Complexere zorg, vergrijzing en hoogoplopende zorgkosten nopen tot meer samenwerking in de zorg. Niet alleen binnen de eigen organisatie, maar ook over organisatiegrenzen heen. Ideeën voor samenwerking tussen organisaties zijn er vaak genoeg. Maar hoe ga je van start? Hoe vind je de juiste partijen om mee samen te werken en wat wordt de gezamenlijke stip op de horizon?
Je hebt dus een goed idee voor een samenwerking. Maar je weet nog niet waar de samenwerking eindigt en hoe ze er precies uit moet zien. Je moet de samenwerking aangaan om dat samen met je partners te onderzoeken, te verkennen en uit te werken.
Er bestaat geen ‘toverstokje’ waarmee je naar een samenwerking wijst en dan … ‘lukt het’. Je kunt wel werken aan condities om een samenwerking kansrijker te maken. Condities voor een kansrijke samenwerking zijn: ambitie, belangen, relatie, organisatie en proces. We laten de ze even kort de revue passeren.
Betekenisvolle, gedeelde ambitie
In iedere samenwerking is het de uitdaging om een gezamenlijke ambitie te formuleren. Een ambitie die partners inspireert en mobiliseert en tegelijkertijd aansluit bij de doelen van iedere partner. Een gezamenlijke ambitie beschrijft kansen, problemen en uitdagingen die de partners alleen niet kunnen oplossen.
Respect voor elkaars belangen
In een goede samenwerking wordt recht gedaan aan de wensen van elke organisatie. Als dat niet gebeurt, gaan partijen dwarsliggen, haken ze af of gaan ze elkaar tegenwerken. Het is de kunst om met respect voor elkaars belangen oplossingen te bedenken.
Aandacht voor persoonlijke relatie
Bij samenwerking gaat het zowel om inhoudelijke argumenten als om persoonlijke verhoudingen en relaties. Bij samenwerkingen is het opbouwen van persoonlijke relaties lastig, omdat je elkaar niet iedere dag bij het koffiezetapparaat ontmoet. Een samenwerking vraagt onderhoud en aandacht.
Goed georganiseerd
Ieder samenwerkingsverband moet je goed en professioneel organiseren. Zowel de juridische vorm, de organisatorische inrichting als een goede besturing verdienen aandacht. Een gezamenlijke ambitie is in grote mate bepalend voor de organisatie van de samenwerking. Anders gezegd: je organiseert de samenwerking om je gezamenlijke ambitie te realiseren en niet andersom!
Afspraken over het proces
Door de condities voor een goed samenwerkingsproces te bespreken, geef je steeds meer vorm en inhoud aan het samenwerkingsidee en de gedeelde ambities. Het gaat dus niet alleen om een goed proces. Ook andere condities, zoals inzicht in belangen en de win-winsituatie, versterking van persoonlijke relaties en de samenwerkingsvorm, spelen een nadrukkelijke rol. Het delen van welk proces je aangaat en welke stappen je samen in de toekomst zult gaan zetten, biedt houvast. Zeker in situaties waarin mensen vaak nog waakzaam zijn. Goede afspraken over het proces dat je gaat doorlopen en de manier waarop je dat gaat doen, helpen dan. In deze fase kun je als initiatiefnemer voorwerk doen en potentiële partners uitnodigen om steeds meer mede-eigenaar én vormgever van het samenwerkingsidee te worden.
Op zoek naar de essentie
De eerste stap is dus echt onderzoekend. In een aantal ontmoetingen, soms een-op-een, soms in kleinere groepen, soms met alle potentiële spelers, verken je het speelveld en kom je tot een gemeenschappelijk idee. Je toetst en verkent met de partners wie er écht willen meedoen en willen bijdragen. De conclusie kan ook zijn dat op dit moment nog niet iedereen meedoet, maar dat je al wel afspraken maakt over aansluiting in een latere fase en onder welke condities. Het resultaat van deze stap is het antwoord op de volgende vragen:
- Wat is het kernidee van de samenwerking (‘propositie’)?
- Wie doen mee, en wie (nog) niet?
- Wat is de context van het vraagstuk?
