het om grote en logge softwarepakketten. Niet een tool dat past bij een relatief klein project of een samenwerking die met een intuïtief te gebruiken cloudservice kan worden ondersteund. In dat gat is Trello gedoken.
Wie op zoek gaat naar projectmanagementsoftware komt al gauw tot de ontdekking dat dit soort tools in alle soorten en maten beschikbaar is. Sommige zijn zeer uitgebreid en vergen een compleet IT-project om geïnstalleerd te krijgen. Andere tools zijn juist heel erg beperkt en lijken meer op to dolijstjes waarin we even wat punten kunnen noteren die niet vergeten mogen worden.
Informele projecten
Zeker voor de wat meer informele projecten voldoen geen van beide. Aan dit soort kleinere projecten doet vaak slechts een handvol mensen mee. Toch is de behoefte aan het vastleggen van informatie en het coördineren van activiteiten en taken ook dan alleszins aanwezig. We willen prioriteiten kunnen aangeven, taken toedelen en activiteiten vastleggen. Aanpassingen doen moet bovendien zeer intuïtief kunnen gebeuren.
Gratis uitproberen
Trello is dan een interessante optie. Het gaat hier om een webservice die geheel in een browser functioneert. Na het aanmaken van een gratis account kunnen we aan de slag binnen een scherm waarin we in de vorm van een digitale notities taken en activiteiten kunnen vastleggen. Iedere digitale notitie vertegenwoordigt daarbij een taak of activiteit, die we vervolgens kunnen scharen binnen grotere of kleinere projecten. Prioriteiten stellen of een volgorde wijzigen gaat heel eenvoudig: pak simpelweg de digitale notitie op en versleep deze naar de juiste positie of kolom. Per notitie kunnen we een aantal parameters instellen.
Zakelijk gebruik
Wie Trello voor het eerst bekijkt, ziet vooral voorbeelden die gericht zijn op privégebruik. Denk aan het beheren van klusprojecten en dergelijke. Bega echter niet de vergissing om daarmee Trello enkel als een persoonlijke tool te zien. Zelfs de gratis versie is prima te gebruiken voor het begeleiden van de eerder genoemde informele projecten. Daarnaast is een businessvariant beschikbaar die serieuze faciliteiten biedt die we ook in de vaak veel zwaardere (en duurdere) projectmanagementomgevingen tegenkomen.
Volop apps
Een belangrijk pluspunt van Trello is de beschikbaarheid van apps voor alle belangrijke mobiele platformen. Hierdoor hoeven we op smartphone of tablet niet te werken met de vaak functioneel weinig rijke browsers op die platformen. We beschikken over een volwaardige app met functionaliteiten die goed zijn afgestemd op het apparaat waarmee we op dat moment werken. Synchronisatie tussen alle web- en andere platformen verloopt geheel automatisch zonder dat de gebruiker daar verder naar om hoeft te kijken.
Trello is een uitstekend hulpmiddel voor ieder team dat snel een projectbeheeromgeving beschikbaar wil hebben. Aan de slag gaan vereist slechts een eenvoudige registratieprocedure waarna we direct beschikken over de volledige functionaliteit.
Bron: Robbert Hoeffnagel, Management Trends, november 2014.
Boekentip: Efficiënt werken met gratis webtools.
