artikel

Feedback organiseren

Zorgmanagement

Philadelphia is op weg naar zelforganisatie in teams en realiseert zich dat daar feedback en feedbackinstrumenten bij horen. Niet eenmalig, maar in een terugkerende frequentie. Een werkgroep ontwikkelde daarom een nieuwe aanpak van medewerkersonderzoek, flexibel en op maat.

Feedback organiseren

Zorginstelling Philadelphia, voor mensen met een verstandelijke beperking, is zo groot als de gemeente Soest. Er werken ongeveer 6300 professionals en 5000 vrijwilligers voor 7500 cliënten die in verband staan met 16.000 verwanten. De organisatie heeft ruim 470 locaties in het hele land, van Zutphen tot Amsterdam en van Hoensbroek tot Sneek. Bij een dergelijke omvang en verspreiding is het belangrijk een gemeenschappelijke visie op zorg te hebben en te onderhouden.

‘Het beste uit jezelf’, is volgens HR-adviseur Bernard Petter één van de leidende factoren in die visie. Daaruit kan veel worden afgeleid. “We kunnen het beste uit onze cliënten halen, wanneer we allereerst het beste uit onszelf als medewerkers en teams halen”, zegt hij.

Maar zo’n uitgangspunt doet óók een groot beroep op de organisatie die medewerkers in staat moet stellen zich optimaal te ontplooien. “Dat betekent dat we regelarm willen werken. Daarom leggen we de verantwoordelijkheid en vrijheid voor de inrichting van het werk zo dicht mogelijk bij de medewerkers en teams op de werkvloer.”
Philadelphia heeft zelfs een formule bedacht die dit samenvat. Petter: “VxV=V2. Dat staat voor vrijheid maal verantwoordelijkheid is vertrouwen in het kwadraat. Een leidend principe voor ons bij het toegroeien naar zelforganiserende teams.”

Essentieel instrument

Deze visie op zorg en organisatie kan alleen maar landen als zij levend wordt gehouden. Een essentieel instrument daarbij is het organiseren van feedback. Teamleden moeten in staat worden gesteld elkaar feedback te geven, terwijl de raad van bestuur van Philadelphia vanuit de organisatie terugkoppeling nodig heeft om, waar nodig, bij te kunnen sturen.

Petter: “Een medewerkersonderzoek is onder meer een goed instrument om gestructureerd die feedback te organiseren. Ons laatste medewerkersonderzoek stamde echter uit 2012 en leverde qua vorm en inhoud niet de informatie op die we zochten. Het had, gezien onze nieuwe koers richting zelforganisatie dus geen zin om het op die manier te blijven doen.”

Een lang verhaal kort. Philadelphia ging in 2015 op zoek naar een aanpak die in vorm en inhoud wèl aansloot bij de gekozen, regelarme visie op zorg en besturing. En kwam uit bij het Amsterdamse Effectory, gespecialiseerd in het inzetten van feedbackinstrumenten, bekend van de Beste Werkgevers verkiezing en jaarlijks actief bij zo’n 800 organisaties. “We hebben veel tijd en aandacht gegeven aan het creëren van draagvlak voor de nieuwe aanpak van het medewerkersonderzoek”, vertelt Jarik van Zeijst. Hij is bedrijfskundige en verbonden aan het zorgteam van Effectory.

Feedback ophalen

Samen met leden van de Philadelphia-werkgroep organiseerde het bedrijf meerdere brainstormsessies over enkele dagdelen met betrokkenen uit de organisatie. “De bedoeling van de aanpak is dat de vragenlijst tot op individueel- en teamniveau feedback ophaalt, naast uiteraard meer generieke stuurinformatie. Die vragenlijst hebben we samen met vertegenwoordigers vanuit de organisatie opgesteld. Dat heeft veel draagvlak opgeleverd. Het onderzoek is flexibel, elk organisatieonderdeel kan bijvoorbeeld het moment van het onderzoek en een gedeelte van de vragen zelf kiezen. In de volgende ronde van het medewerkersonderzoek, in 2018, willen we een stap verder gaan door individuele teams ook de mogelijkheid te bieden om een gedeelte van hun vragen zelf te selecteren.”
Philadelphia heeft het nieuw ontwikkelde medewerkersonderzoek in 2016 uitgevoerd en constateerde een respons van 75 procent. “Dat was bij ons oude onderzoek slechts 53 procent”, vertelt Petter.

Benchmark met andere teamleden

Een heldere visie op regelarme zorg, een breed draagvlak voor het medewerkersonderzoek, een hoge respons, een vragenlijst op maat… Dat zijn mooie resultaten, die bijdragen aan de veranderingen bij Philadelphia. Maar de hamvraag is natuurlijk wat er met de uitkomsten van het onderzoek gaat gebeuren. Petter: “Medewerkers krijgen de uitkomst van hun eigen, persoonlijke onderzoek terug in een benchmark/vergelijking gericht op het gemiddelde van de andere teamleden. Op teamniveau gebeurt hetzelfde, ten opzichte van andere teams. Met die informatie gaan medewerker en team aan de slag, waarbij leidinggevenden zich ondersteunend opstellen.”

Van Zeijst vult aan dat Effectory in de meerjarige aanpak die met Philadelphia is afgesproken dit onderzoek de komende jaren niet alleen qua inhoud maar ook in de gekozen frequentie steeds verder op maat zal aanbieden. Daarin zijn de teams zelf leidend. “Zij kunnen op termijn dus hun eigen feedbackcyclus organiseren, desgewenst op zelfgekozen, specifieke thema’s”, legt hij uit.
Dit past volgens Petter in de door de raad van bestuur vastgelegde eis dat het medewerkersonderzoek continuïteit moet behouden.

“Maar”, zegt hij. “We nemen dit jaar wel de tijd om de uitkomsten van het eerste onderzoek te verwerken. Ter ondersteuning ook bij de ontwikkeling naar zelforganisatie op teamniveau. Daarom gaan we begin 2018 verder met dit feedbackinstrument.”

Employee journey
Effectory heeft een suite van feedbackinstrumenten ontwikkeld. Met de elementen van die suite kunnen medewerkers tijdens hun reis door de organisatie worden gevolgd, vanaf het moment dat ze met een frisse blik binnenkomen totdat ze uitvliegen naar een andere organisatie. Deze ‘employee journey’ bevat belangrijke tussenstations, waarvoor op maat instrumenten beschikbaar zijn. Denk aan instroom- en uitstroomonderzoeken, teamonderzoeken, thema-onderzoeken (bijv. op werkdruk, leiderschap of duurzame inzetbaarheid) en ook zogenoemde pulse-onderzoeken (met korte, doorlopend uitgevoerde vragenlijsten). Flexibiliteit, maatwerk en timing zijn belangrijke begrippen in deze aanpak, die bij partijen als Philadelphia en de JP van den Bent stichting in de zorg al wordt toegepast.

Bron: Boardroom ZORG 2017

Het boek: Veranderen als Samenspel

Veranderen als samenspel presenteert een spelmodel voor veranderen. Het maakt zichtbaar met welke dynamiek spelers in organisaties te maken krijgen. In elf hoofdstukken wordt het spelmodel uit de doeken gedaan. Dit model biedt houvast en inspiratie voor spelers die willen bijdragen aan diepgaande verandering en zichzelf willen ontwikkelen.

>>>>>Meer informatie over Veranderen als samenspel

Reageer op dit artikel