- Is de samenwerking kansrijk?
Het is mogelijk dat partijen dit resultaat vastleggen in een intentieverklaring of een non-disclosure agreement (NDA). Dat is afhankelijk van wat in een sector gebruikelijk is, en van de mate van noodzakelijke bescherming en geheimhouding. In nevenstaande figuur is een aantal hulpvragen geformuleerd voor de eerste stappen van de verkenning. Met het stellen van deze vragen ontdek je of de samenwerking de moeite waard is om erin te duiken. Is de samenwerking kansrijk? In deze stap is het belangrijk dat je daar inzicht in krijgt.
Houtskoolschets van de ambitie
De optelsom van de vragen over vraagstuk, actoren en context leidt tot ‘de ontluikende ambitie’. Deze ambitie is er niet aan het begin van de samenwerking, maar de partners moeten dit tijdens de eerste verkenningsstappen ontwikkelen. Het is geen kant-en-klare puzzel die gelegd moet worden, maar een spannende zoektocht die pas in interactie tot ontplooiing komt. Het kan geen kwaad deze voorzichtige ambitie al eens op te schrijven met het besef dat je er daarmee nog niet bent.
Ambitie is de rode draad in de samenwerking: eerst als zoektocht, dan als verbinder, en in de volgende fase als afspraak. Daarna is de ambitie de opgave tijdens het vormgevingsproces, en tot slot het referentiepunt tijdens de laatste fase van het uitvoeren en vernieuwen.
De sleutelspelers aan tafel
Het is goed om tijdens de verkenning aandacht te besteden aan de partijen die potentieel een rol spelen en aan hoe deze partijen zich tot elkaar en tot het vraagstuk verhouden. Om deze context in kaart te brengen, spelen er een paar essentiële vragen.
- Kiezen partners vanuit gelijkwaardigheid voor deze samenwerking?
- Is er een invloedrijke partij binnen de arena die andere partijen benadert en waarbij zij eigenlijk geen ‘nee’ kunnen zeggen?
- Is er een externe invloedrijke partij die partners min of meer dwingt tot samenwerking rond een specifiek vraagstuk?
Deze vragen hebben betrekking op de mate van verbondenheid en gelijkwaardigheid in de samenwerking: Gaan we samen iets tot stand brengen als gelijkwaardigen of moeten we in het bouwen van de samenwerking rekening houden met een partij die een andere verhouding heeft tot het vraagstuk? In situaties met een machtige partij moet er meer inspanning geleverd worden om het eigenaarschap te ontwikkelen en te verdelen onder deelnemende partijen. In een gelijkwaardige situatie is er meer kans op gedeeld eigenaarschap, maar er ontbreekt een stok achter de deur die ervoor zorgt dat partijen in beweging komen.
Aan de slag
Een samenwerking is alleen kansrijk wanneer ieder van de partners goed voorbereid en betrokken is. Het is essentieel dat elke partner een beeld heeft van de samenwerking en wat hij ermee wil bereiken. Wat is je belang? Wat wil je brengen en halen? En is dat in balans? Een partner die zich niet voorbereidt, is vaak niet consequent in zijn uitspraken. De ene keer is hij constructief en meegaand, de volgende keer is hij vragend of komt hij terug op afspraken. Voor je het weet, word je als onbetrouwbaar bestempeld.
Als je als partner in een samenwerking stapt, moet je ook binnen je eigen organisatie aan het werk. Je kunt namelijk alleen goed samenwerken met anderen als je zelf goed weet wat je wilt en wat niet. Daarnaast is het relevant dat de belangen die je inbrengt daadwerkelijk voortkomen uit de belangen van jouw organisatie en van jouw collega’s. Het meenemen van jouw eigen achterban, hun wensen kennen, maar hen ook betrekken in wat jij doet in de samenwerking, is cruciaal voor het succes van de samenwerking. Om een betrouwbare samenwerkingspartner te zijn, moet je dus stevig aan tafel zitten en voldoende verbinding hebben met je eigen organisatie.
Bron: Samenwerken: van idee naar afspraak
Door: Wilfrid Opheij, Tim Dees
